Facturen en afschriften worden regelmatig gebruikt in het bedrijfsleven. Je verstuurt facturen en overzichten om klanten te factureren. En leveranciers sturen u facturen en overzichten zodat u weet hoeveel u verschuldigd bent. Maar wat is het verschil tussen een factuur en een afschrift?

Wat is het verschil tussen een factuur en een afschrift?

Om facturen en overzichten correct te kunnen verzenden en ontvangen, moet u weten wat dit zijn. Bekijk hieronder het verschil tussen een factuur en een afschrift.

Wat is een factuur?

Wanneer je iets koopt zonder direct te betalen, ontvang je een factuur met daarop de transactie. En wanneer uw klanten iets kopen zonder meteen te betalen, stuurt u hen een factuur. U kunt ook een factuur horen die een rekening wordt genoemd.

Een vaste klant belt u bijvoorbeeld om een ​​bestelling van kantoorartikelen te plaatsen. Het kan zijn dat u die dag geen betaling ontvangt. In plaats daarvan zou u een factuur opstellen en deze aan uw klant geven wanneer deze de benodigdheden ophaalt.

Factuurgegevens

Een factuur kan op papier zijn of via e-mail worden bezorgd. Wanneer u een factuur verzendt, vermeldt u de volgende betalingsgegevens:

• Het totale verschuldigde bedrag. Wees duidelijk over hoeveel een klant u verschuldigd is. Indien van toepassing, inclusief belasting. Het belastingbedrag moet duidelijk worden geëtiketteerd voordat het aan het totaal wordt toegevoegd.
• Gekochte goederen en/of diensten. Uw klant wil precies weten voor welke producten of diensten hij gefactureerd wordt. U moet de kosten van elk goed of elke dienst vermelden, zodat de klant weet hoe het totale bedrag is bereikt.
• Wanneer de betaling verschuldigd is en hoe deze te betalen. Wees duidelijk over de betalingstermijn en hoe een klant kan betalen. Dit kan u helpen situaties te voorkomen waarin klanten niet betalen.
• Transactie- en factuurdatums. Zorg ervoor dat klanten weten wanneer ze artikelen hebben gekocht en wanneer de factuur is verzonden.
• Een factuurnummer. Nummer elke factuur om uw zakelijke administratie te vereenvoudigen.
• Klantgegevens. Of u nu een factuur per post, e-mail of persoonlijk bezorgt, vermeld de informatie van uw klant. De naam, het bedrijf (indien van toepassing), het adres en het telefoonnummer van de klant zijn allemaal essentiële informatie.
• Verkoperinformatie. Voeg de informatie van uw bedrijf toe, zodat klanten precies weten waar de factuur vandaan komt. Vermeld de naam en het adres van uw bedrijf. Vermeld ook uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zodat klanten u kunnen bereiken.

Facturen registreren

Houd een overzicht bij van facturen die u naar klanten verzendt. Op die manier kunt u factuurbetalingen volgen en wordt het opstellen van een afschrift eenvoudiger. Met basissoftware voor zakelijke boekhouding kunt u gemakkelijk facturen maken en onbetaalde facturen bijhouden.

U moet ook facturen bijhouden die u ontvangt. Zorg ervoor dat u het verschuldigde geld en de betaalde facturen noteert.

Wat is een verklaring?

Een overzicht is een lijst met onbetaalde facturen die het totale onbetaalde saldo voor een bepaalde periode bevat. U ontvangt afschriften van leveranciers en stuurt afschriften naar klanten.

Details van de verklaring

Wanneer u een afschrift naar een klant stuurt, moet de volgende informatie worden opgenomen:

• Recente facturen. Er moet een lijst zijn met facturen die zijn uitgegeven tijdens de periode van de verklaring. Elke factuur moet een datum, factuurnummer, aangekocht bedrag, gedane betalingen en factuursaldo hebben.
• Klantgegevens. Vermeld de naam van de klant, het bedrijf (indien van toepassing), het adres en het telefoonnummer.
• Verkoperinformatie. Uw naam, bedrijf, adres, telefoonnummer en e-mailadres moeten duidelijk op de verklaring worden vermeld.
• Declaratiedatums gedekt. Zorg ervoor dat de klant de tijdsperiode kent die de verklaring omvat. Schrijf bijvoorbeeld dat het overzicht betrekking heeft op transacties van 1 juni 2016 tot 1 juli 2016.
• Verklaringsdatum. Vermeld ook de datum waarop u de verklaring hebt opgesteld.
• Rekeningnummer. De verklaring moet een nummer hebben voor uw administratie.

Registreer verklaringen

Neem verklaringen op die u van leveranciers ontvangt in uw boekhouding. Met het vastleggen van afschriften kunt u controleren of facturen en afschriften overeenkomen. Als u fouten ontdekt bij het afstemmen van een verklaring, bel dan uw leverancier.

Leg ook verklaringen en facturen vast die u naar klanten verzendt. Als een klant bijvoorbeeld denkt dat de opgave onjuist is, kunt u uw administratie gebruiken om de juiste informatie te verifiëren. Als er een fout is, kunt u deze oplossen. Als er geen fout is, kunt u de klant kopieën van de facturen laten zien om te bevestigen dat de verklaring correct is.

Wilt u een gemakkelijke manier om inkomend en uitgaand geld bij te houden? De online boekhoudsoftware van Patriot houdt uw uitgaven en inkomsten bij. Maak je geen zorgen over ongeorganiseerde records. Probeer het vandaag nog gratis!

Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.