“De arbeidskosten van verkochte goederen zien er waanzinnig uit. Ik weet dat we deze maand niet zoveel aan winkelarbeid betaalden. Kun je me een uitsplitsing laten zien van wat er in dat getal past?”
"We hebben meer abonnementen dan we op dit moment kunnen tellen - Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello - en we melden ons elke maand aan voor nieuwe! Kunt u mij onze totale maandelijkse uitgaven hieraan laten zien?”
“Ik wil gewoon een resultatenrekening zien die overeenkomt met ons budget. Neem reizen. In ons budget wordt het uitgesplitst naar accommodatie, vliegtickets, vervoer over land, enz. Als ik naar de resultatenrekening kijk, zie ik alleen maar één cijfer:reizen, en het laat zien dat we boven het budget zitten. Ik wil de details zien, dus ik weet waarom.”
"Al deze details zijn geweldig, maar wat ik echt wil, is een rapport van één pagina dat onze omzet, brutomarge en misschien 10 categorieën overheadkosten (boekhoudafdeling, verkoopafdeling, enz.) nette samenvatting.”
Dit zijn bekende gevoelens voor iedereen die een paar financiële vergaderingen heeft meegemaakt. De discussie vloeit voort en onvermijdelijk zegt iemand:"Het zou leuk zijn als we konden zien ..." De CFO krijgt een geërgerde uitdrukking op hun gezicht en schrijft het verzoek op hun notitieblok. "Ik zal zien wat ik kan doen", zeggen ze droog.
De waarheid is dat ze waarschijnlijk niet eens zeker weten waar ze moeten beginnen.
Het komt vrij vaak voor dat financiële rapporten niet voldoen aan de verwachtingen van de directie. Ik suggereer hiervoor twee redenen:
Een correct uitgevoerde herstart van het rekeningschema lost beide problemen op. Gelukkig vereist zelfs een volledige herstart geen astronomische hoeveelheid tijd of energie. Ik stel zelfs voor dat het de beste en meest effectieve manier is om de financiële rapportage in uw organisatie naar een hoger niveau te tillen .
Onlangs hielp ik de eigenaar van een technologiebedrijf om zijn financiële rapportage te verbeteren. 'Open je rekeningschema,' zei ik tegen hem.
"Volgens mij heb ik daar nog nooit naar gekeken", vertelde hij me terwijl we zijn rekeningen doorkeken. Ik kon de gloeilampen zien branden toen ik hem liet zien hoe zijn verkoopfactuurregels allemaal waren geconfigureerd om naar één verkooprekening in zijn rekeningschema te stromen. Met zo'n simplistische accountstructuur waren zijn financiën niet in staat om details te geven over zijn vijf verschillende inkomstenstromen.
Het rekeningschema is als het raamwerk van planken en opslagbakken in een magazijn. Denk aan een computerhardwarebedrijf dat een constante stroom van desktops, laptops en printers ontvangt. Als hun magazijn goed georganiseerd is, wordt een aankomende zending Dell-laptops doorgestuurd naar een specifieke bak in het Dell-gedeelte van de laptopruimte van het magazijn. Op die manier kunnen de magazijnmedewerkers, wanneer een klant een Dell-laptop bestelt, deze snel en gemakkelijk ophalen.
Als het magazijn geen bakken of rekken had, maar gewoon drie enorme kamers zou zijn - elk voor desktops, laptops en printers - zou het een nachtmerrie zijn om iets te volgen of op te halen.
Accounts zijn de specifieke "bakken" die boekhoudtransacties bevatten. Het rekeningschema is gewoon de georganiseerde lijst van alle bakken en planken. Ter illustratie:wanneer het computerbedrijf de verkoop van de Dell-laptop in het bovenstaande voorbeeld registreert, gaat de accountant naar het gedeelte Inkomsten van het rekeningschema en zet het verkoopbedrag op de rekening Verkoop-Laptops, of misschien Verkoop-Laptops- Dell-laptops als het rekeningschema van het bedrijf gedetailleerder is.
Financiële overzichten aan het einde van de maand (balans en resultatenrekening) vat eenvoudigweg de saldi samen die aan het einde van de maand in de afzonderlijke rekeningen staan. Dienovereenkomstig kunnen financiële overzichten niet gedetailleerder of informatiever zijn dan de onderliggende rekeningschemastructuur.
Mijn technologieklant had één grote "ruimte" voor alle verkopen, zonder bakken en planken. Zijn inkomstenoverzicht aan het einde van de maand kon niet gedetailleerder worden dan die ene rekening. In één oogopslag had hij geen idee welke inkomstenstromen bijdroegen aan dat grote maandelijkse aantal.
