Hoewel loontarieven en voordelen belangrijke factoren zijn om ervoor te zorgen dat werknemers tevreden zijn met hun vergoeding, is het ook belangrijk om te overwegen hoe vaak u uw werknemers betaalt. Sommige loonschema's zijn gunstiger voor werknemers dan voor werkgevers, en vice versa, dus zorg ervoor dat u de voor- en nadelen van elk loonschema begrijpt voordat u beslist hoe vaak u uw werknemers betaalt.
Een betaalperiode (of betaalcyclus) is de terugkerende hoeveelheid tijd waarin het loon van een werknemer wordt berekend voor betaling; deze periode kan een week, twee weken of een andere tijdsduur beslaan.
Als eigenaar en werkgever van een klein bedrijf heeft u enige speelruimte in hoe lang de betalingstermijnen van uw bedrijf zullen zijn. De enige gerelateerde federale richtlijn bestaat in de Fair Labor Standards Act, die vereist dat lonen worden betaald op de "normale betaaldag van een werknemer voor de gedekte loonperiode".
Hoewel dit misschien vaag klinkt, zijn staten vaak specifieker over hun betaaldagvereisten. Nebraska stelt werkgevers bijvoorbeeld in staat te kiezen wanneer werknemers betaald krijgen, terwijl Maine werkgevers verplicht om werknemers te betalen met regelmatige tussenpozen van 16 dagen of minder. Vermont vereist schriftelijke kennisgeving van werkgevers voordat ze een tweewekelijkse of halfmaandelijkse looncyclus kunnen implementeren. Raadpleeg bij twijfel de richtlijnen van uw staat.
Twee termen met betrekking tot werknemerscompensatie kunnen voor wat verwarring zorgen:loonperiode en betaaldag.
Zoals eerder vermeld, is een loonperiode de terugkerende hoeveelheid tijd gedurende welke het loon van een werknemer wordt berekend voor betaling. Een betaaldag daarentegen is de exacte kalenderdatum waarop een werknemer zijn salaris ontvangt.
"Als ABC-bedrijf werknemers op de 1e en de 15e van elke maand betaalt, is elk een betalingsdatum", zegt Ruhal Dooley, een HR-kennisadviseur bij de Society for Human Resource Management. "De overeenkomstige betalingsperiodes kunnen de 1e tot de 15e en de 16e tot de laatste dag van de maand beslaan."
Het aantal betaalperiodes in een jaar hangt af van het betalingsschema dat u gebruikt en er zijn verschillende opties. Houd er rekening mee dat het beste schema voor werknemers misschien niet het meest gunstig is voor uw bedrijf. Je zult de voor- en nadelen van elk loonschema moeten afwegen om de juiste beslissing te nemen.
"Sommige kleine werkgevers betalen maandelijks omdat het administratief gemakkelijker is om eenmaal per maand te betalen wanneer alle andere rekeningen worden betaald, maar werknemers geven daar meestal niet de voorkeur aan", zei Dooley. “De cheques zijn groter, maar dat is lang wachten op een nieuw salaris. Kleine werkgevers betalen mogelijk niet vaker omdat de salarisadministratie te veel tijd in beslag neemt en omdat de cashflow een dergelijke frequentie mogelijk niet toelaat.”
Dit zijn de vier meest voorkomende salarisschema's voor werknemers, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics (BLS):
Wekelijks. Een wekelijks loonschema is het op één na meest voorkomende loonschema, waarbij 34% van de werkgevers het gebruikt. Met dit loonschema betaalt u uw werknemers het vaakst, doorgaans 52 keer per jaar. Houd er echter rekening mee dat dat schrikkeljaar een extra loonperiode kan toevoegen, omdat dit kan leiden tot een 53e week.
Wekelijkse salarisschema's zijn de meest tijdrovende en dure salarisoptie. Als u de salarisadministratie alleen afhandelt, kan dit veel van uw tijd opslokken. En als u een online salarisadministratie gebruikt, moet u mogelijk extra betalen als uw provider u elke keer dat u de salarisadministratie uitvoert, kosten in rekening brengt. Sommige payroll-services rekenen echter een vast tarief voor onbeperkte payroll-runs. Als u een wekelijks betalingsperiodeschema gebruikt, raden we u aan een payrollprovider te zoeken die deze optie biedt. Hier zijn onze keuzes voor de beste online payroll-services.
