Hoe vaak heb je een factuur naar een klant gestuurd en ben je deze uit het oog verloren tijdens het wachten op betaling? Als het meer dan eens is gebeurd, is het misschien tijd om uw vaardigheden voor het volgen van facturen op te voeren.

Het bijhouden van facturen is de sleutel tot het versturen van betalingsherinneringen, het toevoegen van toeslagen voor te late betaling en, het allerbelangrijkste, om betaald te worden.

...Maar eerst een korte samenvatting van de factuur

Facturen zijn facturen die u naar klanten stuurt nadat u ze een product of een dienst hebt verleend. De factuur vraagt ​​de klant om te betalen. En het geeft u en de klant een papieren spoor zodat iedereen weet wanneer de betaling moet worden voldaan.

Een factuur bevat belangrijke details die een klant moet weten om zijn rekeningen te betalen, waaronder:

• Datum
• Klant- en verkoperinformatie
• Gekochte goederen en/of diensten
• Totaal verschuldigd bedrag
• Betalingsvoorwaarden
• Factuurnummer

U kunt papieren facturen naar klanten sturen. Of u kunt proberen digitale kopieën (bijv. e-mail) te verzenden met e-facturering.

5 tips voor het volgen van facturen

Als je facturen naar klanten stuurt, heb je een volgsysteem nodig. Waarom? Het gebruik van een goed gehasht factuurvolgsysteem kan u helpen:

• Bewaak betaalde en onbetaalde facturen
• Onderneem actie wanneer de betaling van een klant te laat is
• Zorg ervoor dat u uw debiteuren ontvangt
• Beter evenwicht in de cashflow van uw bedrijf
• Beslissingen nemen om klanten meer aankopen te laten doen met tegoed

Bekijk de volgende tips voor het bijhouden van facturen om het betalingsproces soepeler te laten verlopen.

1. Gebruik een systeem

Allereerst:u hebt een systeem nodig waarmee u uw facturen kunt volgen. Hier zijn een paar manieren waarop u facturen kunt volgen:

• Spreadsheet
• Software voor het bijhouden van facturen
• Boekhoudsoftware

Als u een spreadsheet gebruikt, moet u handmatig een sjabloon voor het bijhouden van facturen maken om de facturen van uw bedrijf bij te houden, wat tijdrovend kan zijn. U hoeft voor deze methode echter niets anders te betalen dan uw tijd.

Software voor het volgen van facturen doet precies wat de naam doet vermoeden:het geeft u een geautomatiseerde manier om uw facturen aan te maken en te volgen. Software voor het volgen van facturen biedt echter meestal geen gedetailleerde rapportage zoals boekhoudsoftware.

Het gebruik van boekhoudsoftware geeft u niet alleen de mogelijkheid om uw facturen te volgen, maar u krijgt ook uitgebreide rapporten en andere hoognodige functies voor bedrijven. Als u uw facturen wilt automatiseren en uw boekhouding, boekhoudsoftware kan de juiste keuze zijn. Om nog maar te zwijgen, er zijn enkele providers waarmee u schattingen kunt maken en verzenden, schattingen kunt converteren naar facturen, creditcardbetalingen kunt accepteren en meer.

2. Bewaar altijd een kopie

Of u nu papieren of elektronische facturen verstuurt, bewaar altijd een kopie van de factuur voor uw administratie.

Als u boekhoudsoftware of software voor het volgen van facturen gebruikt, fungeert het systeem als een automatisch papierspoor voor u. Dat betekent dat u wanneer u maar wilt toegang heeft tot kopieën van uw facturen.

Als u geen software gebruikt, kunt u digitale kopieën van elke factuur die u verstuurt op uw computer bewaren (bijvoorbeeld in een map). Of u kunt papieren exemplaren bewaren in een archiefkast.

3. Gebruik uw verouderingsrapporten

Wilt u uw factuurvolgproces verbeteren, cashflowproblemen identificeren en voorkomen en eenvoudig zien wanneer al uw debiteuren verschuldigd zijn? Maak dan een ouderdomsrapport debiteuren aan.

Veroudering van debiteurenrapporten tonen u het aantal dagen dat een factuur achterstallig is. Uw debiteuren (AR) is het geld dat u van klanten heeft. Dit rapport verdeelt het nog verder om achterstallige facturen in vaste tijdsblokken te categoriseren.

Een ouderdomsrapport van debiteuren gebruikt doorgaans de volgende tijdsbestekken:

• Huidige (met onmiddellijke ingang)
• 1 – 30 dagen
• 31 – 60 dagen
• 61 – 90 dagen
• 91+ dagen

U kunt bijvoorbeeld een factuur hebben die 30 dagen te laat is. De volgende dag (31 dagen te laat) verplaatst u de klant naar het tijdsbestek van 31 - 60 dagen. Dit helpt u te laten zien welke klanten facturen achterstallig hebben in welke categorie. En het rapport splitst de verschuldigde bedragen in elk interval op.

Uw AR-rapport kan er ongeveer zo uitzien:

Het gebruik van een verouderingsrapport is de beste manier om uw facturen met tussenpozen te volgen om te zien wie het meeste geld verschuldigd is (en wanneer).

Nogmaals, het gebruik van software kan het proces van het beheer van uw rapport over veroudering van debiteuren stroomlijnen. De software verplaatst facturen automatisch door de pijplijn op basis van het aantal dagen achterstallig elke factuur die u in het systeem hebt ingevoerd.

U kunt er ook voor kiezen om handmatig een AR-rapport te maken (bijv. spreadsheet voor het bijhouden van facturen) en dit maandelijks bij te werken.

4. Stuur herinneringen (+ automatiseer het proces!)

Door een systeem te gebruiken, kopieën te maken en een AR-verouderingsrapport te maken, krijgt u de informatie die u nodig hebt om herinneringen te verzenden. Daarom is het verzenden van herinneringen onze top vijf van tips voor het volgen van facturen.

Wanneer u facturen bijhoudt, moet u herinneringen naar klanten sturen om hen om betaling te vragen. Deze zachte duwtjes herinneren klanten eraan dat hun facturen achterstallig zijn. En betalingsherinneringen kunnen klanten helpen hun te betalen rekeningen beter te volgen.

Als u software gebruikt, hoeft u zich misschien geen zorgen te maken over het verzenden van herinneringen. U kunt automatische betalingsherinneringen instellen voor wanneer facturen een bepaald aantal dagen achterstallig zijn.

5. Kijk wat wel en niet werkt

Te laat betalen? Hoe zit het met vroegbetalingskorting? Ontdek wat wel en niet werkt met uw huidige proces om het bijhouden van facturen te verbeteren.

Besteed aandacht aan uw huidige betalingsvolgsysteem om te zoeken naar gebieden die u kunt verbeteren. Mogelijk vindt u dat u:

• Je betalingsvoorwaarden beter verwoorden
• Klanten direct factureren
• Bied korting aan klanten die eerder willen betalen
• Geef klanten een eenvoudigere manier om te betalen (accepteer bijvoorbeeld digitale betalingen) 
• Een betalingsproces instellen voor klanten die het moeilijk hebben 

Klaar om uw factuurproces naar een hoger niveau te tillen? Met Patriot's Accounting Premium , kunt u een onbeperkt aantal klanten en facturen maken en volgen, creditcardbetalingen accepteren, terugkerende facturen instellen en automatische betalingsherinneringen verzenden. Profiteer vandaag nog van onze gratis proefperiode!