Misschien denk je erover om voor het eerst boekhoudsoftware te kopen. Of u bent eindelijk klaar om van softwareprovider te veranderen. Op een gegeven moment vraagt ​​u zich misschien af ​​hoe u boekhoudsoftware kiest. Er zijn zoveel opties dat zelfs weten waar u moet beginnen met het selecteren van de juiste boekhoudsoftware, onmogelijk kan lijken. Dit artikel helpt u te leren hoe u boekhoudsoftware kiest die bij uw behoeften past.

Hoe u de juiste boekhoudsoftware voor uw bedrijf kiest

Hoe u de juiste boekhoudsoftware voor uw kleine bedrijf kiest, kan uw hoofd doen tollen. Uw bedrijf heeft specifieke behoeften. En met zoveel softwarefuncties, prijspunten, tijdlijnen voor toezeggingen (eenmalige kosten of abonnement) en al het andere, kan het moeilijk zijn om dingen recht te houden.

Overweeg de volgende vijf tips om uw opties te doorzoeken.

1. Kies boekhoudsoftware die bij uw budget past

Voordat u aan de slag gaat, moet u weten dat de kosten van boekhoudsoftware variëren. Het bedrag neemt vaak toe met het aantal functies dat de software biedt. Wil je meer functies? Misschien moet je wat meer geld uitgeven.

Het is belangrijk om te begrijpen hoe de prijs zich verhoudt tot de beschikbare functies bij het kiezen van boekhoudsoftware. Het laatste dat u wilt, is te dure software met een heleboel functies die u nooit zult gebruiken. Controleer en kijk of de software een gratis proefversie of een zelfgeleide demo biedt voordat u tot aankoop overgaat. Als dat het geval is, leer je de functies van de software kennen voordat je je vastlegt.

Let op hoe u voor de software wordt afgerekend. Softwarebedrijven hebben vaak verschillende methoden om gebruikers te laten betalen. Sommige softwaretoepassingen worden verkocht tegen een hoge, eenmalige vergoeding. Afhankelijk van de software moet u mogelijk extra kosten betalen voor updates wanneer deze verschijnen. Als dit het geval is, kunt u niet vooruit plannen voor de nieuwe vergoeding. Als de update nodig is, moet je ervoor betalen.

Andere softwareprogramma's werken op een maand- of jaarabonnement. Ze worden vaak verkocht in pakketten met een gedifferentieerde prijsstructuur waarmee u precies kunt kiezen wat u nodig heeft. Als u software kiest die een maandelijks bedrag in rekening brengt, moet u de voorwaarden kennen voordat u zich abonneert.

Zorg ervoor dat u uw contract begrijpt - is het flexibel of ijzersterk? Als u een contract verbreekt, kunnen er kosten in rekening worden gebracht.

Last but not least:kijk uit voor de verborgen of extra kosten. U wilt niet verrast worden door extra kosten voor het maken van facturen, het uitvoeren van rapporten, het bieden van instellingen, klantenservice en gegevensopslag.

2. De beste boekhoudsoftware is degene die u kent

Als u net als veel eigenaren van kleine bedrijven bent, heeft u een grondige kennis van uw specifieke vakgebied, niet van boekhouding. U wilt uw werkweek niet besteden aan het leren van boekhouden.

Natuurlijk, u zult technisch gezien misschien niet een boekhouder zijn, maar je bent niet nieuw in geldbeheer. U beheert uw financiën al sinds u voor het eerst heeft gedebatteerd of u uw spaarvarken zou opbreken of nog meer zou moeten vullen.

Dat gezegd hebbende, boekhoudsoftware wordt geleverd met alle verschillende soorten vaardigheidsniveaus in gedachten. Sommige zijn eenvoudig en gemaakt voor de niet-accountant. Anderen zijn meer geschikt voor accountants. Uiteindelijk maakt het niet uit wie je bent. U moet op zoek gaan naar software die gratis bronnen en klantenondersteuning biedt. Op die manier is er een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat u over de juiste informatie beschikt als u iets nieuws moet leren.

3. Bepaal welke functies u nodig hebt voor boekhoudsoftware

Het mooie van het hebben van zoveel functies om uit te kiezen, is dat je de boekhoudsoftware kunt vinden die perfect bij je past.

