versie van dit artikel vertaald door Yesica Danderfer De waarde van een CFO voor een jong bedrijf is een veelbesproken onderwerp. Velen beweren dat het onnodige toevoegingen zijn en dat een klein, slim, goed opgeleid financieel team aan de behoeften van het bedrijf kan voldoen. Aan de andere kant brengen CFO's een dieper en strategischer financieel perspectief dat bedrijven kan helpen zich voor te bereiden op de toekomst en hun huidige activiteiten te optimaliseren.
De crux van de hachelijke situatie is dat hoewel CFO's aanzienlijk meer waarde toevoegen dan een meer "junior" financieel team, het dure middelen zijn.Om een bedrijf met succes door dit dilemma te laten navigeren, moet het eerst begrijpen welke rollen, behoeften en paden het bedrijf waarschijnlijk zal tegenkomen. Uiteindelijk zullen de meeste succesvolle bedrijven hun aanvankelijke boekhoudkundige personeel ontgroeien en meer diepgang in de gelederen nodig hebben naarmate het aantal dimensies in de financiële functie toeneemt. Als ze van tevoren begrijpen wat hun uiteindelijke behoeften zullen zijn, zijn er veel manieren waarop bedrijven hun risico's kunnen afdekken en krijgen wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben, zonder financieel te veel verplichtingen.
De echte vraag is misschien niet hoe lang u kunt overleven, maar hoe snel u begint te profiteren van de bijdragen van een ervaren financieel leider. In mijn meer dan 15 jaar ervaring als financieel directeur en financieel adviseur, heb ik ontdekt dat de beste manier om te beoordelen of een bedrijf een CFO moet inhuren, is door te beoordelen waar ze staan op "de hiërarchie van behoeften", die ik hieronder uitleggen. De volgende analyse helpt bedrijven te bepalen waar ze zich in de hiërarchie bevinden en is een gids voor het aannemen van opties die het beste aansluiten bij hun huidige behoeften en hoe ze naar het volgende niveau kunnen gaan.
Net als Maslow's hiërarchie van behoeften, heeft een bedrijf een hiërarchie van behoeften op het gebied van financieel beheer. Deze worden weergegeven in de onderstaande grafiek.
Hoe fundamenteler de behoeften, des te fundamenteler de vaardigheden die nodig zijn om ze uit te voeren. Naarmate de behoeften vorderen, nemen ook de vaardigheden toe, evenals het inzicht dat nodig is om aan die behoeften te voldoen. De basisbehoeften zijn administratief en kunnen worden vervuld met technische training, maar de meer geavanceerde behoeften voegen een strategische component toe die het best kan worden vervuld door iemand met uitgebreide zakelijke ervaring. De behoeften van verschillende bedrijven groeien met verschillende snelheden op basis van industrie, marktkansen, ambities, en middelen. Aan één behoefte kan niet worden voldaan als een eerdere behoefte niet wordt vervuld.
De meest elementaire behoefte van een bedrijf is het vermogen om transacties uit te voeren. Met transacties uitvoeren bedoel ik het kopen en verkopen van goederen en diensten en het aangaan van contracten.
Basistransacties vereisen basisregistratie - wat ik noem chequeboekboekhouding . Dit kan door iedereen in het bedrijf worden gedaan en vereist geen boekhoudkundige of financiële kennis. Het houdt meestal in dat een bedrijf alleen transacties in het chequeboek registreert en vervolgens de verandering in de begin- en eindbalans(en) gebruikt om het succes en de financiële gezondheid te beoordelen.
De voordelen van chequeboek boekhouden zijn duidelijk. Het is goedkoop en het vereist weinig inspanning. Het kan snel worden gedaan en er is geen gespecialiseerde hulpbron voor nodig. Bedrijven die net zijn begonnen, zullen daarom waarschijnlijk hun toevlucht nemen tot dit soort activiteiten, wat logisch is. Desalniettemin, zelfs met alleen basistransacties, komen veel bedrijven in ernstige problemen omdat ze dergelijke transacties hebben uitgevoerd zonder over te stappen van het gebruik van chequeboekboekhouding naar het gebruik van "echte" boekhouding.