Tweewekelijks. Een tweewekelijks schema betekent dat u werknemers om de week betaalt. Volgens de BLS is dit het meest populaire loonschema, waarbij 42% van de Amerikaanse werkgevers dit model gebruikt. Via dit loonschema kunnen werknemers verwachten dat ze 26 loonstrookjes per jaar ontvangen. Omdat het jaar echter niet gelijkmatig is verdeeld in zevendaagse weken, kan er toch een extra salaris plaatsvinden, wat resulteert in 27 loonperioden in één jaar.
Halfmaandelijks. Met een halfmaandelijks loonschema betalen werkgevers hun werknemers twee keer per maand - meestal op de eerste en 15e van de maand of de 15e en laatste dag van de maand - wat resulteert in 24 loonstrookjes per jaar. Deze methode geeft werknemers vaste datums waarop ze worden betaald, hoewel u beslissingen moet nemen zoals hoe u betalingen moet afhandelen als de 15e in een weekend valt en hoe u overuren betaalt als uw betalingsperiode niet strikt gebaseerd is op een 40- uur werkweek.
Maandelijks. Als frequentere betalingsperiodes te duur en te moeilijk voor u zijn, kunt u een maandelijks betalingsschema kiezen. Dit loonschema is minder gebruikelijk dan de andere, met slechts 5% van de Amerikaanse werkplekken die deze methode gebruiken, volgens de BLS. Dit komt grotendeels omdat werknemers het moeilijk vinden om hun budgetten voor een hele maand zorgvuldig te plannen.
Bewerker' s opmerking:Op zoek naar de juiste online salarissoftware voor uw bedrijf? Vul de onderstaande vragenlijst in zodat onze leverancierspartners contact met u opnemen over uw behoeften.
Soms kan hoe en wanneer u uw werknemers betaalt als een extraatje worden beschouwd. Door te begrijpen hoe uw branche functioneert en hoe werknemers in die branche graag worden betaald, kunt u uw salarisschema afstemmen op die voorkeuren, zegt Sean Manning, CEO van Payroll Vault.
"Werknemers willen misschien liever eerder dan later betaald worden, dus een wekelijkse betalingsperiode kan de voorkeur hebben, of ze geven misschien de voorkeur aan een tweewekelijkse in plaats van een halfmaandelijkse," zei hij.
Afhankelijk van het soort werk dat uw medewerkers doen en wat hun financiële behoeften zijn, kan uw betalingsschema hun huidige situatie verrijken. Neem bijvoorbeeld oogstmachines; het idee dat ze aan het einde van een dag of week contant worden betaald, werkt het beste voor hen, maar zou verschrikkelijk zijn in andere sectoren, zei Dooley.
"Contant geld is goed omdat er geen uitstapjes naar een bank hoeven te worden gemaakt en de bedragen meestal niet zo groot zijn dat werknemers angst hebben om met die bedragen om te gaan", zei hij. "In andere sectoren zou contant geld een ongebruikelijke manier zijn om werknemers te betalen, omdat het administratief en als transactie te genuanceerd en gedetailleerd is en al met al moeilijk en mogelijk zelfs gevaarlijk."
Uiteindelijk gaat het erom de voorkeuren en behoeften van uw medewerkers te begrijpen en deze te vergelijken met hoe u wilt dat de cashflow van uw bedrijf werkt.
Door de bovenstaande punten in gedachten te houden, moet u kunnen bepalen welk loonschema het beste werkt voor uw bedrijf en uw werknemers. Manning zei dat het belangrijk is om de beslissing niet te overhaasten.
U zult een "redelijke hoeveelheid tijd nodig hebben om informatie te verzamelen, de loonlijst nauwkeurig te verwerken en loonstrookjes aan werknemers te verdelen", zei hij. "Maar het is vaak voordeliger om eerst een efficiënt en betrouwbaar systeem te selecteren, een proces of systeem waarop een eigenaar van een klein bedrijf kan vertrouwen en kan vertrouwen."
Wees voorzichtig bij het nemen van beslissingen, bespreek de financiële situatie van uw bedrijf met een professional en overweeg wat werknemers in uw branche van u verwachten, zei Dooley.
"Bij het strategiseren van de loonlijst moeten werkgevers rekening houden met hun cashflow en hun andere financiële verplichtingen en wanneer ze verschuldigd zijn", zei hij. "Werkgevers moeten rekening houden met de verwachtingen en voorkeuren van hun personeel en moeten doen wat administratief het voordeligst is."
Belangrijkste afhaalmaaltijden: Bij het bepalen hoe vaak werknemers moeten worden betaald, zorgvuldig overweeg de normen in uw branche, de voorkeuren van werknemers en uw cashflowbehoeften.