Nieuw werk vinden voor uw bedrijf is spannend. Maar een schatting sturen? Dat kan een reden zijn voor een moment van paniek. Wat u moet zeggen bij het verzenden van een schatting is belangrijk omdat u uw werk en vaardigheden aan een potentiële klant verkoopt. Lees meer over wat u moet zeggen bij het verzenden van een schatting en hoe u de details kunt bepalen die moeten worden opgenomen.

Wat te zeggen bij het verzenden van een schatting

De basiselementen van een zakelijke schatting zijn de beschrijving van het werk, de tijdlijn, de totale verwachte kosten, betalingsvoorwaarden en bedrijfsinformatie. Laten we elk item eens nader bekijken en bekijken wat we moeten opnemen.

1. Omvat de omvang van het uit te voeren werk

Schattingen moeten uniek zijn voor uw klant en hun behoeften. Overweeg een sjabloon wanneer u beslist wat u moet zeggen bij het verzenden van een schatting. Waarom? Een sjabloon kan u helpen om consistentie te hebben voor alle schattingen. Uw schatting moet een regel voor regel beschrijving bevatten van het werk dat u verwacht uit te voeren als uw klant uw schatting accepteert. Wees duidelijk en vermeld al het werk dat de klant u heeft gevraagd voor het voltooide project.

Voeg alle materialen toe die u moet kopen en het aantal items dat u verwacht te gebruiken.

2. Maak een lijst van uw geprojecteerde tijdlijn

Uw klant heeft misschien een tijdlijn voor hun werk, maar uw tijdlijn kan anders zijn. Vermeld de geschatte tijd die nodig is om het werk te voltooien waarvoor u de schatting maakt. Wees realistisch en vind een marge die voor u, uw bedrijf en met alle andere projecten die u tegelijkertijd heeft, werkt.

3. Vermeld duidelijk je prijs

Uw prijs is een van uw grootste verkoopargumenten voor uw bedrijf. Vermeld de geschatte kosten van alle arbeid en materialen in de projectbeschrijving. Voeg bovenaan of onderaan de schatting uw totale geschatte taakkosten toe. Voeg eventuele kortingen of pakketdeals toe om de klant op de hoogte te stellen van eventuele besparingen die hij kan ontvangen.

4. Geef een overzicht van uw betalingsvoorwaarden

Nadat u de benodigde informatie heeft verzameld, bepaalt u uw betalingsvoorwaarden voor uw klant. Verwacht je betaling nadat je de klus hebt geklaard? Moet de klant vooraf betalen? Of kan de klant gebruik maken van een betalingsschema? Deze factoren zijn belangrijk om te overwegen. Waarom? Omdat een klant de beste betalingsvoorwaarden kan kiezen om aan zijn individuele behoeften te voldoen.

U kunt ook overwegen een vroegbetalingskorting te geven als de klant op een bepaalde datum volledig betaalt (bijvoorbeeld het volledige bedrag betalen bij aanvang van de klus).

Vermeld ook eventuele late vergoedingen of boetes op de schatting.

5. Voeg uw bedrijfsinformatie toe

Heeft u alle projectdetails op uw schatting? Perfect! Nu moet u uw bedrijfsinformatie opnemen. Overweeg om uw logo ergens prominent op de pagina toe te voegen (bijvoorbeeld in de linkerbovenhoek), zodat uw klant gemakkelijk kan zien wiens schatting voor hem staat.

Vermeld de naam, het adres, het e-mailadres en het telefoonnummer van een contactpersoon, zodat de klant niet naar de informatie hoeft te zoeken. U kunt deze informatie onder uw logo plaatsen (indien u deze opneemt) of onder de projectdetails.

6. Voeg een disclaimer toe aan de schatting

Hoewel het niet nodig is, kan het toevoegen van een disclaimer aan de schatting u op de lange termijn helpen. Overweeg een disclaimer aan uw schatting toe te voegen, zodat uw klant weet dat de vermelde kosten bij benadering zijn en aan verandering onderhevig.

De details van uw schatting bepalen

Dus nu weet u wat u moet zeggen in uw schattingen. Maar hoe bepaal je die factoren zodat ze realistisch zijn en winst maken?

1. Stem uw schattingen af ​​op uw klant

Algemene e-mails zijn geweldig voor het verzenden van informatie naar al uw klanten (bijv. couponcode-e-mails). Maar wanneer u een schatting verzendt, gaat het hebben van een algemeen sjabloon slechts zo ver. Uw klanten zijn uniek, dus uw schattingstaal moet worden aangepast aan de klant. Wanneer u aan de slag gaat met een schatting, denk dan aan factoren die uw prijsstelling kunnen beïnvloeden.

Voordat u met uw schatting begint, moet u:

• Stel vragen over het specifieke werk
• Meer informatie over uw potentiële klant (kijk bijvoorbeeld op hun website)
• Overweeg prijsonderbrekingen voor pakketdiensten
• Bepaal eventuele deals voor nieuwe of bestaande klanten

Stel dat uw bedrijf algemene contracten afhandelt, maar dat u ook sanitair, elektriciteit en metselwerk aanbiedt. U heeft een klant die al enkele jaren af ​​en toe gebruik maakt van uw diensten en die op zoek is naar een nieuwe winkelruimte. Ze hebben hulp nodig bij het renoveren van het gebouw, dus zijn ze op zoek naar schattingen voor het werk. Wat u moet zeggen bij het verzenden van een schatting hangt af van de antwoorden op de vragen die u moet stellen.

