In het bedrijfsleven moet u uw transacties in uw boeken bijhouden. Uw boekhoudboeken bieden u een plaats om de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf te bekijken en te zien waar u financieel staat. Door uw boeken overzichtelijk en up-to-date te houden, kunt u uw financiën onder controle krijgen en slimme zakelijke beslissingen nemen. Maar voordat u dat kunt doen, moet u leren hoe u boekhoudboeken voor kleine bedrijven kunt opzetten.
De gedachte om al uw zakelijke transacties vast te leggen, lijkt misschien ontmoedigend. Maar het vastleggen van transacties hoeft geen moeilijke taak te zijn. Hoe meer u uw boeken voorbereidt, hoe eenvoudiger het bijhouden van gegevens zal zijn.
Om ervoor te zorgen dat uw administratie soepel verloopt en uw boeken in orde zijn, volgt u deze zeven stappen voor het opzetten van boekhoudboeken voor kleine bedrijven.
De eerste orde van zaken bij het opzetten van uw boeken is het kiezen van een boekhoudmethode. Hier zijn de boekhoudmethoden waaruit u kunt kiezen:
Kasboekhouding vereist geen uitgebreide boekhoudkundige kennis. Met deze methode registreert u de transactie wanneer geld van eigenaar verandert. Dat betekent dat u inkomsten registreert wanneer u een betaling ontvangt. De methode op kasbasis gebruikt alleen contante rekeningen (bijvoorbeeld uitgaven, inkomsten, enz.).
Boekhouding op transactiebasis vereist de meeste boekhoudkundige kennis en kost meer tijd voor eigenaren van kleine bedrijven. Bij opbouw moet u inkomsten boeken op het moment dat uw transactie plaatsvindt, al dan niet met geldovermaking. En noteer uitgaven wanneer u wordt gefactureerd. De opbouwmethode maakt gebruik van meer geavanceerde rekeningen en stelt u in staat langlopende verplichtingen vast te leggen.
Gemodificeerde kasbasis, of hybride boekhouding, is een combinatie van boekhouding op transactiebasis en op kasbasis. Net als bij de kasbasismethode registreert u inkomsten wanneer u deze ontvangt en registreert u een uitgave wanneer u een betaling doet. Gewijzigde kasbasisboekhouding maakt gebruik van zowel kas- als transactierekeningen.
Hoe bent u van plan transacties in uw boeken vast te leggen? Misschien overweegt u:
Handmatig handmatig vastleggen van transacties is de meest tijdrovende optie voor het vastleggen van transacties. Het is echter de goedkoopste oplossing voor eigenaren van kleine bedrijven. Wanneer u transacties met de hand registreert, houdt u handmatig rekening met elke transactie en berekent u de totalen.
Het inhuren van een accountant bevrijdt u van het beheren van uw eigen boeken en het maken van veelvoorkomende boekhoudfouten. Het is de minst tijdrovende optie, maar ook de duurste. Als u een accountant inhuurt, stellen zij financiële overzichten op en berekenen zij de totalen voor u.
Boekhoudsoftware is het beste van twee werelden als het gaat om moeilijkheidsgraad en kosten. Boekhoudsoftware is een goede optie als u boekhoudprocessen wilt stroomlijnen en tijd wilt besparen zonder de prijs te betalen dat een accountant alles voor u doet. Om nog maar te zwijgen, u hoeft zich geen zorgen te maken over het zelf berekenen van totalen, aangezien de software dit voor u afhandelt.
Uw rekeningschema, of COA, vermeldt alle rekeningen in uw financiële overzichten en verdeelt uw geld in bepaalde categorieën. Een COA toont u al het geld dat naar uw bedrijf gaat, evenals al het geld dat eruit gaat.
Uw rekeningschema bestaat uit deze vijf secties:
Om accounts nog verder op te splitsen, kunt u subaccounts (bijv. Product Sales) gebruiken om transacties te organiseren. Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u andere subaccounts aan uw COA toevoegen.
Het mengen van persoonlijke en zakelijke fondsen is een enorme no-no. Open een aparte bankrekening voor bedrijven om boekhoudkundige blunders, onjuiste belastingaangiften en te hoge uitgaven te voorkomen.
Het openen van een zakelijke bankrekening helpt u niet alleen uw administratie overzichtelijk te houden, maar kan ook een duidelijk auditspoor voor uw bedrijf creëren.
Om een zakelijke bankrekening te openen, heeft u doorgaans de volgende informatie nodig:
Vraag bij uw bankinstelling na welke documentatie u moet overleggen om een zakelijke bankrekening te openen.
Uw bedrijf kan niet groeien als uw klanten u niet betalen. Stel een duidelijk betalingsbeleid voor klanten op om ervoor te zorgen dat u wordt betaald voor uw producten of diensten.
Bepaal welke soorten betalingen u van uw klanten accepteert. Dit kan zijn:
Als u op krediet aan klanten verkoopt, moet u op een later tijdstip facturen verzenden nadat u uw goederen of diensten heeft geleverd. En bepaal de betalingsvoorwaarden voor facturen, zoals vormen van aanvaardbare betaling, wanneer betalingen moeten worden gedaan, waar de betaling naartoe moet worden gestuurd en vergoedingen voor te late betaling.
Het bijhouden van uitgaven is een cruciaal onderdeel van de boekhouding. Het helpt je om je boeken op orde te houden. Bovendien bedank je jezelf voor het bijhouden van uitgaven na belastingtijd.
Houd bij het bijhouden van uw uitgaven rekening met het volgende:
Hoe meer documentatie u in uw administratie bewaart, hoe beter uw zaken en boeken zullen zijn.
Het laatste dat u wilt doen, is het opnemen van transacties in uw boeken uitstellen. Transacties laten opstapelen kan leiden tot ongeorganiseerde administratie, fouten en een heleboel onnodige stress.
Om uw boekhoudkundige verantwoordelijkheden te vereenvoudigen, maakt u een planning of boekhoudcyclus en houdt u deze eraan. Uw schema begint met uw startsaldi en eindigt wanneer u uw boeken sluit.
Schrijf de stappen van uw schema of cyclus op en maak elke week, maand, enz. tijd vrij om ze door te nemen en uw gegevens bij te werken. Als je nog een stap verder wilt gaan, kun je overwegen om herinneringen voor jezelf in te stellen, zodat je weet wanneer je je cyclus moet doorlopen en je boeken moet bijwerken.
| Op zoek naar een nog uitgebreidere handleiding voor het opzetten van de boeken van uw kleine bedrijf? We hebben precies wat je nodig hebt. Bekijk onze GRATIS gids, Uw boekhoudkundige boeken voor de eerste keer instellen, om de stress weg te nemen om uw boeken op orde te krijgen. |
Als u wilt dat uw zakelijke boekhouding correct is, houdt u ze overzichtelijk en up-to-date.
Niet de meest georganiseerde persoon? Maak je geen zorgen. Gebruik deze tips om je boeken in topconditie te houden:
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 14 februari 2017.
Hoe u een hypothecaire lening aangaat voor een LLC
Een budget instellen en onderhouden voor uw kleine bedrijf
Groupon-aanbiedingen instellen voor uw kleine bedrijf
Hoe u uw kleine bedrijf kunt opzetten voor succes in het nieuwe jaar
Zakelijke leningen voor veteranen vinden
Hoeveel moet boekhouding een klein bedrijf kosten?
Hoe kom ik in aanmerking voor een lening voor kleine bedrijven?