Door Aoibheann Byrne

In mijn laatste blogbericht , Ik had het over de nieuwe Bureau-functie van BrightPay - Client Payroll Entry - en hoeveel van een game-changer het is. Maar BrightPay verwent je rot en probeert indruk te maken op je ouders omdat ze niet alleen een, maar twee nieuwe bureaus, tijdwinst en super geweldige functies hebben. Deze tweede functie gaat hand in hand met de Client Payroll Entry functie en heet Payroll Approval. Nee nee, het is geen teamlid van BrightPay dat over uw loonboeken staat te kijken en "ja, heel goed" zegt. Het is een manier om ervoor te zorgen dat de loonlijst informatie is 100 procent nauwkeurig voordat de loonlijst definitief is. Hoe?

Net als bij het invoeren van de loonlijst, is het huidige systeem voor het verkrijgen van loongegevens van klanten en het goedkeuren van de loonlijst met de klant onhandig en onhandig. Nadat het bureau al het werk heeft gedaan, rondt ze de loonlijst af en stuurt ze een kopie naar de klant voor goedkeuring, in wezen doen ze het blind, omdat dit allemaal gebaseerd is op de veronderstelling dat alle verstrekte informatie om het uiteindelijke resultaat te bereiken correct is. HA! Zo naïef! Er zijn bijna altijd fouten en deze fouten worden pas door de klant opgepikt zodra ze de definitieve loonlijst hebben ontvangen ter goedkeuring.

Dus nu heeft de klant gemerkt dat ze vergeten zijn je te vertellen dat Ricardo vorige maand terug naar huis is verhuisd naar Brazilië en dat Tracy haar baby eigenlijk al heeft, dus ze vertellen je welke wijzigingen er moeten worden aangebracht, hetzij per e-mail of via de telefoon, maar eigenlijk, Pierce was vorige week twee dagen ziek omdat hij de bedorven melk in de koelkast van de personeelskamer opdronk, maar de manager vergat het op te nemen, zodat ze je opnieuw bellen, enzovoort, enzovoort. Het is net de slechtste partij tennis die je ooit hebt gezien; gewoon heen en weer en heen en weer totdat iedereen sterft.

Erger nog is als de klant een fout niet oppikt en de loonlijst goedkeurt die je hebt afgerond en dan pas de week erna merkt en dan zijn ze er allemaal in je grill over, met de vinger wijzend. Je bent er vrij zeker van dat het hun schuld is, omdat je een accountant bent en daarom perfect en onsterfelijk, maar hoe bewijs je het? Ga je de jaren van e-mailuitwisselingen door om een ​​punt te bewijzen? (Ik bedoel, ik zou. Maar ik ben kleinzielig en heb veel tijd van mijn handen). Het antwoord is nee, het kan je niet schelen. Dus je knarsetandt en corrigeert de fouten en gaat heen en weer en heen en weer en hoopt dat Noord-Korea eindelijk een atoombom afvuurt en je uit je lijden verlost.

Welkom op het podium van de nieuwe functie van BrightPay Connect - de Payroll Approval Facility! Met deze functie kunt u salarisbureau gebruikers om veilig vóór . een salarisoverzicht te sturen de salarisadministratie is afgerond. Het is dan aan de klant (ja de KLANT) om de loongegevens te bekijken en te autoriseren via hun online werkgeversdashboard. Net als het invoeren van de loonlijst, gebeurt dit allemaal via het BrightPay Connect-portaal, waardoor handmatige correctie en eindeloze e-mails niet meer nodig zijn. NIET ALLEEN DAT, maar de klant is nu verantwoordelijk voor het waarborgen van de payroll informatie is 100 procent correct voordat deze wordt afgerond. Alleen omdat je een accountant bent, maakt het je nog niet verantwoordelijk (zing ).

Oh en heb ik audit trails genoemd? Yaaaas meisjes en jongens, audit trails van alle salarisaanvragen die zijn goedgekeurd door de klant. Het omvat elke stap die door uw klant wordt genomen en en inclusief loonlijst ingediend, goedgekeurd en ingediend, openstaande verzoeken en bestanden die wachten om te worden goedgekeurd, voltooid en zelfs bestanden die klaar zijn om te worden gedownload naar een werknemersbestand. Dus de volgende keer dat Brenda je beschuldigt van het maken van een fout, kun je haar beleefd naar de audittrail-sectie verwijzen en daar weg rennen en haar achterlaten om je stof op te eten.

Ongeacht de verantwoordelijkheid, als klanten zelf gegevenscontroles en goedkeuringen uitvoeren, zal dit resulteren in een grotere nauwkeurigheid, minder noodzaak om wijzigingen aan te brengen nadat de salarisadministratie is afgerond, wat resulteert in tijdwinst, hogere productiviteit, verbeterde klant-/bureaurelaties en wereldvrede.

Bekijk BrightPay .