Het is moeilijk voor mij om kritisch te zijn, omdat 90% van de ondernemers zich waarschijnlijk kan vinden dat ze nooit naar hun rekeningschema hebben gekeken. Zelfs veel controllers en CFO's zijn zwak in het structureren van een robuust rekeningschema dat gemakkelijk en duidelijk de financiële informatie produceert die het management wil zien .
Boekhoudsoftwarebedrijven zijn hier deels verantwoordelijk voor. Ze weten (vooral de aanbieders op instapniveau) dat de meeste mensen moeite zouden hebben om een kwaliteitsrekeningschema op te zetten. Om dat op te lossen, automatiseren ze het setup-gedeelte en bouw een geprefabriceerd rekeningschema in de software.
Helaas is het gebruik van een geprefabriceerd rekeningschema hetzelfde als proberen een droomhuis te bouwen op een one-size-fits-all betonnen fundering. Het huis zou heel anders zijn dan de droom en niet erg functioneel zijn.
Er zijn drie aspecten waarmee u rekening moet houden bij het opnieuw opstarten van een rekeningschema:
Dit zijn de stappen die u moet nemen om elk van deze punten aan te pakken en uw rekeningschema een boost te geven om de financiële zichtbaarheid te krijgen die uw bedrijf nodig heeft.
De meeste kleine bedrijven richten hun boekhouding in eerste instantie op hun belastingaccountant in. Naarmate het bedrijf groeit, zijn op GAAP gebaseerde financiële gegevens nodig voor de banken, investeerders en instanties zoals obligatiebedrijven. Vaak zijn op GAAP gebaseerde financiële gegevens het einde van de progressie.
Maar er is een ander niveau. Dat niveau is management accounting, en hier maakt u financiële rapporten met de informatie die u wilt zien . Belasting- en controle-CPA's passen uw rapporten hoe dan ook aan hun doeleinden aan, dus ga je gang en maak een volledige pauze. Het nieuwe doel is financiële rapporten die de statistieken leveren u nodig hebt om uw bedrijf het hele jaar door te laten draaien.
Sommige accountants raden aan vast te houden aan een GAAP-georiënteerd rekeningschema en managementgerichte financiële gegevens te genereren via aangepaste rapporten. Deze aangepaste rapporten voegen cijfers uit verschillende secties van het rekeningschema samen om de lay-out van de financiële overzichten te krijgen waarnaar het management zoekt.
Die aanpak kan werken zolang u beschikt over aangepaste rapportagemogelijkheden. Als dat niet het geval is, hebben belasting- en audit-CPA's de aangepaste rapportagesoftware om uw op management gerichte rekeningschema eenvoudig in hun formaat om te zetten. Zorg er wel voor dat u het ze gemakkelijk maakt door speciale rekeningen die ze nodig hebben op te nemen in uw vernieuwde kaartrekeningen.
Brutomarge is de winst na aftrek van directe kosten van omzet. Wat zijn "directe kosten"? Dat is de grote vraag. Iedereen is het erover eens dat directe arbeid en directe materialen altijd directe kosten zijn. Verder is de definitie discretionair.
Onder GAAP zouden bijvoorbeeld vaste kosten, zoals afschrijving van apparatuur, directe kosten zijn voor een fabrikant. In een op managers gerichte omgeving worden vaste kosten echter vaak buiten de brutomarge gehouden om te voorkomen dat deze wordt verstoord door schommelingen in de verkoop.
Als de afschrijving bijvoorbeeld $ 50 per maand is en de verkoop $ 500 per maand, is de afschrijving 10% van de omzet. Als de verkoop per maand stijgt naar $ 1.000, is de afschrijving nog steeds $ 50 en is nu slechts 5% van de omzet. In die situatie heeft de verkoop - niet de productie-efficiëntie of betere schattingen - de brutomarge veranderd. Dat kan misleidend zijn, vooral als productiesupervisors worden gecompenseerd op basis van margemetingen.
Hier is een suggestie:Directe kosten op uw financiële overzichten van managers moeten gelijk zijn aan de kosten die u meerekent in offertes of prijsberekeningen. Als u alleen rekening houdt met directe arbeid en directe materialen bij het bieden van een baan of het vaststellen van prijzen, dan zouden dit de enige directe kosten moeten zijn die in uw maandelijkse financiële gegevens worden weergegeven. Op die manier kunt u in één oogopslag zien of u de brutomarge behaalt die u met offertes nastreeft.
Als u indirecte items zoals afschrijvingen en leveringen in uw offerte opneemt, moet u deze ook opnemen in de berekening van de brutomarge op uw financiële rapporten. Om dit te doen, kijk eens goed naar punt 3 hieronder.
