U onderneemt waarschijnlijk stappen om uw persoonlijke bezittingen te beschermen tegen natuurrampen thuis. Maar doet u dat ook met uw bedrijf? Het laatste wat je wilt is onvoorbereid zijn tijdens een ramp. In plaats van te worden meegesleurd in een wervelwind wanneer het onverwachte zich voordoet, kunt u een noodplan opstellen voor gemoedsrust.
Beïnvloed door een aangekondigde ramp? Mogelijk komt u in aanmerking voor overheidssteun. Download onze gratis whitepaper, Business Guide to Navigating Through Disasters &Emergencies, voor overzichten en links.
U moet zich van tevoren voorbereiden en nadenken over oplossingen voor noodherstel. Overweeg deze zeven dingen op te nemen in uw voorbereidingsplan voor noodsituaties.
Een groot deel van uw bedrijfsvoorbereidingsplan voor noodsituaties omvat het maken van back-ups van belangrijke bedrijfsgegevens. Bescherm documenten zoals boekhoudkundige gegevens, bank- of financiële overzichten, belastingaangiften en werknemersinformatie. U kunt een elektronische back-up van uw gegevens maken of extra papieren kopieën bewaren voor bewaring.
Overweeg om uw bedrijfsgegevens te scannen of te downloaden naar uw smartphone of computer. Of u kunt ze opslaan op een externe schijf of compact disc. Als u ervoor kiest om elektronische back-ups te maken, zorg er dan voor dat de methode betrouwbaar is en gevoelige gegevens beschermt.
Bewaar kopieën van zakelijke documenten op een veilige plaats (bijvoorbeeld een archiefkast). U kunt ook investeren in een archiefsysteem dat brand- en waterbestendig is om schade aan documenten te voorkomen.
Als uw bedrijf toch een ramp treft, moet u de verloren voorwerpen registreren. De IRS heeft een document om de verliezen van uw bedrijf vast te leggen.
Bekijk vooraf het document van de IRS om te zien wat voor soort informatie het bevat. Als zich een noodgeval voordoet, gebruik dan de werkmap om te berekenen wat uw bedrijf heeft verloren.
Een van de beste manieren om u voor te bereiden op noodsituaties is het afsluiten van een verzekering. De verzekering vergoedt u voor gederfde inkomsten als u uw bedrijf tijdelijk moet sluiten. En een verzekering kan helpen de reparatiekosten te dekken als uw bedrijf door een ramp wordt beschadigd.
Veel verzekeringsmaatschappijen bieden aansprakelijkheids- en eigendomsplannen speciaal voor bedrijfseigenaren. Plannen bieden mogelijk zelfs dekking voor het verwijderen van puin, inkomensverlies en opruimen.
Bekijk uw polis met uw verzekeringsagent om ervoor te zorgen dat u uw eigen risico en de limieten van uw verzekeringsdekking begrijpt. Neem de contactgegevens van uw verzekeringsmaatschappij op in uw noodplan. Als u weet met wie u contact moet opnemen nadat zich een ramp heeft voorgedaan, kunt u het proces versnellen.
Geef medewerkers vooraf toegang tot uw noodplan, zodat ze hun rol in het proces kennen. Elke medewerker moet weten wat te doen in geval van een ramp.
Overweeg om uw plan te testen door vergaderingen te houden en regelmatig oefeningen te doen met uw werknemers.
Drills kan u helpen problemen in uw plan op te lossen en werknemers rampenprocedures te laten zien die ze moeten volgen.
Tijdens en na een ramp medewerkers informeren en informeren over de situatie. Zet een systeem op om medewerkers te waarschuwen voor de ramp en uw plan van aanpak. U kunt werknemers telefonisch of per e-mail waarschuwen.
Zorg ervoor dat uw bedrijf en werknemers voorbereid en beschermd zijn als zich een noodsituatie voordoet. Investeer in benodigdheden om ervoor te zorgen dat u voorbereid bent als er zich tijdens het werk een ramp voordoet.
Sla voorraden in zoals zaklampen, EHBO-koffers, batterijen, water, houdbaar voedsel en gereedschap. Maak benodigdheden gemakkelijk toegankelijk op de werkplek. Overweeg ook om te investeren in andere apparaten, zoals een back-upgenerator, voor het geval uw bedrijf tijdens een storm elektriciteit verliest.
Net als werknemers moet u ook contact opnemen met zakelijke leveranciers voordat zich een ramp voordoet.
Praat met uw leveranciers over de stappen die u moet nemen als zich een ramp voordoet. Bespreek back-upplannen met leveranciers voor het geval u een bepaalde leverancier niet kunt gebruiken of bereiken. Overweeg ook om relaties met andere leveranciers aan te gaan voor het geval u uw primaire leveranciers niet kunt gebruiken.
Houd een lijst met leveranciers en hun contactgegevens bij in uw rampenplan voor gemakkelijke toegang.
Zoals vermeld, moet u alle contacten in uw noodplan vermelden.
Maak een lijst van alle contactgegevens van uw leveranciers, werknemers en verzekeringsagentschap. U kunt ook informatie voor hulpdiensten toevoegen, zoals telefoonnummers van een nabijgelegen ziekenhuis of brandweerkazerne.
Werk de lijst regelmatig bij als informatie verandert. Overweeg ook om elektronische back-ups van contactgegevens te maken.
Als een ramp uw bedrijf treft, kan de IRS u belastingvermindering aanbieden. De IRS kan u meer tijd geven voor het storten van loonbelasting of termijnen verlengen.
Tegen een vergoeding kan de IRS u helpen verloren belastingdocumenten terug te krijgen. Bestandsformulier 4506, verzoek om kopie belastingaangifte, om kopieën van eerdere belastingaangiften op te vragen.
Neem contact op met de IRS voor meer informatie over belastingvermindering en het terugvorderen van belastinginformatie.
Wanneer een ramp uw kleine bedrijf treft, kan het moeilijk zijn om u te concentreren en weer op het goede spoor te komen. Hier zijn een paar dingen om te onthouden als er zich een ramp voordoet:
Gebruik de eenvoudige maar krachtige boekhoudsoftware van Patriot om uw leveranciers, inkomsten en uitgaven bij te houden. De software wordt opgeslagen in de cloud, zodat uw informatie veilig en toegankelijk blijft als er zich een calamiteit voordoet. Waar wacht je op? Ga vandaag nog aan de slag met uw zelfgeleide demo!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 8 juni 2011.
Heeft u echt een CFO nodig voor uw kleine bedrijf?
Heeft u een vijfjarig abonnement voor uw bedrijf?
Is uw kleine bedrijf voorbereid op een rechtszaak?
Een strategisch plan maken voor uw kleine bedrijf
S Corporation vs. C Corporation:welke entiteit is het beste voor uw kleine onderneming?
Toptips om uw kleine bedrijf te helpen een ramp of crisis te overleven
Een cyberbeveiligingsplan maken voor een klein bedrijf