Een beginnend bedrijf kan ontdekken dat het kan bereiken door voor een korte periode op deze manier te werken, maar het is niet duurzaam en zal niet werken voor een bedrijf dat van plan is te overleven, laat staan te gedijen.Echte boekhouding is opgebouwd rond de noodzaak om transacties correct te registreren en kan worden uitgevoerd door een boekhouder of, naarmate de transactiecomplexiteit toeneemt, een accountant. Een eigenaar kan zeker in deze behoefte voorzien als de tijd en vaardigheid het toelaten, maar moet zich bewust zijn van de alternatieve kosten om dit te doen.
De rol van een boekhouder is om activiteiten vast te leggen uit transactiebronnen, zoals banktegoeden en voorraden. Meestal heeft een boekhouder management nodig en staat hij onder toezicht van een externe accountant of de bedrijfseigenaar. Het gebruik van een uitbestede boekhoudservice geeft het bedrijf meer flexibiliteit, maar vereist meer gedetailleerde communicatie en beoordeling.
Hoewel zowel een boekhouder als een accountant gericht zijn op het vastleggen van historische transacties en activiteiten met verschillende mate van nauwkeurigheid en naleving, verschilt een accountant van een boekhouder doordat ze zijn opgeleid volgens hogere professionele normen. Deze training en opleiding geeft hen de vaardigheden om beter te garanderen dat de volledigheid en timing van financiële activiteiten goed worden vastgelegd. Door een accountant opgestelde rekeningen moeten worden opgesteld in overeenstemming met GAAP en moeten voldoen aan de strengere rapportagevereisten van een bedrijf dat op een dag externe financiering zal zoeken.
Ik heb onlangs met een klant gewerkt die niet alleen een zeer goede, GAAP-conforme administratie had voor een bedrijf in een vroeg stadium, maar me ook verraste door een volledige catalogus van al hun contractuele verplichtingen te hebben. Hoewel er niet veel waren, was hun oprichter een voormalig CFO en wist hij dat wanneer de tijd daar was, geldschieters en investeerders volledige openbaarmaking van alle contractuele verplichtingen zouden eisen. Door hun contractuele transacties vanaf het begin vast te leggen, zijn ze veel beter in staat voor een eventuele kapitaalverhoging.
Voor bedrijven die meer overzicht willen zonder aanzienlijk hogere kosten, is het vaak zinvol om een externe bron te gebruiken om het werk van de boekhouder periodiek te beoordelen, vooral als de leiding, in tegenstelling tot mijn cliënt, geen boekhoudkundige ervaring heeft. Dit kan worden gebundeld met belastingvoorbereidingswerk of door een behouden fractionele CFO.
Gelukkig voor prijsbewuste bedrijven is het vermogen om transacties vast te leggen de afgelopen tien jaar aanzienlijk veranderd. Het is niet langer een wereld van handmatige gegevensinvoer. Veel hiervan is nu vervangen door softwaretoepassingen en andere IT-middelen. Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de kostenstructuur van een bedrijf (het punt is dat software die arbeid vervangt, helpt om kosten te besparen).
Over het algemeen kunnen bedrijven die zich op dit niveau in de hiërarchie van behoeften bevinden, wegkomen zonder een CFO te hebben. De voornaamste eis is immers gewoon een correcte vastlegging van de transactie(s) die de onderneming uitvoert. Aangezien deze taak nog steeds vrij eenvoudig is en kan worden uitgevoerd met in-house opgeleide arbeidskrachten of door parttime externe arbeidskrachten in te huren, zal er waarschijnlijk geen duurdere, toegewijde CFO voor nodig zijn.
Aangezien financiële en operationele gegevens uit vele bronnen naar gehoste boekhoudsystemen worden gehaald, is de focus verschoven van handmatige gegevensinvoer naar het waarborgen en beoordelen van de kwaliteit van de gegevens en hoe deze worden vastgelegd.
Als ze echter niet correct worden geïmplementeerd, kunnen deze softwaretoepassingen bedrijven misleiden om te geloven dat alleen omdat de gegevens in het systeem staan, ze correct zijn, terwijl dat in feite niet het geval is.
