Cybersecurity-risico's zijn ongekend hoog. In een tijdperk van phishing, malware, wachtwoordaanvallen en andere schema's lopen gevoelige klantgegevens meer risico dan ooit tevoren. Professionals die routinematig omgaan met persoonlijk identificeerbare informatie, moeten ijverig zijn over het beschermen van die gegevens, en belastingopstellers zijn zeker geen uitzondering. De IRS heeft onlangs een waarschuwing afgegeven aan belastingvoorbereiders om hun veiligheidsmaatregelen te verhogen in het licht van een wijdverbreide nieuwe zwendel die is ontworpen om belastingteruggaven te stelen met behulp van gecompromitteerde gegevens van belastingadviseurs.

Van eenvoudige menselijke fouten tot onbeveiligde softwaresystemen tot een ontoereikend bewaarbeleid, er zijn veel manieren waarop u belastingdocumenten in gevaar kunt brengen zonder het zelf te beseffen. Hieronder volgen vier veelvoorkomende risicogebieden en hoe u ze kunt vermijden.

1. Elektronische levering en uitwisseling van documenten

De mogelijkheid om elektronisch documenten uit te wisselen heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we zaken doen, maar het opent ook de deur naar mogelijke fraude en beveiligingsinbreuken als de juiste voorzorgsmaatregelen niet worden genomen. Het verzenden en ontvangen van belastingdocumenten met behulp van onbeveiligde, niet-versleutelde e-mail maakt ze een gemakkelijk doelwit voor oplichters die e-mails onderscheppen, e-mailadressen vervalsen en onbeschermde gegevens stelen. Deze e-mailprogramma's kunnen ook beperkingen stellen aan de documentgrootte, wat ertoe kan leiden dat belangrijke informatie wordt teruggestuurd, verloren gaat of misplaatst wordt.

Als veiliger alternatief voor e-mail zouden bedrijven moeten overwegen om portals te gebruiken om belastingdocumenten te bezorgen en uit te wisselen. Portalen bieden niet alleen cruciale codering tijdens overdracht en opslag, ze beperken ook de toegang tot alleen specifieke goedgekeurde personen. Bovendien profiteert u van een georganiseerde structuur voor documentsamenwerking, omdat portals Windows-vriendelijke archiveringsstructuren ondersteunen.

U moet ook oplossingen voor documentbeheer onderzoeken die versleutelde e-mailsystemen bieden. Met deze oplossingen kunt u berichten en documenten verzenden met behulp van links die gedownloade of geüploade gegevens versleutelen en beschermen tegen mogelijke hackers.

2. Menselijke fout

We zijn allemaal mensen. Het belastingseizoen brengt lange uren en bergen werk met zich mee. Zelfs de meest competente, ijverige CPA zal zeker een fout maken. Helaas, als het gaat om zoiets gevoeligs als belastinginformatie, kan een schijnbaar onschuldige fout enorme gevolgen hebben.

Als belastingdocumenten per ongeluk worden verwijderd of van hun juiste plaats worden verplaatst, kan dit ernstige gevolgen hebben voor uw productiviteit en een tijdige indiening in gevaar brengen. Hetzelfde geldt voor het verkeerd benoemen van documenten:de tijd die u verliest met zoeken of opnieuw verzenden, kan het archiveringsproces in gevaar brengen.

De juiste technologische oplossingen kunnen een grote bijdrage leveren aan het verminderen van deze fouten. Uw software zou uw documenten moeten herkennen en automatisch archiveren om te voorkomen dat ze per ongeluk worden verwijderd. Het moet ook volledige doorzoekbaarheid van documenten bieden, zodat u de volledige inhoud van uw documenten kunt doorzoeken en niet alleen hun titels. Ten slotte zou het u de mogelijkheid moeten bieden om gemakkelijk verwijderde documenten op te halen. Niemand wil de schaamte om uw klant te moeten vragen om gegevens opnieuw te verzenden.

