Het balanceren van uw kassalade is een essentieel onderdeel van de dagelijkse routine van uw bedrijf. Net zoals je tanden poetsen, zou je ook je kassalade dagelijks moeten balanceren.

Als je moeite hebt om je kassalade in evenwicht te houden, ben je niet de enige. Lees verder voor meer informatie over het balanceren van uw geldlade en voor tips en trucs om uw lade in topvorm te houden.

Wat is een kassalade?

Voordat je je verdiept in het balanceren van een geldlade, moet je er wat achtergrondinformatie over leren.

Uw kassalade, ook wel kassa of kassa genoemd, bewaart contant geld, munten, cheques en andere waardevolle items (bijv. coupons) op het verkooppunt (POS).

Aan het einde van elke dag, dienst of periode moet u uw kassalade in evenwicht brengen om alle inkomende transacties te verantwoorden. Transacties omvatten niet alleen contant geld en cheques, maar ook creditcardbetalingen en fooien (indien van toepassing).

Het is het beste als u aangewezen medewerkers of managers aanwijst om de kassalade in evenwicht te houden. Op die manier heeft u vertrouwde medewerkers die met uw inkomende contanten werken in plaats van meerdere personen.

Bedrijven die doorgaans verantwoordelijk zijn voor het balanceren van een kassalade, zijn onder meer:

• Kledingwinkels
• Supermarkten
• Restaurants
• Bakkerijen
• Andere winkels

Hoe vaak moet je een kassalade in evenwicht brengen?

Om uw boeken zo nauwkeurig mogelijk te houden, moet u uw kassa elke dag of na elke dienst in evenwicht houden. Op die manier kun je snel (en gemakkelijk) correcties aanbrengen als iets niet klopt.

Het corrigeren van iets van een paar dagen, een week of zelfs weken geleden kan tijdrovend en complex zijn, omdat je elke dag afzonderlijk moet controleren op fouten. Dagelijks balanceren helpt de pijn van het opsporen van discrepanties in de kassalade te verminderen.

Stappen voor het balanceren van de kassalade

Als het gaat om het balanceren van uw kassalade, kunnen uw stappen verschillen van die van een ander bedrijf. Een groter bedrijf moet bijvoorbeeld mogelijk meerdere stortingen gedurende de dag doen. Of een kleiner bedrijf heeft misschien maar één kassalade om te tellen.

Ongeacht hoe klein of groot uw bedrijf is, hier zijn vier stappen om u op de goede weg te helpen als het gaat om het balanceren van uw geldlade.

1. Het POS-rapport ophalen

Voordat u begint met het in evenwicht brengen van uw kassalade en de boekhouding van eventuele inkomende cashflows, moet u een POS-rapport afdrukken of openen dat aangeeft hoeveel u in uw kassa moet hebben.

In een POS-rapport worden de totalen per categorie uitgesplitst, zoals contant geld, cheques en creditcardtransacties.

2. Tel het geld

Zodra u uw POS-rapport bij de hand heeft, is het tijd om uw geld te tellen.

U moet aan het begin van elke dag of dienst een vast bedrag in uw kassa bijhouden, bijvoorbeeld $ 100. Dit zorgt ervoor dat u genoeg contant geld heeft om uw klanten kleingeld te geven.

Wanneer u uw kassa telt aan het einde van elke dienst of dag, tel dan uw contanten en tel uw cheques, creditcardbonnen en andere transacties op.

Overweeg om te investeren in een telmachine om het proces minder vervelend te maken. Met een telmachine hoeft u zich geen zorgen te maken over het handmatig tellen van contant geld of het met de hand wisselen van wisselgeld.

Zorg ervoor dat u ook uw startkassaldo aftrekt van uw huidige kassaldo (trek bijvoorbeeld $ 100 af).

Noteer hoeveel contant geld, cheques, coupons, krediet, enz. in de kassa zitten. Hier is een voorbeeld van hoe u uw totalen kunt bijhouden:

Nadat u uw creditcardontvangsten, cheques en contant geld hebt opgeteld, vergelijkt u de totalen met uw POS-rapport. Komen ze overeen? Als dat zo is, ben je klaar om te gaan! Zo niet, dan heb je wat te graven.

3. Verschillen wegwerken

Dus je hebt een discrepantie in de kassalade? Maak je geen zorgen! Dit overkomt eigenaren van kleine bedrijven altijd.

De meeste afwijkingen worden veroorzaakt door menselijke fouten, zoals het geven van het verkeerde wisselgeld aan een klant of het kwijtraken van een creditcardbon.

Let bij het balanceren van uw kassalade op zowel overschotten als tekorten. Een overschot is wanneer uw lade het bedrag overschrijdt dat volgens uw POS-rapport zou moeten hebben. Er is een tekort wanneer het totaal van uw register kort is.

Tekorten kunnen betekenen dat contant geld is verloren, gestolen of verkeerd is geteld. Een overschrijding betekent meestal dat uw klanten tekort kwamen.