Niet elk bedrijf maakt gebruik van brutomarge. In bepaalde sectoren, zoals reclame, landbouw of advies, vallen de meeste kosten samen onder de brede categorie bedrijfskosten. In die omgeving is het misschien niet nodig om kosten te scheiden tussen direct/indirect en operationeel, en is er geen brutomarge op de financiën.
Indirecte kosten zijn overheadkosten die direct verband houden met de verkoop, maar die niet direct kunnen worden herleid tot een specifiek product of een specifieke taak. Voorbeelden zijn de lonen van de fabriekssupervisor, incidentele leveringen (bijv. tape, lijm, schroeven), machinereparaties, winkelbouwverzekeringen, enz. Uitgaven zoals belastingvoorbereidingskosten, marketing- en juridische kosten worden niet als indirecte kosten beschouwd, maar eerder als bedrijfs- of algemene/administratiekosten.
De meeste bedrijven kiezen een maatstaf zoals arbeidsuren en schatten een tarief per arbeidsuur dat deze indirecte kosten in de loop van een maand of een jaar "opgebruikt". Neem bijvoorbeeld een eenvoudige fabrikant die vorige maand $ 1.000 aan productiebenodigdheden en $ 1.000 aan winkelreparaties had, voor een totaal van $ 2.000 aan indirecte kosten. Productiearbeiders werkten die maand 200 uur. Op basis daarvan besluit het bedrijf indirecte kosten toe te wijzen aan toekomstige projecten tegen een tarief van $10 per uur ($2.000 totale kosten/200 winkeluren).
Aangezien elk uur arbeidskosten naar het systeem wordt geboekt, worden de geschatte indirecte kosten van € 10 per uur ook automatisch geboekt. Als de arbeiders 300 uur werken, wordt $ 3.000 (300 x $ 10 per uur) aan indirecte kosten geboekt in de projectmodule en de financiële overzichten.
Het concept is logisch, maar het wordt verwarrend wanneer deze invoer de financiële gegevens raakt. In tegenstelling tot echte loonkosten, is de $ 3.000 een projectkostenpost die niet contant wordt uitbetaald. Dienovereenkomstig zal de compensatie geen contant geld zijn, maar eerder een boeking van -$3.000 op een rekening voor indirecte onkosten.
In een goed ontworpen rekeningschema wordt die tegenrekening doorgaans gegroepeerd met de rekeningen die de werkelijke kosten voor leveringen en reparaties ontvangen. Op die manier, als de werkelijke leveringen en reparaties in totaal $ 2.700 voor de maand bedragen, kunt u in één oogopslag zien dat de indirecte kosten te veel werden toegepast op projecten ($ 3.000 toegepast, vergeleken met $ 2.700 feitelijk).
Dit punt is niet bedoeld als een verhandeling over projectkosten, maar om het bewustzijn te creëren dat het rekeningschema zorgvuldig moet passen bij de benadering van de organisatie van indirecte kosten. Het kan een van de meest verwarrende items zijn in financiële rapporten, vooral als de aanpak niet goed georganiseerd en eenvoudig is.
Indirecte kostenberekening is van toepassing op projectgerichte bedrijven, met name fabrikanten en aannemers in de bouw. Bedrijven die niet projectgericht zijn, zoals detailhandelaren en restaurants, nemen indirecte kosten doorgaans niet op in hun accountstructuur.
Er zijn veel manieren om gegevens te segmenteren. Maaltijdkosten kunnen bijvoorbeeld een op zichzelf staande rekening zijn of worden verspreid over de categorieën waarop de maaltijden betrekking hebben, zoals Marketing, Conferenties of Reizen.
Er is niet één juiste manier, maar het rekeningschema moet weerspiegelen wat de eindgebruikers van de financials willen zien. Het is belangrijk om van het managementteam te weten te komen hoe ze willen omgaan met uitgaven zoals maaltijden of technologie-abonnementen. Willen ze dat ze worden ingebed in de categorie waar ze betrekking op hebben (bijvoorbeeld marketing of financiën) of willen ze ze op zichzelf zien staan?
Even terzijde, voor bedrijven die onderworpen zijn aan Amerikaanse belastingregels, is Meals een voorbeeld waarbij u op een gemakkelijke manier uw belastingaccountant aan het einde van het jaar een afzonderlijk totaalbedrag wilt geven. Als je ervoor kiest om maaltijden over relevante categorieën te spreiden, wil je ze toch in afzonderlijke accounts binnen elke categorie bewaren.