In veel opzichten is de adoptie van fintech voor sommige bedrijven het nieuwe chequeboek-boekhouding geworden - de boekhoudgegevens zijn de schoenendoos met bonnetjes, in het systeem, maar voegen geen waarde toe.Als gevolg hiervan moeten de boekhoudsystemen en de operationele interfaces worden opgezet door iemand met een goed begrip van de boekhoudprincipes. Quickbooks, een van de meest populaire boekhoudsoftwareoplossingen die er zijn, zegt het zelf:"Als uw bedrijf en uw omzet groeien, kan het beheren van uw financiën een taak worden waarvoor u niet de tijd of kennis hebt om het te beheren. Met name als het gaat om het vermijden van juridische en compliancekwesties, kunnen accountants hun gewicht in goud waard zijn.”
Dit is een tijd waarin het voor een bedrijf logisch zou zijn om een externe financiële adviseur in te schakelen om ervoor te zorgen dat de applicaties correct worden geïntegreerd en dat er beleid is opgesteld om ervoor te zorgen dat het gebruik van de applicaties de financiële rapportagefunctie ondersteunt.
Een ander bedrijf dat ik onlangs heb geraadpleegd, moest een defecte software-implementatie voor het volgen van voorraad repareren. Het bedrijf had in de eerste vier jaar van zijn bestaan een aanzienlijke groei doorgemaakt, maar was er niet in geslaagd om btw-schema's en belastbare posten op de juiste manier op te stellen. Dit resulteerde in het onjuist rapporteren van een snel stijgend bedrag aan omzetbelasting over een periode van jaren.
Ik werkte samen met het bedrijf om de implementatie op te lossen en de gecorrigeerde aangiften in te dienen. Helaas overschreden de kosten van de boetes en rente gedurende vele maanden de daadwerkelijk verschuldigde omzetbelasting. Bij het vaststellen van de implementatie werden andere verbetermogelijkheden geïdentificeerd en geïmplementeerd. De klant kan nu beter realtime winstgevendheid per productlijn rapporteren via zijn boekhoudsysteem. Het heeft dit ook gebruikt om aanpassingen aan zijn productmix aan te brengen met aanzienlijke besparingen voor het bedrijf.
Niettemin diende het project als een goed voorbeeld van de potentiële problemen met betrekking tot fintech. Zelfs een adequaat aangesloten op IT gebaseerd financieel systeem vereist een regelmatige beoordeling van de gegevens en rekeningafstemmingen. Deze activiteiten vereisen niet alleen een goed begrip van de boekhouding, maar ook het vermogen om operationele gegevens in de financiële administratie te verwerken.
Als transacties correct worden verantwoord, kan een bedrijf beginnen te rapporteren over de activiteit van het bedrijf. Het belangrijkste verschil hier is dat de rapporten de vorm beginnen aan te nemen van bedrijfsonderdelen (bijv. de omzet en kosten van de verkoopafdeling) of specifieke zakelijke taken (bijv. klantenservice), in plaats van alleen maar de transacties van het bedrijf te rapporteren (bijv. , omzet).
Nogmaals, fintech heeft het zo gemaakt dat uitgebreide rapportage betaalbaarder en robuuster is dan ooit tevoren. Business schools zijn de afgelopen jaren geëvolueerd om ervoor te zorgen dat afgestudeerden een goed begrip hebben van fintech en de talloze toepassingen ervan. Er zijn zelfs speciale cursussen opgedoken.
Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om te weten hoe de rapporten zullen worden gebruikt voordat een rapportagesysteem wordt ingevoerd. Hoewel nauwkeurigheid altijd een vereiste is, heeft rapportage voor interne doeleinden niet dezelfde benadering en beoordeling nodig als rapportage voor externe doeleinden. Afhankelijk van hoe de activiteit is vastgelegd, kunnen de rapporten op een aantal manieren worden gepresenteerd, maar altijd met het voorbehoud:"Garbage in =Garbage out."
Het belangrijkste doel is om transactie-informatie op het juiste niveau voor het betreffende publiek te communiceren. Als dit door de boekhouder en/of accountant kan worden gedaan, zit hun werk erop. Zo niet, dan heeft het bedrijf iemand nodig die de boekhoudkundige informatie op de juiste manier kan omzetten in zinvolle communicatie.