Voer de volgende stappen uit om verschillen op te lossen:

1. Tel uw contant geld, cheques, coupons, creditcardbonnen, enz. op.
2. Controleer in en rond uw la en registreer voor ontbrekende informatie (bijv. bonnetjes)
3. Bekijk POS-transacties voor informatie, zoals creditcardtransacties (indien van toepassing)

Zorg ervoor dat iemand contante verschillen registreert op uw winst- en verliesrekening voor kleine bedrijven (P&L). Voeg een regel toe aan uw winst- en verliesrekening om rekening te houden met contante verschillen.

4. Registreer kassaladetransacties

Nadat u uw lade heeft geteld en eventuele afwijkingen heeft gecontroleerd, noteert u uw kassaladetransacties in uw boeken.

Wanneer u uw kassatotalen registreert, moet u rekening houden met uw beginsaldo (bijvoorbeeld $ 100). Noteer contant geld, tegoed, winkeltegoed (indien van toepassing), cheques, coupons en andere verkopen in uw boeken.

Als er discrepanties zijn die u niet kunt oplossen, verklaar dan overschotten of tekorten in een aparte kolom.

Bekijk hieronder een voorbeeld van een gebalanceerde kassa:

Dus hoe ziet het eruit als uw POS-rapport en uw tellingen niet overeenkomen? Bekijk een lade met enkele afwijkingen.

Zoals je kunt zien, mist de lade hierboven $ 17,78 in contanten en $ 2,50 aan coupons.

De kassa heeft ook nog eens $ 12,78 aan cheques die niet in de verkoop zijn geregistreerd. Als de verkoop van cheques lager is dan het totaal aan verzamelde cheques, kan dit komen doordat een medewerker een transactie belt met een onjuiste betaalmethode.

Tips voor het balanceren van laden

Het balanceren van kassalades hoeft niet ingewikkeld te zijn. Gebruik de onderstaande tips om je lade in topconditie te houden.

1. Zorg voor één persoon per lade

Als het om uw kassalade gaat, geldt:hoe minder mensen er toegang toe hebben, hoe beter. Overweeg het aantal mensen dat elke lade gebruikt te beperken. Beperkingen stellen u in staat om discrepanties in de kassalade te voorkomen en kunnen u helpen diefstal op de werkplek te voorkomen.

Hetzelfde idee zou moeten gelden voor uw kassaladebeheerder. Beperk hoeveel mensen de kassa's in evenwicht houden en de kassaladeadministratie in uw bedrijf afhandelen.

2. Taken toewijzen

Wijs voor verantwoordingsdoeleinden een of twee vertrouwde medewerkers toe om uw kassalade(n) in evenwicht te brengen. U kunt één persoon aanwijzen om de lade te tellen, terwijl een andere medewerker de bankstorting voorbereidt. Laat medewerkers die geldlades beheren een rapport ondertekenen waarin staat dat ze de lade in evenwicht hebben gehouden.

Tel aan het begin van de volgende dag of de volgende dienst het geld in elke lade om te controleren of het beginsaldo klopt. Als uw bedrijf meerdere lades gebruikt, wijs deze taak dan toe aan elke kassier en laat ze hun individuele lade tellen.

3. Verkooprapporten gebruiken

Als u een kassasysteem heeft, wees dan niet bang om verkooprapporten in uw voordeel te gebruiken. U kunt rapporten gebruiken om de begin-, huidige en einde-dagsaldi van een lade te bekijken. Verkooprapporten kunnen u helpen:

• Voorkom dat er te veel geld in een la ligt
• Controleer of een klant tekort is gedaan
• Plaats diefstal door medewerkers

Verkooprapporten kunnen u ook een kijkje geven in uw cashflow voor de dag. Als je wilt zien hoe de verkoop het doet, kun je een verkooprapport maken.

4. Overdag contant geld storten

Om uw kassalade netjes en opgeruimd te houden, kunt u overwegen deze overdag schoon te maken. Dus, hoe kun je dat doen? Stortingen.

Als u merkt dat uw geldlade de hele dag overloopt, doe dan meerdere kleine stortingen in uw kluis of bank om het geld van uw kassa te verminderen. Anders kunt u te maken krijgen met een ongeorganiseerde la en zoekgeraakt of gestolen geld.

Stort gedurende de dag op langzamere tijden. Op die manier hoef je niet te klauteren om contant geld te verwijderen en te tellen.

Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en uw inkomende contanten, moet u mogelijk meerdere stortingen doen gedurende de dag. Als uw bedrijf kleiner is, kunt u deze stap waarschijnlijk helemaal overslaan.

5. Let op consistente verschillen

Als u keer op keer discrepanties in de kassalade opmerkt, is er mogelijk iets aan de hand. U heeft mogelijk te maken met gestolen geld als contant geld niet consistent overeenkomt met uw POS-rapporten.

Pas op voor patronen, zoals routinetekorten. Als u bijvoorbeeld merkt dat de lade van een werknemer constant $ 20 kost, moet u misschien wat meer graven en observeren.

Wilt u rekening houden met de cashflow van uw kassalade? Geen probleem! Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u eenvoudig de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf vastleggen. Ga vandaag nog aan de slag met uw zelfgeleide demo!

Vind je het goed wat je leest? Laten we contact maken, vriend! Vind ons leuk op Facebook en laten we praten.