Veel ondernemers kiezen ervoor om af en toe hulp van buitenaf in te schakelen. Soms is er specifieke expertise nodig als er een probleem is in uw bedrijf. In plaats van meer werknemers in dienst te nemen om te helpen met de basisactiviteiten van uw bedrijf, kunt u een onafhankelijke contractant inhuren.
Wanneer u een zzp'er inhuurt in plaats van een werknemer, zijn de regels anders. Onafhankelijke contractanten zijn verplicht om formulier W-9 in te vullen in plaats van formulier W-4 wanneer ze worden aangenomen.
Het bepalen van de status van een werknemer is moeilijk. Maar u moet uw werknemer correct classificeren om IRS-boetes te voorkomen. Gebruik de economische realiteitstest om u te helpen beslissen. De economische realiteitstest kijkt naar zes factoren die kunnen helpen bij het definiëren van een onafhankelijke contractant versus een werknemer.
U moet een werknemer opnemen op uw loonlijst en houden federale inkomsten en VAIS-belastingen (socialezekerheids- en Medicare-belastingen) in op hun loon. En u draagt ook een overeenkomend VAIS-belastingbedrag bij.
Wanneer werknemers bij uw bedrijf beginnen te werken, vullen ze het IRS-formulier W-4, het certificaat voor inhouding van de loonheffing voor werknemers, in. Dit formulier laat u weten hoeveel u moet inhouden voor federale inkomstenbelasting.
Een onafhankelijke contractant een zelfstandige is of iemand die voor een ander bedrijf werkt. Ze worden ingehuurd om een taak uit te voeren, maar worden niet op uw loonlijst vermeld. U houdt geen belasting in op hun loon omdat ze zelfstandigenbelasting moeten betalen.
Wanneer onafhankelijke contractanten werkzaamheden voor uw bedrijf beginnen uit te voeren, moeten ze formulier W-9 invullen. Dit formulier geeft u informatie waarmee u aan de IRS kunt blijven voldoen.
Zodra u heeft vastgesteld dat een werknemer een onafhankelijke contractant is, moet u hem formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number, geven. Alle bedrijven zijn verplicht om een vergoeding voor niet-werknemers van $ 600 of meer te melden op formulier 1099-NEC. Gebruik de informatie op formulier W-9 (d.w.z. belastingidentificatienummer en contactgegevens) om formulier 1099-NEC nauwkeurig in te vullen.
Zie formulier W-9 als een formulier W-4 voor onafhankelijke contractanten. Ze moeten het invullen wanneer ze bij uw bedrijf worden aangenomen. En het formulier bevat beveiligde informatie die moet worden beschermd.
Het is belangrijk om de instructies van Form W-9 te begrijpen. Dit zijn de formulier W-9-vereisten die onafhankelijke contractanten moeten verstrekken:
U stuurt formulier W-9 niet naar de IRS. Bewaar formulier W-9 voor uw administratie.
Vorm W-9-doel in een notendop: Om informatie van uw onafhankelijke contractanten te krijgen, inclusief hun belastingidentificatienummer, zodat u hun betalingen nauwkeurig aan de IRS kunt rapporteren.
Meestal is de beloning van onafhankelijke contractanten niet onderworpen aan back-upinhouding. Maar het kan gebeuren.
Voor back-upinhouding moet u 24% van de betalingen van de onafhankelijke contractant inhouden en bij de IRS storten. Het is in feite een belasting die u inhoudt op het loon van de onafhankelijke contractant en afdraagt aan de IRS.
U bent bijvoorbeeld een onafhankelijke contractant $ 3.000 verschuldigd. Na back-up inhouding betaalt u ze $2.280 en stuurt u $720 naar de IRS ($3.000 X 0.24).
Back-up inhouding is van toepassing als:
Zorg ervoor dat de onafhankelijke contractant weet dat u belasting inhoudt op zijn loon. En neem de back-upinformatie op in een document, zoals een loonstrookje.
Het loon van een onafhankelijke contractant is niet onderworpen aan back-upinhouding als zij u het juiste TIN-nummer en de juiste certificeringen geven en hun belastbare rente en dividenden op hun belastingaangifte vermelden.
Als de betalingen van een onafhankelijke contractant onderhevig zijn aan back-upinhouding, moet u het geld bij de IRS storten en dit melden. Gebruik formulier 945, jaarlijkse teruggave van ingehouden federale inkomstenbelasting.
Op formulier 945 moet u het bedrag aan back-upinhouding melden dat u hebt geïnd. Formulier 945 hoeft maar één keer aan het begin van elk jaar te worden betaald (31 januari, enkele uitzonderingen daargelaten), maar stortingen komen vaker voor.
U stort het geld halfwekelijks of maandelijks, vergelijkbaar met de inhouding van de federale inkomstenbelasting voor werknemers. Uw stortingsschema wordt bepaald door uw totale belastingverplichting die is gerapporteerd op formulier 941 tijdens een overzichtsperiode van vier kwartalen.
Formulier W-9 bevat de informatie van de onafhankelijke contractant, zodat u formulier 1099-NEC, Compensatie voor niet-werknemers correct kunt invullen.
U bent verplicht om compensatie voor niet-werknemers te melden op formulier 1099-NEC en vervolgens een kopie te sturen naar:
Onafhankelijke contractanten gebruiken het formulier om hun individuele aangifte inkomstenbelasting in te vullen, formulier 1040. Zorg ervoor dat u formulier 1099-NEC vóór 31 januari verzendt.
Als bedrijfseigenaar bent u verplicht om formulier W-9s te krijgen voor uw onafhankelijke contractanten. U kunt een afdrukbaar W-9-formulier rechtstreeks downloaden van de website van de IRS.
Zodra een onafhankelijke contractant formulier W-9 heeft ingevuld, bewaar het dan in uw administratie. U hebt het nodig om formulier 1099-NEC in te dienen. Met de online boekhouding van Patriot kunt u onbeperkt 1099's maken en afdrukken. En we bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis!