Vier jaar geleden begonnen Joe en Gary een drukkerij in hun garage. De zaak ging van de grond en vandaag hebben ze een winkel op het industrieterrein en 27 medewerkers. Gary leidt de productie, terwijl Joe de verkoop en financiën regelt.
Geleidelijk zijn Joe's dubbele rollen verder gegroeid dan hij aankan. De partners hebben besloten dat Joe fulltime de verkoop in gaat en het financiële werk uitbesteedt. Joe gaat achter de computer zitten en tikt het volgende bericht in:
Lokale drukkerij op zoek naar een parttime CFO om te helpen met alles wat met boekhouding te maken heeft, inclusief maar niet beperkt tot:AR, AP, bankafstemmingen, salarisadministratie en maand-/jaarrapportage. Zal ook helpen met citeren, evenals HR-beheer en toezicht op bedrijfsvoordeelprogramma's. De ideale kandidaat heeft ervaring met omzetbelasting en het opstellen van S Corp aangiften inkomstenbelasting. Minimaal 5 jaar ervaring met QuickBooks is vereist. Andere ad hoc financiële projecten, modellering, etc. op verzoek van de eigenaren.
Vanuit het standpunt van Joe geeft dit bericht perfect weer wat het bedrijf nodig heeft. En dat doet het. Helaas is wat hij beschreef waarschijnlijk niet de beste oplossing om aan die behoeften te voldoen. Elke ervaren parttime CFO zal de waarschuwingsvlaggen herkennen en een mijl afstand sturen.
Wat is er mis met de post van Joe en hoe kan deze worden aangepast om het bedrijf en de gewenste CFO klaar te stomen voor succes? Moeten Joe en Gary überhaupt een parttime CFO-regeling overwegen? Zijn er situaties waarin het geen zin heeft om een parttime CFO in te huren?
In dit korte artikel wordt ingegaan op de antwoorden op alle drie de vragen. Het is niet bedoeld als een academische verhandeling, maar eerder als een praktische gids op basis van bijna tien jaar ervaring als freelance CFO voor particuliere bedrijven.
Wanneer is het zinvol om een parttime CFO in dienst te nemen?
Het concept van een interim-CFO (of uitbesteed, of parttime, of contract, of fractionele CFO - hoe je de functie ook wilt noemen) is om verschillende redenen solide:
1. Zeer weinig bedrijven, met name kleine en middelgrote bedrijven, hebben op magische wijze 2000 uur van de tijd van een CFO nodig per jaar. Ze hebben misschien stukken waar ze een volledige dag of week werk nodig hebben, gevolgd door langere perioden van niets. Een parttime CFO vult die behoefte goed in.
2. Flexibiliteit is goed. Het is een van de redenen waarom bedrijven apparatuur huren en kortetermijnhuurovereenkomsten aangaan. In het witboek van The Horton Group, getiteld Boosting Profitability with Flexible Overhead, stelt Dr. Thomas Schleifer:"Bedrijven zouden 15 tot 25 procent van de totale overhead als flexibel moeten toewijzen, wat betekent dat het binnen een week of minder kan worden toegevoegd of afgetrokken." Uitbestede CFO-services passen in die definitie.
3. Een fractionele CFO brengt verschillende ervaringen bij elke opdracht. Het belangrijkste wat ik hoor als ik klanten vraag wat ze waarderen aan hun parttime CFO (mij), is dit:ze vinden het leuk dat ik verbonden ben met meerdere bedrijven en die ervaring kan gebruiken om hen een evenwichtig perspectief te bieden.
Dit wil niet zeggen dat fulltime CFO's geen breed perspectief hebben, maar ik heb gemerkt dat er een tendens is om na verloop van tijd een beetje industriegericht of zelfs bedrijfsgericht te worden. Het is een van de belangrijkste redenen waarom ik ervoor heb gekozen om freelance CFO te worden en ik vermoed dat veel van mijn collega's hetzelfde perspectief delen.
4. De jaarlijkse kosten van een parttime CFO zijn over het algemeen veel lager dan die van een fulltime tegenhanger. Afhankelijk van de locatie zal een hoogopgeleide fulltime CFO tussen $ 100.000 en $ 200.000 in het middensegment werken. Tel daar loonheffingen, secundaire arbeidsvoorwaarden, verplichte trainingen en conferenties, kantoorruimte, enz. bij op en de all-in kosten lopen al snel op tot tussen de $ 125.000 en $ 250.000 per jaar.
Zelfs voor $ 250 per uur zou een parttime CFO die 20 uur per maand werkt, resulteren in aanzienlijk lagere jaarlijkse kosten van $ 60.000. Het uurtarief is hoger, maar veel van de belangrijkste voordelen van een fulltime CFO kunnen worden verkregen via een parttime overeenkomst tegen veel lagere totale jaarlijkse kosten.
In een informatief artikel over het uitbesteden van CFO-diensten, The Wall Street Journal noemde kostenbesparingen de belangrijkste reden om een parttime CFO in dienst te nemen.
5. Outsourcing biedt toegang tot een niveau van talent dat anders misschien niet beschikbaar zou zijn. Veel zeer ervaren CFO's zouden zich niet fulltime inzetten voor een kleine of middelgrote operatie, vooral omdat het geen uitdaging zou zijn. Ze kunnen echter heel blij zijn om 25 uur per maand te besteden aan toezicht en assistentie op hoog niveau.
Dit punt heeft een 10-voudige relevantie gekregen met de opkomst van externe freelanceplatforms, zoals Toptal. Tegenwoordig heeft een klein productiebedrijf op het platteland van Wisconsin met een klik op de knop toegang tot een zeer effectieve productie-CFO in Pittsburgh. Dat heeft de manier waarop bedrijven naar de functie van CFO moeten kijken echt veranderd.
Outsourcing maakt het ook mogelijk om specialisten in te huren voor elke behoefte. Een startup kan bijvoorbeeld een parttime CFO inhuren om een businessplan te ontwikkelen, een andere expert voor een pitchdeck en fondsenwerving en later een andere specialist voor het opzetten van hun financiële functie en boekhoudsoftware. Zeer weinig fulltime CFO's zouden de beste zijn in alle drie de specialiteiten.
6. Een parttime CFO zorgt ervoor dat kritische zaken (zoals financiële rapportage) ook daadwerkelijk gedaan worden. Ik heb grapjes gemaakt met klanten dat het soms mijn hoogste waarde is om hen een deadline te geven om hun routinematige financiële werk gedaan te krijgen. Zonder die terugkerende deadline vinden sommige klanten dat zelfs kritieke rapportages aan het einde van de maand gewoon niet plaatsvinden. Hetzelfde geldt voor maandelijkse financiële vergaderingen van eigenaren en kasstroomprognoses.
Terug naar de vraag:Wanneer (of onder welke omstandigheden) is het zinvol om een parttime CFO in dienst te nemen? Elk bedrijf is anders, maar hier zijn enkele veelvoorkomende kenmerken die ik heb opgemerkt bij bedrijven die het meeste voordeel halen uit een parttime CFO-regeling.
Ze hebben:
- Inkomsten in het bereik van $ 1.000.000 tot $ 30.000.000. Veel groter dan dat, en er is een fulltime CFO nodig. Veel kleiner, en het is niet kosteneffectief. Houd er rekening mee dat dit algemene algemeenheden zijn. Een complex bedrijf, of een startup die op zoek is naar financiering, kan de fulltime CFO-fase bereiken lang voor $ 30.000.000. Zie Scott Brown's uitstekende artikel over dat onderwerp voor een diepgaand inzicht in wanneer het zinvol is voor een groei-startup om een CFO in te huren.
- 10-100 werknemers of contractanten. Zelfde opmerkingen als punt 1.
- Een sterke boekhouder of boekhoudteam om dagelijkse routinetransacties af te handelen.
- Een managementteam dat analytisch is, waarde hecht aan solide financiële rapportage en beslissingen wil nemen op basis van statistieken in plaats van onderbuikgevoel.
Wanneer heeft het geen zin om een parttime CFO in dienst te nemen?
Het is heel goed mogelijk dat een bedrijf van de juiste grootte is en een legitieme behoefte heeft aan CFO-toezicht, maar nog steeds geen ideale kandidaat is voor een CFO-regeling op afstand of parttime.
Hier zijn een paar van die situaties:
- Freewheelend managementteam dat on-the-fly beslissingen neemt en er niet aan denkt om het perspectief van de CFO uit te reiken als hij/zij die dag niet bij het team is. Het is duidelijk dat een parttime CFO parttime is en niet bij elke grote beslissing aanwezig zal zijn. De CFO wordt een verspilling van geld als het management constant doorgaat met grote beslissingen zonder de waarde van het inzicht van de CFO op te nemen.
- Cultuur waarin van iedereen in het bedrijf wordt verwacht dat ze op kantoor zijn en hele dagen werken. In dit scenario zal een CFO die niet elke dag aanwezig is, moeite hebben om erbij te horen en impact te maken. Dit kan een groot probleem zijn, zelfs als het management aan boord is van het concept. De andere medewerkers zullen iemand die om 8 uur binnenkomt en om 12.00 uur vertrekt, wanneer ze van 7 tot 5 moeten werken, niet waarderen. Een regeling op afstand verzacht dit probleem, maar de mentaliteit kan de regeling zelfs dan moeilijk maken.
- Een ongestructureerde omgeving waar chaos de norm is en pogingen om financiële systemen en controles te implementeren met argwaan worden bekeken. Sommige ondernemers/eigenaren zullen gewoon nooit begrijpen waarom ze goedkeuring van de verkoopmanager nodig hebben voordat ze een grote verkoopkorting geven, of waarom het niet verstandig is om een medewerker die HR omzeilt en rechtstreeks naar hen toe komt een loonsverhoging te geven. Eigenaren die altijd vooruit gaan en toch doen wat ze willen, zullen niet goed werken met een parttime CFO (of een fulltime, wat dat betreft). Naarmate bedrijven volwassener worden, moet ook de managementstructuur dat doen.
- Eigenaren die trots zijn op hun boekhoudkundige vaardigheden en financieel inzicht. Dit punt klinkt misschien hard, maar eigenaren met deze eigenschap zullen moeite hebben om de waarde van een CFO te zien, terwijl ze in theorie alles zelf zouden kunnen doen en misschien zelfs beter. Het is het beste voor zowel de eigenaar als de CFO om niet eens te beginnen.
De regeling voor succes instellen
Terugkerend naar de illustratie van Joe en Gary, alle indicaties zijn dat hun situatie rijp is voor een parttime CFO. Maar op basis van hun functie zouden de meeste CFO's niet worden aangetrokken. Wat is er mis met het posten?
- De lijst met boekhoudtaken wijst op een gebrek aan inzicht in de rol van CFO. Boekhouders handelen over het algemeen uitgaande, uitgaande, loonlijst, enz. Hoewel een ervaren CFO van sommige van deze activiteiten kan genieten als een onderbreking van strategische taken, zou het hetzelfde zijn als het betalen van een arts om u een knipbeurt te geven. Waarschijnlijk niet het beste gebruik van hun tijd of uw geld.
- De focus op belastingvoorbereiding duidt op een managementteam dat boekhouding nog steeds beschouwt als belastingvoorbereiding en niet de visie heeft gekregen van krachtige managementboekhouding die robuuste groei mogelijk maakt door middel van zeer nauwkeurige en informatieve financiële rapportage. Belastingvoorbereiding kan gemakkelijk worden uitbesteed aan belastingaccountantskantoren en in feite zal een hoogopgeleide belastingspecialist waarschijnlijk niet de beste kandidaat zijn voor een CFO-rol.
- Door te focussen op ervaring met bepaalde softwarepakketten wordt voorbijgegaan aan de realiteit dat een kwaliteits-CFO in staat moet zijn om snel aan de slag te kunnen in vrijwel elke softwareomgeving. Het is veel beter om een goede CFO in te huren zonder specifieke software-ervaring, dan een middelmatige CFO die ervaring heeft met uw software.
- De functiebeschrijving bevat te veel dagelijkse taken. Het voelt alsof iedereen die in de rol stapt, wordt geraakt door een eindeloze stroom taken waar niemand anders tijd voor heeft. Om een parttime CFO-engagement kosteneffectief en productief te maken, vermijd deze sloot.