Enkele vragen die u moet stellen voordat u gaat zitten om uw schatting te schrijven, zijn onder meer:

• Wat voor soort werk moet worden voltooid (bijv. elektrisch werk of loodgieterswerk)?
• Heeft de klant meerdere diensten nodig en kun je een bundeldeal aanbieden?
• Heeft de klant speciale artikelen (bijv. verlichtingsdisplays met gespecialiseerd elektrisch werk)?
• Kunt u de klant een korting aanbieden voor het gebruik van uw diensten in het verleden?

2. Wees realistisch met je tijd

Als u met een potentiële klant spreekt, vraag dan om een ​​einddatum. Hebben ze een harde deadline, of is het flexibeler?

Enkele andere factoren om in gedachten te houden zijn:

• Hoeveel projecten je in je agenda hebt staan
• De hoeveelheid en complexiteit van het uit te voeren werk
• Onvoorziene omstandigheden met het project (bijv. COVID-19 legt tijdelijk de werkzaamheden stil)
• Hoeveel werknemers heeft u

Als u de enige persoon bent die in uw bedrijf werkt, kan de tijdlijn bepalen of u extra hulp moet inhuren. Extra hulp verhoogt uw geschatte kosten.

3. Bepaal uw beste prijs

Iedereen houdt van een goede deal. Maar een korting is alleen goed voor uw bedrijf als u nog winst ziet. Uw tijd en vaardigheden zijn waardevolle activa voor uw bedrijf, dus doe uzelf niet tekort. Als u besluit om een ​​korting aan te bieden aan nieuwe of bestaande klanten, houd er dan rekening mee dat uw prijs u nog steeds geld moet opleveren.

Nogmaals, vergeet niet om eventuele aanbiedingen of kortingen die u aan uw klant aanbiedt duidelijk op de schatting te vermelden. Dit laat uw klant weten dat ze korting krijgen en dat de vermelde prijzen niet uw standaardprijzen zijn.

Overweeg onderzoek te doen naar de prijzen die uw concurrentie biedt. Kun je het je veroorloven om lager te gaan? Of heeft u inloggegevens die uw kosten verhogen (bijvoorbeeld speciale licenties)? Als u over certificeringen of branchereferenties voor uw bedrijf beschikt, zorg er dan voor dat deze informatie direct beschikbaar is voor huidige of toekomstige klanten.

4. Stuur een professioneel ogende schatting

Het is gemakkelijk om schattingsformulieren te kopen die u kunt invullen, een kladblok afscheuren en naar een klant sturen. Maar is dit de beste manier? Om een ​​winnende schatting te schrijven, moet u ervoor zorgen dat deze:

• Gemakkelijk te lezen
• Gedetailleerd
• Goed georganiseerd
• Wissen
• Foutvrij

Uw schatting moet scanbaar en toch volledig zijn. Opsommingstekens voor elk regelitem met een duidelijk gedefinieerde prijs maken het gemakkelijk voor klanten om te lezen.

U kunt schattingsformulieren gebruiken bij het schetsen van de schatting. Maar overweeg om een ​​manier te zoeken om een ​​gemakkelijk leesbare schatting te maken, zoals een die is gemaakt in online boekhoudsoftware. Een getypte schatting zegt dat u een professional bent die werk van hoge kwaliteit wil doen.

5. Wees snel met uw schatting

Zoals het spreekwoord zegt, de vroege vogel krijgt de worm. In het geval van schattingen kan snel zijn potentiële klanten laten zien dat u klaar bent om aan de slag te gaan. Als het werk voor de klant tijdgevoelig is, kan het snel ontvangen van een prijsopgave van het grootste belang zijn.

En reageer snel op eventuele vragen of opmerkingen van de klant. Snelle reacties laten klanten zien dat u serieus zaken doet en dat u hun tijd respecteert.

Uw schatting omzetten in een factuur

Uw schatting is de winnaar! Super goed! Wat nu? Na het uitvoeren van het werk is het tijd om uw klanten te factureren. Dat betekent dat u uw schatting moet omzetten in een factuur. Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u dit waarschijnlijk met een paar klikken op de knop doen.

Als u geen boekhoudsoftware gebruikt, kunt u een factuur maken door een deel van de taal op de schatting te wijzigen. In plaats van 'geschat totaal' onderaan, wijzigt u de formulering in 'te betalen saldo'. Vermeld de factuurdatum en het nummer, evenals de vervaldatum voor het saldo.

Hoewel de schatting een gedetailleerde uitsplitsing vereist van het werk dat u gaat uitvoeren, kunt u de meeste diepgaande informatie van de factuur verwijderen. Als u bijvoorbeeld elektrische werkzaamheden uitvoert, kan de schatting aangeven hoeveel materiaal u verwacht te gebruiken en aangeven waar u het gaat gebruiken. U kunt alleen het materiaal, de gebruikte hoeveelheid en de kosten op de factuur vermelden.

Heeft u een disclaimer toegevoegd aan uw schatting? Voeg dat niet toe aan uw factuur. Op de factuur staat uw vaste prijs voor het werk, u heeft de disclaimer dus niet nodig.

Wat moet u overboeken van de raming naar de factuur? Overdraagbare items zijn onder meer:

• Uw bedrijfs- en contactgegevens
• Arbeids- en materiaalkosten
• Kortingen (indien van toepassing)
• Betalingsvoorwaarden

Lever uw facturen, net als schattingen, snel af om een ​​tijdige betaling te garanderen.

Bent u op zoek naar een eenvoudige oplossing voor schattingen en facturen? Patriot's premium online boekhoudsoftware Met kunt u schattingen maken, converteren en volgen van begin tot eindfactuur. Op die manier kunt u met een klik op de knop snel schattingen verzenden en aan de slag gaan. Probeer het vandaag 30 dagen gratis!