De uitdrukking voorraadbeheer kan angst door je hele wezen slaan. Misschien roept het nachtmerries op van je baan als kassier op de middelbare school 'vroeger', toen je uren moest besteden aan het met de hand tellen van eindeloze rijen cornflakesdozen of rekken met damesjeans. Maar nu, als eigenaar van een klein bedrijf, realiseert u zich waarschijnlijk dat voorraadbeheer absoluut noodzakelijk is als u van plan bent een efficiënt bedrijf te runnen en daarbij geld te verdienen.

Behandelt u de voorraad op de best mogelijke manier?

In de competitieve markt van vandaag kunt u het zich niet veroorloven om ergens binnen uw bedrijfsvoering geld te verliezen. En als u een van de 43 procent van de eigenaren van kleine bedrijven bent die nog steeds de voorraad met de hand telt en met de hand schrijft of gegevens invoert, dan kunnen die voorraadnachtmerries maar al te reëel worden wanneer menselijke fouten de norm worden.

Verlies voorkomen door middel van een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem

Wanneer u overstapt van handmatig voorraadbeheer naar een geautomatiseerd barcodesysteem, bespaart u tijd en geld op veel verschillende niveaus, waaronder:

1. Bederf

Als je artikelen met een houdbaarheidsdatum hanteert, zoals voedsel of zelfs cosmetica, kunnen ze rotten of onbruikbaar worden als ze niet op tijd worden verkocht. En bedorven producten zorgen ervoor dat uw investeringen in het water vallen, samen met uw potentiële winst. De VS geven bijvoorbeeld meer dan $ 218 miljard uit aan het kweken, verwerken, vervoeren en weggooien van voedsel dat nooit wordt gegeten. Onderzoekers schatten dat er $ 1,9 miljard aan jaarlijkse bedrijfswinstpotentieel is uit de inkomsten en kostenbesparingen van het implementeren van verschillende strategieën voor recycling en voedselverspilling. Je zou dus kunnen zeggen dat een solide voorraadbeheersysteem je eerste verdedigingslinie tegen bederf kan zijn. U heeft toegang tot realtime gegevens om de levenscyclus van uw voorraad te kennen, en uw magazijnmedewerkers kunnen artikelen ordenen om ervoor te zorgen dat oudere producten als eerste worden verkocht.

2. Dode voorraad

Een vervaldatum is niet de enige manier waarop uw producten "slecht gaan". Dode voorraad zijn artikelen die om een ​​aantal andere redenen niet kunnen worden verkocht:ze zijn uit de mode geraakt, buiten het seizoen, of de producten zijn anderszins irrelevant geworden. Vaak wordt een artikel "dood" verklaard nadat het 12 maanden op een plank heeft gestaan. Nogmaals, een efficiënt voorraadbeheersysteem biedt de kennis die u nodig hebt om de juiste hoeveelheid van deze specifieke artikelen te bestellen. Verkooprapporten kunnen helpen om te herkennen of een artikel dood gewicht is voordat u het koopt. Deze rapporten zijn handig voor distributeurs en kleine bedrijven die nieuwe producten willen kopen.

3. Opslagkosten

De opslagkosten fluctueren, afhankelijk van hoeveel je in een bepaald seizoen opslaat. Wanneer uw winkel te veel producten tegelijk heeft of eindigt met een product dat moeilijk te verkopen is, gaan uw opslagkosten omhoog. Een voorraadbeheersysteem kan helpen voorspellen welke artikelen worden verkocht en wat niet, en hoeveel er worden verkocht. Deze nauwkeurige prognoses helpen u weloverwogen aankoopbeslissingen te nemen, hoge opslagkosten te vermijden en uw bedrijf geld te besparen.

Voorraadbeheer verbetert de cashflow

Door de bovengenoemde kosten te vermijden, zult u blij zijn met het geld dat u in de loop van de tijd bespaart. Maar voorraadbeheer kan ook de cashflow verhogen. U heeft al betaald voor de voorraad die u momenteel in uw magazijn heeft en u hoopt die artikelen te verkopen en winst te maken. Je hebt tenslotte rekeningen te betalen, en het is voldoende om te zeggen dat je huisbaas niet onder de indruk zou zijn als je hem met 500 t-shirts zou betalen.

Daarom moet u voorraadbeheer meenemen in uw cashflowbeheer. Het is van invloed op de verkoop omdat het u vertelt hoeveel u in voorraad heeft en hoeveel u moet verkopen. Bovendien heeft het invloed op de uitgaven, met realtime rapporten over wat u moet kopen. Beide primaire factoren spelen een rol in hoeveel contant geld je bij de hand hebt. En in de toekomst helpt een voorraadbeheersysteem u vooruit te plannen om ervoor te zorgen dat u de juiste hoeveelheden producten koopt en dat u voldoende geld opzij zet.

De volgende zijn uitvoerbare oplossingen voor voorraadbeheer om ervoor te zorgen dat uw kleine bedrijf de inkomsten blijft stromen:

1. Par-niveaus 

Par-niveaus zijn het minimum aantal producten dat altijd in de schappen van uw magazijn moet liggen. Wanneer uw voorraadniveau onder deze vooraf bepaalde niveaus zakt, weet u dat het tijd is om meer te bestellen. Deze niveaus zijn gebaseerd op hoe snel artikelen worden verkocht en hoe lang het duurt om ze weer op voorraad te krijgen. En houd er rekening mee dat de omstandigheden veranderen, dus controleer regelmatig uw par-niveaus om er zeker van te zijn dat ze nog steeds kloppen en pas indien nodig aan.

2. First-In, First-Out (FIFO)

Dit is een zeer belangrijk principe bij voorraadbeheer. Het betekent precies hoe het klinkt. De voorraad die u als eerste krijgt (first-in) moet als eerste worden verkocht (first-out), niet uw nieuwste voorraad. Dit concept is vooral van cruciaal belang voor bederfelijke producten om bederf te voorkomen. FIFO is echter ook een goed idee voor niet-bederfelijke waren. Als iets altijd naar de achterkant van de plank wordt geduwd, kan het gewoon versleten raken, uiteindelijk uit de mode raken of verlopen.

3. Relaties

Voorraadbeheer gaat niet alleen over technologie of producten die op voorraad zijn in de schappen. Het gaat ook om de mensen in de toeleveringsketen. Van snelle retourzendingen van traag verkopende artikelen tot het aanvullen van populaire producten of productieproblemen... het is belangrijk om goede werkrelaties met leveranciers te onderhouden. Die relatie kan op een dag van pas komen als je een probleem hebt om op te lossen... en het proces zo veel soepeler te maken.