Voor de beste resultaten moeten Joe en Gary de boekhouding, belastingvoorbereiding en softwarevermeldingen uit de posting schrappen en zich concentreren op strategische punten waar een parttime CFO het meest geschikt voor is. Hier is een herstart van de originele posting:
Snelgroeiende drukkerij die op zoek is naar een parttime CFO om financieel toezicht op hoog niveau te bieden en samen te werken met het management op strategische punten zoals prijsstelling, fabrieksuitbreidingen en software voor projectkosten. De ideale kandidaat zal de financiële processen en activiteiten van het bedrijf stroomlijnen en de eigenaren helpen de weg vrij te maken om naar het volgende niveau te gaan. De CFO is verantwoordelijk voor het aansturen van de boekhouder die de dagelijkse financiële operaties afhandelt. Het bedrijf gebruikt momenteel QuickBooks, maar staat open voor migratie naar een robuuster platform, op aanbeveling van de nieuwe CFO. Een financieel expert die het grote geheel ziet maar de details niet mist, zal gedijen als onderdeel van dit bedrijf en managementteam.
De perfecte pasvorm vinden
Het vinden van een parttime CFO die “past” bij uw bedrijf is enorm belangrijk, maar ook moeilijk. Hier zijn een paar vragen die ik belangrijk zou vinden als ik een parttime CFO zou aannemen (deze lijst gaat ervan uit dat je al vragen hebt beantwoord over persoonlijkheid, integriteit, enz.):
- Hoe communiceer je? Elke persoon en elk bedrijf heeft zijn "manier". Sommige gebruiken e-mail, andere berichtenkanalen zoals Slack, sommige hebben een echte stem nodig tijdens een telefoongesprek of videoconferentie. Als je communicatiemethoden geen verbinding maken, zal de betrokkenheid moeilijk zijn.
- Wat is uw gemiddelde doorlooptijd voor communicatie? Dit is een vraag voor zowel CFO als eigenaar. Er zijn enorm verschillende benaderingen. Sommige mensen zijn "altijd live" en reageren om 22.00 uur op een e-mail. Anderen vinden een wachttijd van twee dagen volkomen acceptabel.
-
In welke sectoren heb je gewerkt? Deze vraag is vooral belangrijk voor industrieën met niche-accountingbehoeften. Boekhouding voor productie, bouw, consumentenleningen/bankieren, beleggingsondernemingen, enz. is bijvoorbeeld relatief complex en vereist gespecialiseerde ervaring.
Zelfs in sectoren waar de boekhouding eenvoudiger is, zoals consulting, technologiediensten, detailhandel/groothandel en e-commerce, is het nog steeds een groot voordeel om een CFO te vinden die "de taal spreekt" en de fundamentele statistieken en KPI's kent.
Even terzijde, ik zou liever een CFO hebben die in verschillende sectoren heeft gewerkt. Het kan grote voordelen opleveren als u concepten uit een totaal niet-gerelateerde branche op uw bedrijf toepast.
- Van welke specifieke taak geniet je het meest in de rol van CFO? Dit geeft u snel een idee waar het hart van de CFO ligt. Is het in maandrapportage, financiële projecties, fondsenwerving of strategische planning met het leiderschapsteam? Kijk hoe dat aansluit bij wat je nodig hebt.
- Hoeveel tijd heb je om je aan ons te binden? Freelancers kunnen zich, net als ondernemers, schuldig maken aan te veel aannemen. Zorg ervoor dat de CFO de huidige bandbreedte heeft om te doen wat u moet doen.
- Kun je een of twee referenties geven? Ik vind het niet leuk om referenties te geven en ik merk dat maar heel weinig ondernemers contact opnemen, zelfs als ik ze wel geef. Maar wat is een betere manier om onbevooroordeelde informatie over een kandidaat te achterhalen?
Het inhuren van een parttime CFO kan een intimiderende stap zijn, maar als het goed wordt gedaan, kan het het ticket naar het volgende niveau zijn. Neem de tijd om iemand te vinden die bij uw bedrijf past. Begin met een specifiek project, zoals het opnieuw opstarten van een rekeningschema, cashflowprojectie of financieel model. Wacht met het afhandelen van lopende werkzaamheden tot na dat eerste project. Dat geeft alle partijen de kans om in de regeling te groeien en biedt een wederzijds opt-outpunt.
In tegenstelling tot een fulltime aanstelling, is het risico bij een uitbestede CFO vrij minimaal. Lukt het niet, dan beëindig je de verloving. Het is echter waarschijnlijker dat je terugkijkt na zes maanden van succes en je afvraagt hoe je ooit eerder hebt kunnen rondkomen.
