We hebben hoge verwachtingen van technologie:volgens onderzoek van Deloitte verwacht 67% van de CIO's dat IT zorgt voor meer efficiëntie en lagere kosten, en 70% verwacht dat het bedrijfsprocesverbeteringen oplevert.

De implementatie van nieuwe software in uw accountantspraktijk moet zo goed mogelijk zijn om deze uitdagende doelstellingen te realiseren. Volg deze zeven best practices om uw volgende technologieproject de grootste kans op succes te geven. En wees een kampioen in verandermanagement.

1. Krijg vroege betrokkenheid

Je kunt niet iedereen tevreden stellen, maar je kunt wel een breder gevoel van eigenaarschap aanmoedigen door je team er zoveel mogelijk bij te betrekken.

Zelfs als de uiteindelijke beslissingen worden genomen door senior managers en partners, moet u zoeken naar manieren waarop uw personeel een echte bijdrage aan het proces kan leveren. Kunnen ze helpen bij het formuleren van de vragen die moeten worden beantwoord? Of de criteria bepalen waaraan kanshebbers worden afgemeten? Of helpen bij het stellen van projectprioriteiten?

2. Beschrijf de voordelen

Wees specifiek en persoonlijk, zodat iedereen begrijpt wat zij persoonlijk uit de verandering zullen halen. Dus wat als de software het gemakkelijker maakt om belastingaangiften op te stellen? Wat voor de meeste mensen belangrijk is, is dat hun eigen werkende leven in december en januari minder belastend zal zijn!

Nog meer algemene voordelen voor de praktijk zullen uiteindelijk voordelen opleveren voor het personeel, zoals een grotere zakelijke stabiliteit, mogelijkheden voor interessanter en uitdagender werk en betere carrièrevooruitzichten. Het is de moeite waard om deze te spellen.

3. Zoek een kampioen (of meerdere)

Projectmanagers kunnen niet overal tegelijk zijn! Je moet de hulp inroepen van enkele projectkampioenen.

Kampioenen moeten volledig achter het project staan. Ze moeten de voordelen van de nieuwe softwareoplossing en de beoogde resultaten van het project echt begrijpen. Ze werken samen met belanghebbenden om hen betrokken en tevreden te houden met het proces en bestrijden de onvermijdelijke "projectmoeheid" die veel projecten treft, vooral langere.

4. Blijf communiceren!

Goed projectmanagement is afhankelijk van effectieve communicatie, niet alleen bij de start en het einde van het project, maar in elke fase.

Geruchten en negativiteit kunnen zich snel verspreiden - regelmatige, open en eerlijke communicatie zal u helpen deze te overwinnen. Vind onderweg mijlpalen die u kunt markeren en vieren, maar wees ook eerlijk over eventuele uitdagingen en vertragingen. Dit helpt om later onverwachte schokken te voorkomen.

5. Bied een scala aan trainingsbronnen

Training is essentieel voor projectsucces. Het is niet genoeg om simpelweg een nieuw softwaresysteem te lanceren, je moet ervoor zorgen dat mensen het gebruiken en het efficiënt gebruiken.

Tegenwoordig is het relatief eenvoudig om materiaal in verschillende formaten te genereren voor verschillende leerstijlen:fysieke documenten en gedrukte handleidingen; eenvoudige veelgestelde vragen; pagina's op uw intranet; demogegevens voor degenen die het beste leren door de software te gebruiken; klaslokaal training; live, online webinars en opgenomen video's.

6. Evalueer het project

Veel softwareprojecten worden pas geëvalueerd als ze klaar zijn. Tegen die tijd is het meestal te laat om de resultaten te veranderen.

Splits het project in plaats daarvan op in hanteerbare brokken en evalueer elke fase wanneer deze is voltooid. Er zijn tal van manieren om evaluatiegegevens te verzamelen, formeel en informeel, van persoonlijke debriefs, "lunch en leer"-sessies, een snelle e-mail, een formulier op het intranet van het bedrijf of een online-enquête.

7 . Vergeet nieuwe starters niet!

Natuurlijk is het belangrijk om je huidige team te trainen, maar vergeet niet de training voor nieuw personeel, zodat iedereen de beste werkwijzen overneemt.

Zorg ervoor dat je voldoende training in je introductieprogramma inbouwt, maar onthoud dat "trainen" niet betekent dat je iemand een dag alleen in een kamer laat en hoopt dat hij of zij zal uitgroeien tot een volwaardige expert in de software. Als je de suggesties in stap 5 hierboven hebt gevolgd, heb je al trainingsmateriaal in verschillende formaten om verschillende mensen te helpen leren op de manier die bij hen past.

Greg Gillet is communicatiemanager bij Wolters Kluwer. De groep zal aanwezig zijn op Accountex Summit North, Pod 35.