Een veelvoorkomend probleem dat ik zie bij bedrijven in een vroeg stadium, is dat ze ongelijksoortige systemen gebruiken als bronnen voor hun rapportage, en als gevolg daarvan zijn ze er nooit echt zeker van of ze de gegevens goed in hun rapporten hebben vastgelegd.Het ontbreken van één enkele gegevensbron leidt tot ofwel het vastleggen van minder dan 100 procent van wat was bedoeld, of, in sommige gevallen, duplicatie en meer dan 100 procent van de activiteit wordt gerapporteerd. Succesvolle rapportage moet grondig, nauwkeurig en volledig zijn, vooral omdat deze beginnende bedrijven zich voorbereiden om Serie A-financiering op te halen.
Het is meestal in dit stadium van de hiërarchie van behoeften dat een CFO relevanter begint te worden. Het vastleggen van transacties en het in plakjes snijden en in blokjes snijden om de dagelijkse gang van zaken van het bedrijf te bevredigen en te sturen, vereist immers diepere kennis en oordeelsvermogen. Desalniettemin is het een veelvoorkomende optie om parttime hulp te zoeken bij een externe CFO. In mijn ervaring is dit meestal wanneer ik betrokken ben bij het bedrijf. Hier merk ik ook dat ik de meeste waarde kan toevoegen.
Rapporten op zich zijn niet het einddoel. Ze worden verondersteld een middel te zijn om zakelijke activiteiten te begrijpen. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om te weten dat de eindkaspositie voor de periode met een bepaald bedrag is gewijzigd als u niet kunt identificeren welke activiteiten de wijziging hebben veroorzaakt.
Eerder in mijn carrière werkte ik met een klant die niet begreep dat een seizoensbedrijf aanzienlijke schommelingen in de behoefte aan werkkapitaal veroorzaakte, aangezien debiteuren- en voorraadposities tijdens piekperiodes groeiden. Hun boekhouder voorzag hen van kasbalansrapporten, maar zonder uitleg. Ik heb met hen samengewerkt om statistieken, zoals voorraadomzet en uitstaande dagen, te identificeren die ze konden volgen om een betere weerspiegeling te geven van hoe het bedrijf ervoor stond en om ook te helpen bij het voorspellen van toekomstige kasposities.
Zoals gezegd dienen rapportages voor extern gebruik een ander doel dan management rapportages, die voor intern gebruik worden gemaakt. Als ze zijn gemaakt voor intern gebruik, zijn ze het middel waarmee het bedrijf zijn activiteiten leert kennen en kansen ontdekt waarop kan worden gereageerd.
Een bedrijf zal eerder gedijen wanneer rapporten worden gegenereerd door een persoon die bekwaam is in het analyseren en interpreteren van de financiële gegevens in de rapporten. Deze persoon kan identificeren wanneer standaardrapporten meer details nodig hebben en kan ad-hocanalyses maken wanneer dit zinvol is. Weten wanneer je deze volgende stap moet zetten en hoe je dit moet doen, komt alleen met ervaring.
Vooral bedrijven die snelle veranderingen doormaken, kunnen het zich niet veroorloven om de interpretatie van de informatie in de financiële rapporten over te slaan. In feite zouden ze hier sterk op moeten vertrouwen (en op zaken als dashboards van KPI's) om hen te helpen hun weg te vinden. Maar betekenisvolle dashboards maken is niet zo eenvoudig als het klinkt. Het vereist inzicht in welke factoren het bedrijf drijven en welke signalen ze uitzenden. Sommige KPI's kunnen puur financieel zijn, terwijl andere een combinatie kunnen zijn van operationele en financiële gegevens. Een ervaren financieel leider weet hoe hij deze kritieke informatie moet verzamelen of hoe hij anderen daarbij kan leiden.
Met een nauwkeurig overzicht van historische activiteiten en analyse van de factoren die van invloed zijn geweest op successen en tekortkomingen, kan een bedrijf de verzamelde informatie gebruiken om financiële prognoses te ontwikkelen. Zoals het cliché luidt:"Je kunt pas weten waar je naartoe gaat als je weet waar je bent geweest."
Het proces van het maken van een prognose lijkt in niets op de stappen voor het vastleggen van boekhoudactiviteiten en vereist een andere set tools en vaardigheden.