Hier zijn enkele veelvoorkomende functies die u tegen kunt komen:

• Facturen maken en volgen
• Verkopers betalen
• Financiële overzichten samenstellen
• Creditcards verwerken
• Integreren met bankrekeningen
• Klantgeschiedenis vastleggen

We houden allemaal van een goede checklist. Maak een checklist van alle functies die u nodig hebt om uw zoekopdracht te organiseren. Geef prioriteit aan de lijst van de meest noodzakelijke functies tot de minste.

Zoek een softwareoplossing die zowel de huidige als toekomstige behoeften ondersteunt. Vind software die kan meegroeien met uw bedrijf.

4. Eigenaren die onderweg zijn, moeten op zoek naar flexibiliteit

Als u merkt dat u het woord 'kantoor' losjes definieert met cafés, luchthavenlounges en uw favoriete restaurant, wilt u misschien eens kijken naar cloudgebaseerde boekhoudsoftware.

Cloudgebaseerde software slaat informatie online op, zodat u overal toegang hebt tot het programma met elk apparaat dat is verbonden met internet. Er zijn hier veel voordelen:u bent niet vastgebonden aan een bureau en u hoeft zich geen zorgen te maken dat u boekhoudgegevens kwijtraakt als uw computer op u crasht.

Als u desktopsoftware kiest, moet u de risico's kennen. Die ene computer en zijn harde schijf worden het middelpunt van uw werkweek. En de software is alleen voor u beschikbaar als uw computer in topvorm is. Crashes, waterschade en stroomuitval kunnen grote schade aanrichten aan uw boekhouding.

5. Zorg ervoor dat er hoogwaardige klantenondersteuning is wanneer u die nodig heeft

Mogelijk hebt u vragen of heeft u hulp nodig bij het begrijpen van uw nieuwe software. En als die tijd daar is, wilt u een ondersteuningsteam dat u snel en gemakkelijk kan helpen. Kwalitatieve klantenondersteuning die goed geïnformeerd is en gemakkelijk te bereiken is, is de sleutel tot het overschakelen naar nieuwe software.

Hier zijn enkele vragen om in gedachten te houden bij het nadenken over klantenondersteuning:

• Is de ondersteuning gratis of zijn er extra, zelfs terugkerende kosten?
• In welke tijdzone bevinden ze zich? Zorg ervoor dat je niet te veel tijd verliest tussen verschillende tijdzones.
• Is het ondersteuningsteam ervaren en goed geïnformeerd over de software en uw behoeften?
• Is er meer dan één manier om contact op te nemen met de klantenondersteuning (bijv. telefoon, e-mail, online chat)?

Het beantwoorden van deze vragen is eenvoudig. Bel het klantenserviceteam en vraag het ze gewoon. Houd een pen of potlood bij de hand - misschien wilt u wat aantekeningen maken. U kunt vrij snel zien of zij het juiste klantenserviceteam voor u zijn.

Gelukkig hoeft het niet zo te zijn! Lees onze gratis gids, Hoe u boekhoudsoftware kiest:10 dingen om te overwegen , om te leren hoe eenvoudig het kan zijn om boekhoudsoftware te kiezen. Binnenin leert u meer over onmisbare functies en hoe software moet aansluiten bij uw boekhoudmethoden.

Hoe u boekhoudsoftware kiest

De hierboven genoemde items zijn slechts een startpunt. U moet ook rekening houden met het volgende:

• Rapporten: Zoek naar gemakkelijk leesbare rapporten die u kunt delen met uw accountant, managers of andere vertrouwde medewerkers.
• Boekhoudingsmethode: Kies boekhoudsoftware die past bij uw favoriete boekhoudmethode.
• Beveiliging: Zorg ervoor dat de software uw beveiligingsbelangen in gedachten heeft.
• Toezegging: Kies maandelijkse of jaarlijkse verplichtingen (afhankelijk van uw behoeften).
• Recensies: Vertrouw klanten die de software weken, maanden en zelfs jaren gebruiken, laat ze u vertellen hoe goed de software is.

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 4 februari 2017.