Uiteindelijk moeten het rekeningschema, het budget en de managementvoorkeuren allemaal op één lijn liggen in een effectief boekhoudsysteem.
Rekeningnummers zijn vergelijkbaar met de baknummers in een magazijn. Vijfcijferige basisrekeningnummers werken goed (vier voor een zeer eenvoudige installatie). De beste praktijk is om de 10000s te gebruiken voor activarekeningen, 20000s voor passiva, 29000s voor eigen vermogen, 30000s voor verkoop, 40000s-50000s voor directe/indirecte kosten, 60000-70000s voor operationele/overheadkosten en 80000-90000s voor niet-operationele rekeningen zoals rente en belastingen.
Spreid uw rekeningnummers zorgvuldig om ruimte te laten voor groei. Als de hoofdrekening voor zakelijke cheques bijvoorbeeld 10000 is, kan de rekening voor salariscontrole 10100 zijn. Daarna kunt u naar 11000 gaan voor debiteuren (meestal de volgende activacategorie). Dat laat 10200, 10300, enz. over voor toekomstige geld- en betaalrekeningen, en laat de hele 11000-groep over voor andere debiteurenrekeningen (bijv. werknemers- of intercompany-vorderingen).
Voor inkomsten- en uitgavenrekeningen worden ouder-kindregelingen aanbevolen om gelijktijdige samenvatting en gedetailleerde rapportage te vergemakkelijken. Stel je bijvoorbeeld een technologiebedrijf voor met drie inkomstenstromen. De account op bovenliggend niveau voor Sales zou 30000 Sales zijn. Er zouden geen transacties op die rekening worden geboekt. Daaronder kunnen de onderliggende accounts staan:31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management en 33000 Sales-Hardware.
Vermijd meer dan 2 of 3 niveaus van onderliggende accounts. 33000 Sales-Hardware kan bijvoorbeeld verder worden uitgesplitst naar 33100 Sales-Hardware-Computers en 33200 Sales-Hardware-Printers. Hardware-printers kunnen verder worden uitgesplitst in 33210 Hardware-Printers-HP en 33220 Hardware-Printers-Canon. Op dat moment kan meer detail meer kwaad dan helpen en leiden tot onnauwkeurige boekhouding. Het is over het algemeen beter om minder details te hebben en deze nauwkeurig te houden dan buitensporige hoeveelheden details die vaak onnauwkeurig zijn.
Houd voor organisatorische elegantie de cijfers en beschrijvingen consistent. Lijn directe kostenrekeningnummers uit met de corresponderende verkooprekeningnummers. Om bijvoorbeeld de kosten van hardware die is gekocht voor wederverkoop te volgen, kunt u rekeningnummer 43000 COS-Hardware gebruiken, dat numeriek zou overeenkomen met 33000 Sales-Hardware (onderliggende accounts zouden ook worden uitgelijnd). De consistentie is handig bij het ontwerpen van financiële rapporten of het maken van journaalboekingen, en is ook logisch voor niet-accountants.
In verband hiermee raden sommige experts (met name software-implementeerders en IT-professionals) aan om slechts enkele rekeningen in het rekeningschema te hebben en in plaats daarvan de gedetailleerde rapporten in de verschillende modules in uw boekhoudsoftware te gebruiken.
U kunt bijvoorbeeld alle klantfacturen in één verkoopaccount plaatsen. Er zou geen detail op uw financiële overzichten zijn. U krijgt de details door naar de module Verkoop te gaan en factuurrapporten uit te voeren, zoals Verkoop per verkoopcategorie of Verkoop per klant. Op een bepaald niveau wordt dit hoe dan ook gedaan. De Payroll-module is een andere module die vaak uitgebreide ingebouwde rapportagemogelijkheden heeft die verder gaan dan wat het rekeningschema zou bieden. De module Projecten is een andere. Dus waarom zou u niet alle details in het rekeningschema overslaan en die weg inslaan?
Hoewel het in theorie geweldig klinkt, worden in de praktijk financiële overzichten elke maand getrouw gegenereerd en beoordeeld door het management. Gedetailleerde rapportage van de verschillende modules vergt vaak enige inspanning om te zorgen dat het aansluit bij de financiën, en daardoor (en andere redenen) wordt het niet consequent gedaan. Het inbouwen van een bepaald detailniveau in het rekeningschema is een praktische manier om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie altijd zichtbaar is voor het managementteam.
Goede financiële rapporten aan het einde van de maand worden nauwkeurig gemaakt met grote niet-contante journaalboekingen. Als bijvoorbeeld het loon verdiend van 18-31 oktober op 7 november wordt betaald, moet een journaalboeking worden geboekt om die contante uitgave van 7 november te verplaatsen naar 31 oktober, om de financiële cijfers van oktober nauwkeurig te maken.
