Tax Help Direct is een accountantskantoor in Essex dat prat gaat op het aanbieden van een breed scala aan diensten aan zijn 250 klanten.

Het aantal klanten is de afgelopen jaren flink gestegen. Het team bedient bedrijven van elke omvang en biedt accountancydiensten aan start-ups, gevestigde bedrijven, onderaannemers en zelfs grote naamloze vennootschappen.

De in Southend gevestigde groep wordt geleid door Kris Pamenter, een enige beoefenaar met meer dan 30 jaar accountancy-ervaring.

Naarmate de praktijk groeide, namen ook de eisen aan de tijd van Kris toe. Kris biedt elke klant een persoonlijk tintje, zodat zijn uren op kantoor toenam en efficiëntie een primaire doelstelling werd.

Niveau van klantenservice

Kris was van mening dat kosten een probleem aan het worden waren voor een bedrijf van deze omvang. Toen zijn vorige softwareleverancier werd uitgekocht door een concurrent, voelde hij dat het niveau van klantenservice dat hij eerder had genoten ook aan het afnemen was, wat vooral merkbaar was met hun IT-ondersteuning.

Na contact van Thomson Reuters , begon hij gesprekken om leveranciers te verplaatsen. Een dergelijke stap kan ontmoedigend zijn en brengt altijd een zekere sprong van vertrouwen met zich mee, maar Kris was meteen onder de indruk en vertelt dat de beslissing om te verhuizen een gemakkelijke was.

"[Thomson Reuters] gaf me een demo van hun software", zegt hij, "en toen ik het eenmaal had gezien, wist ik dat het zoveel moderner was dan wat ik eerder gebruikte. Zodra we het eens waren over de kosten, was het een makkelijke beslissing.”

Migratieproces

Voorafgaand aan de officiële verhuizing werkte Tax Help Direct nauw samen met Thomson Reuters bij de migratie en de daaropvolgende trainingssessies om ervoor te zorgen dat vanaf de eerste dag zoveel mogelijk aanwezig was. Laura en Trudy van het Welcome Services-team hebben het migratieproces beheerd.

"Ze waren erg meegaand", zei hij. "Ik moest de sessiedatums op een laat tijdstip wijzigen, vanwege de aard van het feit dat ik als enige beoefenaar de verplichtingen van de klant moest omzeilen, en ze slaagden erin om dingen zonder enige stress te verplaatsen. Ze maakten het hele proces gemakkelijk.”

Na slechts enkele trainingen was Kris klaar om live te gaan. "De training was zo goed dat ik het gemakkelijk kon oppakken", zegt hij. "Rattan heeft vanaf de eerste dag met ons samengewerkt en hij is absoluut fantastisch geweest - hij heeft het heel eenvoudig gemaakt. Na een eerste implementatiesessie was er een tweede en daarna een laatste om er zeker van te zijn dat ik tevreden was met het product en dat was ik ook.”

Zeer handig

Een paar maanden later de voordelen voor Tax Help Direct liggen voor de hand en Kris begint efficiënter te werken. “Digita Praktijkmanagement is erg handig. Toen ik voor het eerst begon over te schakelen, stelde ik een spreadsheet samen met al mijn gegevens en dat vulden ze in feite in de nieuwe database. Dit gaf me een volledige lijst van alle klanten en data en Rattan deed dit allemaal als onderdeel van de migratie.”

Hij zegt ook:“Wat ik Thomson Reuters betaal, is een vergelijkbaar bedrag als voorheen, maar de software is nuttiger. Het gaat meer om flexibiliteit en tijdwinst.”

“Het Digita Virtual Office is fantastisch, omdat je het overal kunt gebruiken omdat het cloudgebaseerd is. Nu kan ik naar klanten gaan en op afstand werken.

“Dat betekent dat ze me de informatie die ik nodig heb daar en dan kunnen geven, in plaats van dat ik het moet meenemen of dat ze het moeten scannen en vervolgens elektronisch moeten verzenden. Ik kan elke week uren besparen voor mezelf en mijn klanten.”

Hij voegt eraan toe:“De rapporten zien er nu zoveel professioneler uit. De klanten geven daar commentaar op.”