Bedrijven met snel veranderende bedrijfsmodellen profiteren het meest van regelmatige prognoses en nogmaals, deze stap mogen niet worden overgeslagen. Hoe sneller het bedrijf verandert, hoe groter het risico dat gepaard gaat met niet plannen, en hoe groter de behoefte aan frequente updates over de voortgang in de richting van het plan.Een voorspelling zou idealiter een voortschrijdende voorspelling zijn en zou altijd 12 maanden op een bepaald moment moeten projecteren. Dit geldt met name voor seizoensbedrijven. De prognose moet drie financiële overzichten bevatten:winst en verlies, kapitaaluitgaven en kasstromen. Het leiderschap kan dan samenwerken met de rest van het bedrijf om ervoor te zorgen dat het bedrijf over voldoende middelen beschikt om aan zijn op doelen gebaseerde behoeften te voldoen. Het financiële team probeert de bedrijfsmiddelen op te schalen om aan het plan te voldoen met niet meer en niet minder dan nodig is, zodat kansen en/of middelen niet verspild worden.
Bedrijven die zich op dit niveau van de hiërarchie van behoeften bevinden, hebben vrijwel zeker een CFO nodig. Zoals hierboven vermeld, kan een parttime CFO voldoende zijn, maar er zou een nauwe werkrelatie en samenwerking met het management moeten zijn om zinvolle en hopelijk nauwkeurige financiële prognoses te bereiken.
Bedrijven die ernaar streven voortdurend te groeien en te verbeteren, zullen het beste uit hun financiële managementteam halen. Het uiteindelijke resultaat van het financiële managementteam is strategische samenwerking, waarbij de financiële functie samenwerkt met andere delen van het bedrijf en een integraal onderdeel is van het strategische planningsproces. Dit kan alleen worden bereikt als het bedrijf begrijpt waar het is geweest en waar het naartoe gaat.
Strategische visie omvat prijsbeslissingen op lange termijn, scenario-analyse, internationale expansie, acquisitiebeslissingen en vele andere beslissingen op een hoger niveau. Strategische samenwerking resulteert in de assimilatie van nieuwe grenzen in de financiële langetermijndoelen van het bedrijf.
Een ervaren financieel leider die met het bedrijf kan samenwerken om een financieel haalbare strategie te ontwikkelen, is een must op dit niveau.
In de huidige zakelijke omgeving bewijzen slanke organisaties dat bedrijven met de juiste financiële discipline significante resultaten kunnen behalen met veel minder middelen dan ooit mogelijk was.
Zoals Christian Gheorghe, de CEO van Tidemark, opmerkt:"Zelfs een financiële professional op het middenniveau kan de plannings-, budgetterings- en prognoseprocessen van een organisatie verder brengen dan Excel-spreadsheets, zodat managers de gegevens en analyses hebben die nodig zijn om die 'wat-als'-scenario's te begrijpen en gebruik voorspellende analyses en prognoses.”
Door het rendement van arbeid en financiële middelen te verhogen, zijn snelgroeiende bedrijven wendbaarder en beter in staat om te reageren op veranderende bedrijfsomstandigheden. Hoewel FinTech beperkingen kent, wordt het een geweldige enabler. Het geeft het bedrijf bijvoorbeeld de mogelijkheid om werken op afstand te omarmen, waardoor het talent van hogere kwaliteit kan behouden tegen lagere compensatiekosten. Software die boekhouding en financiën beter beheert, ondersteunt het gebruik van uitbestede shared service centers.
Samenwerkingstechnologie heeft het voor bedrijven gemakkelijker gemaakt om voltijds financiële middelen in te huren, terwijl ze toch toegang hebben tot een wereldwijde pool van zeer getalenteerde individuen. Bedrijven kunnen nu fractionele CFO's en adviesraden inschakelen en later een fulltime CFO inhuren, terwijl ze nog steeds voldoen aan hun behoeften aan meer geavanceerd financieel leiderschap.
Dat gezegd hebbende, als concrete mijlpalen naderen, is een ervaren financieel leider, die een financieel haalbare strategie kan creëren, een must. Dit is met name het geval wanneer een bedrijf snel probeert te groeien door middel van een reeks externe financieringsrondes. Hoewel adviseurs, VC's en consultants een bedrijf door investeringen in een vroeg stadium kunnen helpen, kan te lang wachten ertoe leiden dat de CFO niet voldoende tijd heeft om het bedrijf te leren kennen voordat de pre-IPO-activiteit begint.
Het vinden van de juiste CFO, die bereid is om zich bij de onderneming aan te sluiten, kan enige tijd duren. Paul Holland van Foundation Capital zei:"Het is niet ongebruikelijk dat het enkele maanden duurt om een hoogwaardige CFO-aanstelling uit te voeren. Het ideale tijdsbestek om die aanstelling te doen is 12 tot 18 maanden vóór de beursgang.”
Een andere uitdaging voor bedrijven zonder CFO in deze omgeving is het bijhouden van regelgeving. Als ASC 606 bijvoorbeeld van kracht wordt, zal het bedrijven met externe investeerders verplichten om inkomsten anders te rapporteren dan ze traditioneel hebben gedaan.
Concluderend, hoewel het inhuren van een CFO in de vroege stadia van de levenscyclus van een bedrijf geen topprioriteit hoeft te zijn, als het bedrijf blijft groeien en de ambities ook toenemen, is een CFO nodig om de groeiende behoeften van het bedrijf effectief te beheren.
Zoals zojuist is onderzocht, zijn de beslissingen over het al dan niet inhuren van een startup-CFO een lastige, amorfe, afhankelijk van variabelen die alleen de oprichter en het bestuur van de startup kunnen wegen en beoordelen. Als de beslissing eenmaal is genomen, vinden de meeste beginnende oprichters het proces echter vaak moeilijk te navigeren. Zonder voorafgaande kennis van de fijne kneepjes van de rol, verantwoordelijkheden en kwalificaties van een CFO, tasten de meeste oprichters van startups vaak maandenlang in het duister.
Mijn eerste advies hier is om een lid van de raad van advies te kiezen/benoemen met veel ervaring op dit gebied. In het bijzonder een persoon die dicht genoeg bij u en uw startup staat om het stadium en de behoeften (zowel huidig als toekomstig) nauwkeurig in te schatten, en iemand met de ervaring om die te matchen met de juiste kwalificaties, temperament en vaardigheden/risicoprofiel van een potentiële FINANCIEEL DIRECTEUR. Te vaak alleen door dit proces navigeren, leidt tot kostbare fouten, vooral gezien het feit dat goede CFO's niet goedkoop of erger zijn, kan dit destructief zijn in een extreem negatief geval.
Naast de directe begeleiding van een adviseur, volgen hier enkele vereiste kwalificaties/capaciteiten die zijn afgeleid van mijn persoonlijke ervaring en die u moet oplossen bij het beoordelen van uw beschikbare pool van CFO-kandidaten:
Afgezien van de mogelijkheden, staan hieronder een aantal andere (belangrijke) overwegingen die ik elke startende oprichter aanmoedig om te vragen hoe/wanneer hij zijn/haar financiële functie gaat bemannen:
Uiteindelijk is de timing voor een bepaalde startup of het zijn eerste fulltime CFO moet aannemen een beslissing die alleen de oprichter en het bestuur van het bedrijf kunnen nemen. Maar zoals kort samengevat door Ian Brooks, vertegenwoordigt de benoeming van iemands eerste CFO vaak een strategisch, management- en operationeel kantelpunt voor het bedrijf, wat aangeeft dat het klaar is voor een dieper, meer geavanceerd en gespecialiseerd niveau van management, strategische planning en uitvoering .
Onthoud bij het begin van uw proces dat de juiste startende CFO de capaciteit heeft om te navigeren tussen strategie en uitvoering, strategische richting en passie aan het bedrijf te geven en ook waarde toe te voegen buiten zijn/haar specifieke functie of rol als het bedrijf schaalt.
Veel plezier met jagen.
Dit is wat een financieel adviseur zou vragen bij het inhuren van een adviseur - en wat u ook zou moeten vragen!
Inzicht in rentetarieven - en waarom u zich zorgen moet maken
De budgetkalender:wat is het en heb je er een nodig?
Wat is een financiële coach? En is het inhuren van een waard?
Waarom u een financieel adviseur nodig heeft?
Wat is een levenstestament en heb je er een nodig?
Wat is een testament en waarom heb ik er een nodig?