Als eigenaar van een klein bedrijf bent u waarschijnlijk bekend met het registreren en in de gaten houden van transacties. Maar houdt u uw zakelijke uitgaven en inkomsten goed in de gaten? Lees hieronder welke stappen u moet nemen om zakelijke uitgaven en inkomsten bij te houden en hoe belangrijk het is om ze bij te houden.

Stappen voor het bijhouden van zakelijke uitgaven en inkomsten

Bekijk de onderstaande stappen om uw bedrijf op de rails te krijgen.

1. Open een zakelijke bankrekening

Nadat u uw bedrijf bent gestart, heeft u een veilige manier nodig om uw zakelijke en persoonlijke geld te scheiden. De eerste stap om uw zakelijke uitgaven en inkomsten bij te houden, is door een zakelijke bankrekening te openen.

Het hebben van afzonderlijke bankrekeningen helpt de administratie georganiseerd en duidelijk te houden voor belastingdoeleinden. Niet alle soorten bedrijfsstructuren hoeven aparte bankrekeningen te hebben. Het scheiden van fondsen kan u echter helpen om inkomsten en uitgaven efficiënt te volgen en belastingen te plannen.

Overweeg ook om een ​​zakelijke creditcard te openen om te voorkomen dat persoonlijke en zakelijke uitgaven door elkaar worden gehaald en om zakelijk krediet op te bouwen.

2. Selecteer een boekhoudmethode

Voordat u inkomsten en uitgaven kunt bijhouden, moet u een boekhoudmethode kiezen.

De twee belangrijkste boekhoudmethoden zijn:

• Kasbasis
• Toerekeningsbasis

De kasbasismethode is de eenvoudigste boekhoudmethode voor eigenaren van kleine bedrijven. Met de contante methode registreert u inkomsten wanneer u deze ontvangt en uitgaven wanneer u een betaling doet.

De transactiebasis is complexer dan de kasbasismethode en maakt gebruik van aanvullende boekhoudkundige categorieën. Bij een boekhouding op transactiebasis registreert u inkomsten en uitgaven wanneer u ze maakt, ongeacht wanneer u geld ontvangt of betaalt.

Houd rekening met de grootte van uw bedrijf bij het kiezen van uw boekhoudmethode.

3. Gebruik een boekhoudsysteem

Boekhouding kan een uitdaging zijn voor eigenaren van kleine bedrijven. U moet uw zakelijke uitgaven en inkomsten nauwkeurig vastleggen, zodat uw gegevens u een realistisch beeld geven van de financiële gezondheid van uw bedrijf.

Enkele opties die u heeft om uw inkomsten en uitgaven bij te houden zijn:

• Een spreadsheet gebruiken
• Een boekhouder of CPA inhuren
• Boekhoudsoftware gebruiken

Met behulp van een spreadsheet heeft u volledige controle over het bijhouden van uw inkomsten en uitgaven. Spreadsheets kunnen echter tot fouten leiden. Het is mogelijk dat u meer fouten maakt of vergeet om de spreadsheet regelmatig bij te werken.

Als u uw bedrijf start en liever uw inkomsten en uitgaven professioneel bijhoudt, overweeg dan om een ​​boekhouder in te huren. U kunt het altijd overnemen als u eenmaal beter begrijpt hoe u uw inkomsten en uitgaven kunt bijhouden.

Overweeg een online boekhoudsoftware om het proces te stroomlijnen door u tijd te besparen en het gemakkelijker te maken om inkomsten en uitgaven bij te houden. Met cloudgebaseerde software kunnen u of uw werknemers uw debiteuren-, crediteuren- en andere transacties op elk gewenst moment afhandelen.

Evalueer uw methoden regelmatig opnieuw. Naarmate uw bedrijf groeit, wilt u misschien geavanceerde methoden voor archivering overwegen in plaats van een doe-het-zelf-spreadsheet. Evalueer voortdurend de hoeveelheid tijd en geld die u besteedt aan het bijhouden van uw inkomsten en uitgaven.

4. Kosten bijhouden

Nadat u hebt vastgesteld hoe u uw inkomsten en uitgaven gaat vastleggen, moet u regelmatig de uitgaven bijhouden. Door uw uitgaven bij te houden, kunt u de groei van uw bedrijf volgen, financiële overzichten opstellen, eigen risico bijhouden en belastingaangiften voorbereiden.

Vanaf het begin van uw kleine bedrijf moet u bonnen (bijv. voertuiggerelateerde uitgaven) en andere belangrijke documenten organiseren.

Bewaar bonnen van zakelijke aankopen die u of uw werknemers doen. Vereenvoudig het proces door voor aankopen dezelfde zakelijke creditcard of bankrekening te gebruiken.

Begrijp welke kosten als fiscaal aftrekbaar worden beschouwd. Enkele veelvoorkomende fiscaal aftrekbare uitgaven zijn telefoon-, transport- of entertainmentkosten. Raadpleeg een accountant of professional om te bepalen welke van uw uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn.

5. Leg uitgaven vast en houd inkomsten bij

U moet zakelijke uitgaven tijdig registreren om te weten waar uw bedrijf staat. Registreer uw zakelijke uitgaven en houd het totale inkomen regelmatig bij, bijvoorbeeld één keer per maand.

Gebruik een methode voor het bijhouden van gegevens om georganiseerd te blijven, onkosten en ontvangsten snel bij te houden en te voorkomen dat uw bedrijf achterop raakt.

Bekijk uw rekeningen om te weten waar uw inkomen staat en hoe uw bedrijf presteert. Pas aanpassingen aan als u inkomensdalingen opmerkt. Overweeg om te bezuinigen op zakelijke uitgaven, zoals zakelijke bijeenkomsten waarvoor gereisd moet worden.

Belang van het bijhouden van zakelijke uitgaven en inkomsten

Door uw uitgaven en inkomsten regelmatig bij te houden, krijgt u de meest actuele financiële informatie over uw bedrijf.

Het bijhouden van uitgaven laat zien hoeveel u in een periode uitgeeft en welke items u koopt. Als u ooit kosten moet besparen, kunnen uw bonnen en boekhoudkundige gegevens uw gids zijn.

Houd uw inkomsten nauwkeurig bij om het succes van uw bedrijf te helpen bepalen, of u het zich kunt veroorloven om uw bedrijf te laten groeien en welke gebieden u moet verbeteren.

Op zoek naar een manier om uw zakelijke uitgaven en inkomsten vast te leggen? De online boekhoudsoftware van Patriot is een gemakkelijke oplossing voor uw boekhoudbehoeften. Probeer het vandaag nog gratis!