Natuurlijk wilt u de mensen die u inhuurt om bij uw kleine bedrijf te werken vertrouwen. Maar soms krijg je een rotte appel.

Werknemers kunnen geld, goederen en kennis van uw bedrijf stelen. U moet diefstalpreventiestrategieën door werknemers implementeren voordat fraude begint.

Hieronder kijken we naar soorten diefstal door werknemers, gevolgd door preventietips voor diefstal door werknemers.

Veelvoorkomende soorten diefstal door werknemers

Laten we eerst kijken naar de soorten diefstal om diefstal door medewerkers beter te voorkomen.

Veelvoorkomende vormen van diefstal door werknemers zijn:

• diefstal (openlijke diefstal)
• Skimmen (omleiden van bedrijfsfondsen)
• Frauduleuze uitbetalingen (factureringsschema's, opgeblazen onkostendeclaraties, geknoei met cheques)
• Diefstal van materialen (grondstoffen, inventaris)
• Gestolen zakelijke kansen (misbruik van klantenlijsten, gelekte handelsgeheimen)

U moet dit soort diefstal voorkomen en oppassen.

Tekenen van diefstal door werknemers

Dus, wat zijn de belangrijkste tekenen dat een werknemer steelt? Als u een van deze veelvoorkomende symptomen opmerkt, heeft u mogelijk een dief onder uw personeel.

• Een werknemer is plotseling extreem toegewijd aan zijn werk.
• Een werknemer begint laat te werken of maakt meer uren.
• Een werknemer begint boven zijn salaris te leven.
• Een werknemer maakt bezwaar tegen zakelijke veranderingen die van invloed zijn op financiën of voorraad.
• Een werknemer is aan het bijverdienen en gebruikt hulpmiddelen en materialen die beschikbaar zijn in uw bedrijf.
• Een werknemer begint dwangmatig gokgedrag te vertonen.
• Een werknemer misbruikt drugs of alcohol.

Deze tekens garanderen natuurlijk niet dat een werknemer steelt. U ziet misschien een werknemer die meer verdient dan u hem betaalt, maar hij kan een echtgenoot hebben die veel meer verdient. Of een werknemer heeft misschien een gokprobleem, maar steelt niet van uw bedrijf. Maak geen aannames en beschuldig werknemers ten onrechte. Probeer meerdere aanwijzingen te vinden en praat met medewerkers over hun gedragsveranderingen.

Tip voor preventie van diefstal door medewerkers

Het is het beste om diefstal door werknemers te stoppen voordat het begint. Bekijk de volgende manieren om diefstal door werknemers te voorkomen.

Ken uw medewerkers

U moet uw werknemers en hun werkgeschiedenis kennen. Huur niet de eerste aardige persoon in die je ontmoet. Controleer hun achtergrond voordat je een jobaanbieding verlengt.

Voer achtergrondcontroles uit op alle potentiële medewerkers. Een antecedentenonderzoek vertelt u over criminele geschiedenissen, opleidings- en arbeidsverleden, kredietgeschiedenis en rijgegevens.

Je moet ook referenties controleren. Vraag kandidaten om u meerdere contactpersonen of referenties te geven. Het kunnen professionele en persoonlijke referenties zijn. Bel de referenties en vraag hen om de opleiding of het dienstverband van de kandidaten te verifiëren. Vraag hen ook naar de karakters van de kandidaten.

Toezicht houden op werknemers

Door goed toezicht te houden op uw medewerkers kunt u mogelijk diefstal op de werkplek voorkomen. U ziet wat medewerkers van plan zijn en merkt onregelmatig gedrag op.

Nu hoeft u niet constant over de schouders van uw medewerkers te kijken. Dat zou een werkomgeving creëren waarin werknemers denken dat u hen niet vertrouwt. Maar u moet periodiek controleren wat werknemers aan het doen zijn. Praat met ze over hun projecten of taken.

Beveiligde computers

Beperk wie toegang heeft tot uw bedrijfscomputers en de informatie erop. Als medewerkers geen toegang nodig hebben tot computers of bepaalde bestanden, verleen ze dan geen toegang. Zo hebben niet alle medewerkers toegang tot uw salarissoftware nodig.

Verander ook regelmatig wachtwoorden. En u moet voor elk account een ander wachtwoord gebruiken. Door wachtwoorden periodiek te wijzigen en unieke wachtwoorden te gebruiken, maakt u het voor medewerkers moeilijker om ze te kraken.

Maak een verantwoordingssysteem

Als je medewerkers met geld laat omgaan, heb je een verantwoordingssysteem nodig. Eén medewerker zou niet de volledige controle over het geld van uw bedrijf moeten hebben.

Laat meer dan één persoon het geld van uw bedrijf beheren. Dat kunnen twee medewerkers zijn. Of misschien ben jij de tweede persoon.

Door twee mensen op het geld te laten letten, is de kans op wangedrag kleiner. Als een persoon het geld niet op een ongepaste manier behandelt, zal de andere persoon hopelijk met de fraude naar voren komen.

Controles uitvoeren

U kunt diefstal door medewerkers voorkomen door regelmatig interne audits uit te voeren. Wanneer u een audit uitvoert, controleert u de financiële gegevens van uw bedrijf om te controleren of deze juist zijn. De audit is bedoeld om problemen in uw administratie op te sporen, zoals ontbrekend geld of onjuiste gegevens.

Veel bedrijven doen één keer per jaar een grote audit. U kunt de bedrijfsaudit zelf doen of een accountant inhuren om het voor u te doen.

Wanneer u regelmatig audits uitvoert, kunt u diefstal door werknemers opsporen. U kunt zien waar een werknemer heeft geskimd, records heeft gewijzigd of regelrecht heeft gestolen. Hoe vaker u audits doet, hoe sneller u problemen kunt ontdekken.

U kunt ook overwegen om onaangekondigde audits te doen. Als u altijd in dezelfde periode audits doet, weet een dievende werknemer misschien wanneer hij zijn fraude moet dekken. Maar een onaangekondigde audit kan een werknemer afschrikken die aan het prutsen is met uw boeken.

Door de boekhouding van uw bedrijf in de gaten te houden, kunt u mogelijke diefstal door werknemers in de gaten houden. Om dat te doen, heb je boekhoudsoftware nodig die gemakkelijk te gebruiken is en waar je informatie uit kunt halen.