Je zult af en toe boekhoudfouten maken, dus weten hoe je deze problemen kunt detecteren, is een belangrijke vaardigheid om te ontwikkelen, ongeacht wat boekhoudsoftware die u in uw kleine onderneming gebruikt. U kunt veel fouten opsporen door de proefbalans van uw bedrijf te bekijken.

U zult echter merken dat niet alle boekhoudfouten de proefbalans beïnvloeden . Om deze reden is het belangrijk om meer te weten te komen over dit soort boekhoudfouten, zodat u ze kunt vinden en corrigeren. Houd er rekening mee dat dit soort fouten het moeilijkst te identificeren en op te lossen zijn.

Weglating

Er treedt een weglatingsfout op wanneer een transactie volledig uit de boeken wordt weggelaten van uw bedrijf. U kunt vergeten een onkostentransactie in te voeren of de verkoop van een product of dienst in te voeren. Deze transacties zijn moeilijk te detecteren. Daarom moet u ervoor zorgen dat u een solide routine heeft om deze transacties tijdig in te voeren.

De meest voorkomende reden dat deze transacties niet worden ingevoerd, is dat de documentatie (zoals een leveranciersfactuur) verloren gaat. De kans dat u deze bewijsstukken kwijtraakt of kwijtraakt, is kleiner als u ze zo snel mogelijk in uw boekhoudsoftwaresysteem invoert.

Omkering

Er treedt een terugboekingsfout op wanneer een transactie die had moeten worden geboekt als een debet wordt geboekt als credit. U kunt bijvoorbeeld een factuur invoeren als betaling of terugbetaling. U zult deze fout niet opmerken in uw proefsaldo omdat het proefsaldo dan nog steeds in evenwicht is.

Principe

Er treedt een principefout op wanneer u of uw boekhouder ten onrechte een boekhouding toepast beginsel. U mag activa kosten die als activa moeten worden geregistreerd. Activa en uitgaven worden beide in de boeken geregistreerd als afschrijvingen, dus dit is een technische fout.

Commissie

Er treedt een commissiefout op als u een transactie in de juiste klasse invoert, maar het verkeerde grootboek. U begaat deze fout bijvoorbeeld als u een betaling verrekent met de verkeerde factuur. Uw proefsaldo toont het juiste bedrag dat een klant verschuldigd is, maar de grootboeken van uw individuele klant zijn onjuist.

Nevenpost

Er treedt een fout op bij het invoeren van een subsidiaire transactie. Als u bijvoorbeeld een klant $ 5.000 leent, maar slechts $ 500 invoert als lening en $ 500 opname van uw geldrekening invoert, zult u merken dat deze fout wordt overgedragen naar uw proefsaldo. Uw proefsaldo is correct.

De meest gebruikelijke methode voor het detecteren van deze fouten is het uitvoeren van boekhoudkundige afstemmingen. Als u doorgaat met het vorige voorbeeld, zou u deze fout detecteren wanneer u uw bankafstemmingen uitvoerde. U zou ontdekken dat u $ 4.500 aan contant geld op uw bankrekening zou tekort komen, en dan zou u de fout kunnen corrigeren.

Preventie

Je zult goede interne controles en processen moeten ontwikkelen om fouten te detecteren. U wilt er bijvoorbeeld voor zorgen dat al uw formulieren consistent zijn, zodat medewerkers een routine krijgen bij het invoeren van informatie in uw boekhoudsoftware. U wilt er ook voor zorgen dat u over voldoende personeel beschikt om de werkdruk aan te kunnen. Onderbezetting zal leiden tot vermoeidheid van de werknemers, wat kan resulteren in vermoeidheid van de werknemers, gehaast werk en meer boekhoudfouten.

Detectie

Hoewel je methoden wilt ontwikkelen om waar mogelijk fouten te voorkomen, bovenstaande fouten zullen van tijd tot tijd voorkomen. Je kunt niet alle fouten voorkomen. U moet aan het einde van de maand en het jaar verschillende afstemmingen uitvoeren om veel fouten op te sporen, zodat ze kunnen worden gecorrigeerd.

Bankafstemmingen moeten bijvoorbeeld maandelijks worden uitgevoerd. Vaste activa kunnen alleen jaarlijks worden afgestemd, zodat u zeker weet dat u het juiste bedrag aan afschrijvingskosten hebt geboekt.

Je zult merken dat als je zoekt naar manieren om fouten te voorkomen en een routine van het uitvoeren van beoordelingen en afstemmingen van uw boekhouding zodat uw bedrijf soepel verloopt en u het aantal boekhoudfouten vermindert.

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Wat zijn boekfouten?

"Boekfouten" is een andere term om te verwijzen naar boekhoudkundige fouten in het algemeen. De term verwijst naar eventuele fouten in de boekhouding.

Hoe corrigeer je boekhoudfouten?

De manier om een ​​fout te corrigeren hangt af van het type fout dat is opgetreden. Soms kan de oplossing net zo eenvoudig zijn als het corrigeren van een typefout in een spreadsheet voordat iemand anders het merkt. In andere gevallen moet u anderen mogelijk op de hoogte stellen van de fout terwijl u deze corrigeert. Als er bijvoorbeeld een significante fout is gerapporteerd in een officieel financieel overzicht, moet u die documenten opnieuw uitgeven met de fouten gecorrigeerd.