Hoe groot of klein uw kleine bedrijf ook is, er zijn cruciale documenten die alle bedrijfseigenaren moeten beveiligen. Interne documenten, financiële gegevens of documenten met persoonlijk identificeerbare informatie moeten worden beveiligd.

Afhankelijk van uw branche is het beveiligen van belangrijke documenten wettelijk geregeld en verplicht.

1. Beveilig belangrijke bestanden met een wachtwoord

Het verbaast me hoeveel eigenaren van kleine bedrijven belangrijke documenten op hun laptop bewaren en mogelijk gevoelige bedrijfsgegevens blootleggen als ze verloren of gestolen zijn. U kunt uw documenten met een wachtwoord beveiligen als extra beveiligingsniveau. Gebruik de wachtwoordbeveiligingsfunctie in Microsoft Word en Excel om te voorkomen dat een onbevoegde gebruiker deze opent of wijzigingen aanbrengt. In Adobe Acrobat kunt u PDF-bestanden beveiligen om het openen, afdrukken, bewerken en kopiëren van bestanden te voorkomen. Het beschermen van een PDF-document tegen bewerkingen zou standaard moeten worden bij het verzenden van contracten.

2. Digitale kopieën maken

Er is meer nodig dan een afgesloten archiefkast om belangrijke documenten te beschermen. Papieren documenten, of hardcopy's, zijn geweldig voor gemakkelijke toegang, maar het hebben van een digitale back-up is essentieel. Investeer in een goede scanner en scan uw belangrijke documenten naar digitale bestanden. Scan alle belangrijke documenten en sla ze op in een cloudgebaseerde opslagservice zoals Dropbox, JustCloud en SugarSync. Dankzij cloudgebaseerde opslag kunnen bestanden worden opgeslagen op externe servers die toegankelijk zijn vanaf internet. U hoeft zich geen zorgen te maken over de bestanden in het geval van een natuurramp, brand, inbraak of als de harde schijf van uw computer crasht. Met de meeste cloudgebaseerde zakelijke opslagservices kunt u ook bijhouden hoe gegevens door wie bestanden zijn geopend en of de informatie is gedeeld.

3. Gebruik e-handtekeningen

Weet je nog wanneer je een handtekening van een klant nodig had en je een document moest scannen, afdrukken en e-mailen, en dat ze dan moesten afdrukken, ondertekenen en e-mailen? Dankzij dit proces konden gevoelige gegevens via e-mail worden verzonden, wat een veiligheidsrisico vormt. Die tijd is voorbij dankzij elektronische handtekeningen, eSignatures, waarmee documenten wettelijk digitaal ondertekend kunnen worden. Met tools zoals DocuSign en AdobeSign kan uw kleine bedrijf documenten onmiddellijk laten ondertekenen zonder al het printen.

4. Zet je smartphone aan het werk

Weg met de rommel van het bewaren van papieren bonnen. Gebruik uw smartphone om foto's te maken van uw zakelijke aankopen. Diensten zoals Shoeboxed of Expensify kunnen het volgen van uitgaven eenvoudiger maken. Wanneer u winkelt bij winkels zoals Staples of Office Depot, kunt u uw bonnen per e-mail naar uw zakelijke account sturen. U zou een melding op uw smartphone moeten krijgen ter bevestiging dat u uw ontvangstbewijs heeft ontvangen.

5. Maak een beter intern beleid

Implementeer beleid dat de beste praktijken voor uw kleine bedrijf worden. Deel uw interne beleid met uw personeel om ervoor te zorgen dat iedereen goed op de hoogte is van de verwachtingen.

• Laat geen gevoelige gegevens achter op de printer zodat iemand ze kan ophalen. Als u afdrukt naar een gedeelde printer, haalt u uw document onmiddellijk op. Als u gevoelige documenten scant en e-mailt, overleg dan met uw IT-professional om ervoor te zorgen dat de gegevens worden versleuteld en dat de printer regelmatig gearchiveerde bestanden verwijdert.
• Gebruik uw gezond verstand over welke bestanden u moet bewaren en stel beleid op voor hoe lang u de documenten moet bewaren.
• Vernietig onnodige documenten, zoals personeelsdossiers van tien jaar geleden, die hun burgerservicenummer kunnen bevatten. Als je om de een of andere reden een kopie moet bewaren, sla het document dan op in een met een wachtwoord beveiligd bestand in je cloudopslag.
• Investeer in een goede papiervernietiger. Zorg ervoor dat belangrijke papieren documenten niet in de prullenbak worden gegooid, maar versnipperd. Gebruik van een cross-cut shredding in plaats van een strip-cut om te voorkomen dat documenten weer in elkaar worden gezet.
• Als een werknemer vertrekt, trek dan onmiddellijk de toegang tot uw netwerk in om te voorkomen dat gevoelige zakelijke documenten worden gedownload.