3. Concurrerende versies van documenten

Het is gebruikelijk dat documenten meerdere revisies ondergaan voordat ze definitief zijn. Er ontstaan ​​echter problemen wanneer mensen per ongeluk verschillende versies van hetzelfde document gebruiken. Dit kan gebeuren wanneer er meerdere exemplaren van hetzelfde bestand zijn of wanneer meerdere mensen tegelijkertijd toegang hebben tot een document met dezelfde machtigingen. Dit creëert niet alleen een risico op fouten, het kan ook uw productiviteit belemmeren en onnodige verwarring veroorzaken.

Deze onnodige fouten kunnen worden voorkomen door een softwareoplossing te gebruiken die u controle geeft over de verschillende versies van uw documenten, zodat u ze kunt beheren op een manier die ervoor zorgt dat iedereen altijd aan de meest actuele en nauwkeurige versie werkt, terwijl u de mogelijkheid behoudt om toegang tot eerdere versies voor het geval er ongepaste wijzigingen worden aangebracht.

Hoewel het belangrijk is om meerdere mensen toegang te geven tot uw documenten, moet er een formele in- en uitcheckfunctie zijn waarmee slechts één persoon tegelijkertijd aan een document kan werken. Alle anderen zouden alleen-lezen toegang moeten hebben, zodat mensen niet tegelijkertijd concurrerende bewerkingen invoeren.

4. Opslaan en bewaren van documenten

Hoewel er terecht veel aandacht wordt besteed aan het vermijden van fouten en het waarborgen van veiligheid terwijl documenten worden voorbereid, houden de zorgen niet op zodra de documenten zijn afgerond en het belastingseizoen voorbij is.

Het bijhouden van belastingdocumenten is van cruciaal belang. Documenten moeten zo worden gearchiveerd dat ze niet kunnen worden gewijzigd en gemakkelijk kunnen worden doorzocht. Vertragingen bij het lokaliseren van belangrijke gegevens kunnen reële risico's met zich meebrengen. Er moet een bedrijfsbrede standaard zijn voor naamgevingsconventies en bestandsopslaglocaties die door technologie worden afgedwongen, anders gaan gegevens verloren. Door naamgeving aan individuele voorkeuren over te laten, is er ruimte voor fouten, wat resulteert in bestanden die moeilijk of onmogelijk te vinden zijn.

Houd er rekening mee dat softwarewijzigingen en licenties voortdurend verlopen. Uw documenten moeten een indeling hebben die u kunt openen, ongeacht de software die u momenteel heeft.

Uw bedrijf moet een formeel documentretentiebeleid hebben waarin wordt uiteengezet hoe lang klantenbestanden worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd. Technologie versterkt dat beleid door automatisch bestanden op de juiste momenten te verwijderen of medewerkers te waarschuwen om dit te doen. U wilt een klant desgevraagd voor een geschikte tijd de ingediende dossiers kunnen verstrekken. U wilt uw bedrijf echter ook beschermen tegen het belasten van uw IT-systemen met terabytes aan onnodige gegevens en het maken van onnodige kosten voor opslag.

Houd er ook rekening mee dat in de huidige litigieuze wereld elk bedrijf documenten voor de rechtbank moet overleggen. Als u kunt wijzen op een duidelijk en gepast bewaarbeleid en kunt aantonen dat u een systeem heeft om dit af te dwingen, zal uw professionele oordeel of u uw documenten op de juiste manier hebt behandeld en gearchiveerd, zelden in twijfel worden getrokken.

De weg vooruit

Het valt niet te ontkennen dat we in een tijd leven waarin inbreuken op de cyberbeveiliging een reële bedreiging vormen voor belastingadviseurs. Het goede nieuws is echter dat veel van de meest voorkomende potentiële risico's met betrekking tot belastingdocumenten vermijdbaar zijn. Door softwareoplossingen te implementeren die u veilige workflows en documentopslag bieden, kunt u veel van de alledaagse fouten en beveiligingsproblemen verwijderen die gevoelige belastinginformatie van klanten in gevaar brengen. Gewapend met de juiste technologie kunnen belastingopstellers gerust zijn, wetende dat hun belastingdocumenten veilig zijn.

Doc-It zal aanwezig zijn op Accountex op 23-24 mei, stand 1032