Als het bedrag van de journaalboeking wordt vermengd met de reguliere loonkostenrekeningen, kan het moeilijk zijn om te zien hoeveel van de loonkosten betrekking hebben op contante betalingen en hoeveel er is opgebouwd. Hetzelfde geldt voor complexe journaalboekingen die onderhanden werk (WIP)-waarden aanpassen, of te veel of te weinig facturen bij bedrijven die werken met meermaandsprojecten.
Het kan handig zijn om deze boekingen door te sluizen naar afzonderlijke accounts. U hebt bijvoorbeeld een bovenliggende rekening 45000 Directe arbeid en drie onderliggende rekeningen:45100 Productiearbeid, 45200 Wijziging opgebouwde arbeid en 45300 Wijziging OHW-arbeid. De granulariteit maakt het gemakkelijk om het totale opgerolde arbeidsbedrag uit te leggen aan het executive team, dat de neiging heeft om alleen te denken in termen van lonen die die maand contant worden betaald.
Een van de voordelen van een krachtig rekeningschema is dat het de gebruiksduur van zelfs boekhoudsoftware op instapniveau kan verlengen. Vaak kan frustratie met financiële rapportage worden verholpen door het rekeningschema te hermodelleren , in plaats van het zeer pijnlijke proces te doorlopen van migratie naar nieuwe software .
Een belangrijke stap is dan het structureren van het rekeningschema om de mogelijkheden van de software te maximaliseren. Een platform als Microsoft Dynamics NAV gebruikt alleen basisrekeningnummers plus tags (“dimensies”) om elke uitgave te coderen voor een specifieke locatie of afdeling. Een platform als Vista by Viewpoint maakt gebruik van accountsegmenten. Rekening 40000.01.02 is mogelijk Direct Materials (40000) voor de Concrete Division (02) op de locatie in Boston (01). QuickBooks en Xero doen het nog op een andere manier. Wees bereid om uw accountstructuur aan te passen om met de software te werken, niet andersom.
Omdat financiële rapportage en het rekeningschema zo onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is het ook belangrijk om rekening te houden met de financiële rapportagemogelijkheden van de software bij het vernieuwen of opzetten van het rekeningschema. Als de software u bijvoorbeeld niet toestaat om de volgorde van de rekeningen op de financiële overzichten te wijzigen, wordt het erg belangrijk hoe u uw rekeningschema ordent.
De functionaliteit van het rekeningschema is waarschijnlijk het belangrijkste kenmerk van boekhoudsoftware en financiële rapportage. Instapsoftware met robuuste COA-functionaliteit kan jarenlang worden gebruikt. Het omgekeerde is ook waar.
Ik heb onlangs overleg gepleegd met een op maat gemaakt productie-/detailhandelsbedrijf van $ 10 miljoen dat op het punt stond hun boekhouding (de administratie, niet het bedrijf zelf) op te splitsen in twee afzonderlijke 'bedrijven' om de rapportagehelderheid te krijgen die ze zo graag wilden. Door strategische aanpassingen aan hun rekeningschema aan te brengen en beter gebruik te maken van de rapportagemogelijkheden van hun software, waren we in staat om de financiële zichtbaarheid te krijgen die ze nodig hadden zonder dat ze begonnen aan wat waarschijnlijk een dure ramp zou zijn geweest.
Een effectieve rekeningschemastructuur is direct of indirect de drijvende kracht achter vrijwel alle financiële rapportage. Toch negeren veel organisaties dit fundamentele concept en hinkelen mee met onvervulde verwachtingen.
In tegenstelling tot sommige fundamentele problemen, kan een rekeningschema relatief snel worden geoptimaliseerd . Een goed uitgevoerde verbouwing is over het algemeen binnen een maand te realiseren en heeft direct een merkbaar effect op de financiële rapportage.
Omdat de meeste bedrijven (en CFO's) misschien maar één keer per decennium een rekeningschema opstellen, kan het een ideaal project zijn om uit te besteden. Neem contact op met Toptal als je hulp wilt bij het nemen van deze eenvoudige maar ongelooflijk impactvolle stap om je organisatie naar een hoger niveau te tillen.
6 stappen om uw financiële huis lenteschoon te maken
Hoe test u precies uw financiële plan?
Hoe u uw financiële kennis kunt vergroten
Hoe u uw financiële blinde vlekken kunt identificeren
Hoe u uw financiële prioriteiten kunt beheren
Hoe u uw pensioenplanning kunt starten
Hoe u uw budget kunt wijzigen in een financiële noodsituatie?