Ben je net gevraagd om een ​​sleutelproject te leiden? Na jarenlang RoadMaps te hebben gemaakt voor grote en kleine bedrijven en projecten, volgen hier mijn 10 stappen om ervoor te zorgen dat de "grote rotsen" in overweging worden genomen:

1. Besteed tijd aan het duidelijk definiëren van het einddoel en WIIFM. De meeste projecten haperen eerder dan dat ze mislukken als gevolg van een ambigue definitie of een gebrek aan inzet van teamleden of bedrijfsleiders. Besteed van tevoren veel tijd aan het duidelijk beantwoorden van deze vragen:

• Wat is het doel of de doelstelling?
• Wie zijn de belanghebbenden en wat levert elk van hen op? Zijn ze het allemaal eens over het doel? Wat is ieders rol in het project? Dragen ze tijd, budget of buy-in bij?
• Wie moeten er worden betrokken en op welke punten in het project?

2. Definieer succes en zorg ervoor dat je het kunt meten. Hoe speelt dit project een rol in het algehele grote geheel of belangrijk werk van de organisatie? Hoe kun je een succesvol resultaat kwantificeren of tastbaar maken? Kun je de juiste gegevens verzamelen om deze statistiek echt te meten? Maak een schatting van de tijd en het geld dat nodig is om deze statistiek te verzamelen, te synthetiseren en te rapporteren en deze op te nemen in het projectplan.

3. Wat zijn de projectresultaten? Houd de projectscope beheersbaar. Is het een presentatie, een prototype, een reeks aanbevelingen? Als je dit duidelijk kunt definiëren (zelfs door een sjabloon te verstrekken), kun je je team veel sneller focussen en heersen in tangentiële discussies.

4. Wat zijn uw aannames en risico's? Documenteer tijdens het doorlopen van een project uw aannames of risico's (product "x" wordt bijvoorbeeld in december gelanceerd). Dit zal je later helpen wanneer je veranderingen in timing of kosten probeert uit te leggen.

5. Wat zijn de benodigde middelen? Welk budget, manuren en vaardigheden zijn nodig? Deze kunnen ook deel uitmaken van uw projectaannames.

6. Stel mijlpalen of voortgangsmarkeringen in. Om ervoor te zorgen dat u sneller kunt beoordelen welke wijzigingen in scope, budget of verwachtingen moeten worden doorgevoerd, stelt u vooraf tussentijdse doelen of mijlpalen vast.

7. Definieer het beheerproces van het project. Follow-up is van cruciaal belang om projecten op tijd en binnen de scope te voltooien. Hoe vaak komt de groep bijeen en rapporteert de voortgang? Hoe wordt omgegaan met tussentijdse vragen? Zet datums op ieders agenda van tevoren om een ​​snelle start te garanderen.

8. Kies de juiste tool voor projectbeheer. Het doel van een projectmanagementtool is om de informatie en rapportage te helpen organiseren, zodat het gemakkelijk is om te zien wat elke persoon moet doen en wat de deadline is. De beste tool is er een die daadwerkelijk door elke persoon in het team zal worden gebruikt. Een gereedschap selecteren…. Welke informatie moet worden gedeeld? Hoeveel opleiding is er nodig? Moet je soms mensen van buiten binnenhalen? Is er een speciale behoefte aan informatiebeveiliging?

9. Leren. In onze altijd snelle werkwereld maken we vaak het ene project af en springen meteen naar het volgende. Neem de tijd om het project te bekijken. Wat ging goed? Wat had er verbeterd kunnen worden?

10. Vier het. Plan een teamfeest om de succesvolle voltooiing te markeren en geef publiekelijk dank aan belangrijke bijdragers.