Het kiezen van uw boekhoudmethode is de eerste stap bij het verwerken van de boeken van uw bedrijf. Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent, geeft u misschien de voorkeur aan de eenvoud van de kasbasis in plaats van de boekhouding op transactiebasis of gewijzigde kasbasis. Maar voordat u uw beslissing verstevigt, moet u de voor- en nadelen van kasboekhouding leren kennen.
De twee belangrijkste boekhoudmethoden zijn op transactiebasis en op kasbasis. Maar er is ook een derde methode, bekend als gewijzigde kasbasis of hybride boekhouding, die aspecten van beide gebruikt.
Wat zijn ze? Wat is het verschil tussen beide?
Kasboekhouding is de eenvoudigste beschikbare boekhoudmethode. Bij kasbasisboekhouding registreert u inkomsten wanneer u deze fysiek ontvangt en uitgaven wanneer u deze fysiek betaalt. U gebruikt alleen contante rekeningen, wat betekent dat u geen rekeningen zoals debiteuren, crediteuren of langlopende aansprakelijkheidsrekeningen behandelt. Kasbasis maakt gebruik van enkelvoudige boekhouding.
Accrual accounting aan de andere kant is een complexere boekhoudmethode. Bij transactieboekhouding registreert u inkomsten en uitgaven wanneer een transactie plaatsvindt, zelfs als u niet fysiek ontvangt of betaalt. U gebruikt meer geavanceerde rekeningen, zoals debiteuren en crediteuren. U kunt ook langlopende schulden volgen. Accrual maakt gebruik van dubbele boekhouding.
Gewijzigde kasbasisboekhouding is een hybride tussen boekhouding op transactiebasis en op kasbasis. Het heeft meer rekeningen dan de kasbasismethode, omdat het de rekeningen gebruikt die bij de opbouw worden gebruikt. U registreert echter alleen inkomsten en uitgaven wanneer geld wordt ontvangen en betaald, zoals in de kasboekhouding. Gewijzigde kasbasisboekhouding maakt gebruik van dubbele boekhouding.
Samengevat:Kasboekhouding is een momentopname van de transacties van uw bedrijf en richt zich alleen op betalingen die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Boekhouding op transactiebasis is een diepgaande kijk op de transacties van uw bedrijf en richt zich ook op verplichtingen.
Als u overweegt de methode op basis van contant geld toe te passen, moet u de voor- en nadelen ervan leren kennen. Lees hieronder meer.
Voor kleinere bedrijven heeft boekhouding op kasbasis een aantal voordelen ten opzichte van op transactiebasis of gewijzigde kasbasis.
Omdat kasbasis de gemakkelijkste boekhoudmethode is, is het veel gemakkelijker te leren, te implementeren en te onderhouden voor bedrijfseigenaren. Om nog maar te zwijgen, het kan ook kostenefficiënter zijn.
De leercurve voor boekhouding op kasbasis is aanzienlijk lager dan voor boekhouding op transactiebasis. Er zijn minder accounts om bij te houden en dus minder informatie om bij te houden.
U hoeft niet zoveel te plannen of in details te treden met contante boekhouding. Dat betekent meer tijd voor uw bedrijf en minder tijd die u bezighoudt met de kleinste details van de boekhouding.
Een ander voordeel van boekhouden op kasbasis is dat u eenvoudig kunt zien hoeveel contant geld u daadwerkelijk bij de hand heeft.
Kasboekhouding heeft alleen betrekking op concrete fondsen die erin gaan en eruit komen, wat betekent dat het in het nu bestaat. U hoeft geen rekening te houden met toekomstige uitgaven en inkomsten in uw boeken totdat contant geld daadwerkelijk van eigenaar verandert.
Sommige bedrijven kunnen baat hebben bij het gebruik van contante boekhouding als het gaat om belastingen. Omdat u alleen inkomsten en uitgaven vastlegt wanneer geld daadwerkelijk van eigenaar wisselt, kunt u de timing van transacties controleren.
Door de transactietiming te beheersen, kunt u de uitgaven versnellen en de inkomsten vertragen. Op die manier kunt u legaal uw uitgaven verhogen en inkomsten verlagen om uw belastingplicht te verlagen.
Ondanks de voordelen zijn er enkele nadelen aan het gebruik van boekhouding op kasbasis. Overweeg het volgende voordat u een keuze maakt voor de methode op basis van contanten.
Een nadeel van kasboekhouding is dat het uw bedrijf een beperkt zicht geeft op uw inkomsten en uitgaven.
Kasbasis toont niet de verplichtingen van uw bedrijf. Als gevolg hiervan denk je misschien dat je meer geld te besteden hebt dan je in werkelijkheid hebt. Evenzo toont het niet de verplichtingen van uw klant jegens uw bedrijf, waardoor u onbetaalde klantenschulden zou kunnen vergeten.
Omdat de kasbasis slechts een momentopname is van de financiën van uw bedrijf, heeft u mogelijk geen duidelijk beeld van uw langetermijnfinanciën. Dit kan zowel de besluitvorming als de groei beïnvloeden.
Niet alle bedrijven kunnen een kasbasisboekhouding gebruiken. U kunt geen kasboekhouding gebruiken als u:
Als u klanten krediet aanbiedt, moet u een boekhouding op transactiebasis gebruiken. Waarom? Omdat het aanbieden van krediet betekent dat klanten niet meteen betalen. U moet transacties kunnen registreren wanneer ze plaatsvinden, niet alleen wanneer u het geld ontvangt.
De IRS stelt ook beperkingen aan wie kasboekhouding kan gebruiken. De volgende kan niet gebruiken kasbasis boekhouding:
Volgens de IRS kunt u over het algemeen geen contante boekhouding gebruiken als u goederen produceert, koopt of verkoopt en vertrouwt op voorraad. Er is echter een uitzondering. Als u een belastingbetaler bent voor kleine bedrijven, kunt u ervoor kiezen om geen inventaris bij te houden als u in de drie voorgaande belastingjaren een gemiddelde jaarlijkse bruto-inkomsten van $ 26 miljoen of minder heeft.
Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u besluiten (of moet u worden verplicht) om de boekhoudmethoden te wijzigen. Om over te schakelen van contant naar oplopend, moet u enkele aanpassingen maken.
Bij het overzetten van uw boekhoudkundige boeken van contant geld naar overlopende activa, moet u:
Ook moet u een wijziging van uw boekhoudmethode aanvragen bij de Belastingdienst. Om dit te doen, dient u formulier 3115, Aanvraag voor wijziging in boekhoudmethode, in.
Wilt u rapporten in alle drie de boekhoudmethoden kunnen zien? Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u rapporten op kasbasis of gewijzigde kasbasisboekhouding bekijken en deze vervolgens downloaden met behulp van de transactiemethode om aan uw accountant te geven. Dus ga je gang, kies de methode die voor jou het beste werkt. Vraag nu uw gratis proefperiode aan!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 22 september 2014.
Voor- en nadelen van geldautomaten en geldautomaten
Voor- en nadelen van rendement op investering
De voor- en nadelen van EBITDA begrijpen
De voor- en nadelen van een extern personeelsbestand
Voor- en nadelen van grondstoffenhandel
Basisprincipes van dividendbeleggen:voor- en nadelen van dividendbeleggen!
Forex vergelijken met futures:voor- en nadelen