Als bedrijfseigenaar bent u verantwoordelijk voor het vastleggen van de transacties van uw bedrijf. En om uw inzendingen te ondersteunen, moet u voldoende documentatie bijhouden. Deze boekhouddocumentatie fungeert als een controlespoor voor uw bedrijf. Lees verder om erachter te komen wat een audittrail is en waarom het essentieel is voor uw kleine bedrijf.
Een audit trail is een set documenten die de transacties valideren die u in uw boekhouding vastlegt. Uw spoor helpt bij het volgen en verifiëren van een boekhoudtransactie naar de bron. Wanneer u transacties in uw boeken vastlegt, baseert u de boekingen op de transacties en gebeurtenissen van uw bedrijf. Gebeurtenissen kunnen zaken als aankopen, verkopen en onkosten omvatten.
Elk record in een audittrail bevat informatie over wat de gebeurtenis was, wie de gebeurtenis heeft gemaakt en de dag/tijd waarop de gebeurtenis plaatsvond.
Afhankelijk van de transactie kan documentatie ter ondersteuning van de activiteit betrekking hebben op één document of een reeks documenten. Een paar voorbeelden van documenten die u moet bewaren om op te nemen:
Veel bedrijven gebruiken audit trails om te controleren of een boeking juist is. Sectoren die vaak audit trails gebruiken, zijn onder meer de gezondheids-, financiële, boekhoud- en IT-sectoren.
Stel dat uw bakkerij een nieuwe bezorgwagen moet aanschaffen. U kunt een inkooporder aanvragen waarin het type voertuig en de prijsklasse worden geautoriseerd. Als uw bedrijf geen inkoopordersysteem heeft, kunt u een schriftelijke schatting krijgen van de autodealer.
Zodra de bakkerij het voertuig heeft gekocht, geeft de autodealer u een verkoopfactuur met zaken als het voertuigtype, het aankoopbedrag en de aankoopvoorwaarden.
De documenten die u ontvangt tijdens de aankoop van uw voertuig, worden onderdeel van de audit trail van het voertuig. Noteer de aankoop in uw zakelijke boeken en bewaar de documentatie in uw administratie.
Het hebben van een volledige audit trail bewijst aan individuen, zoals auditors of investeerders, dat de informatie in uw boeken geldig is. Om nog maar te zwijgen over het feit dat het opzetten van een audittrail ervoor zorgt dat uw bedrijf voldoet aan de normen van de IRS voor het bijhouden van gegevens.
U kunt uw controletraject ook gebruiken om rekeningen op elkaar af te stemmen, uw bedrijfsbudget te plannen en risico's te beheren.
Het is geen geheim dat er een aantal voordelen zijn aan het hebben van een accounting audit trail. Bekijk vijf manieren waarop een audittrail uw bedrijf ten goede kan komen.
Een belangrijk doel van een audittrail is het helpen opsporen en voorkomen van fraude. Wanneer u een spoor van documenten heeft die een boekhoudkundige transactie valideren, kunt u bewijzen dat uw transacties geldig zijn.
Naast het bewijzen van de geldigheid van een transactie, helpt het hebben van een auditspoor voor alle zakelijke activiteiten het risico op fraude te minimaliseren. Met strengere eisen weten werknemers dat u hun werk controleert en volgt op frauduleuze activiteiten en beseffen ze dat fraude niet onopgemerkt zal blijven.
Het hebben van een audittrail helpt u niet alleen transacties op te sporen, maar stelt auditors en ander personeel ook in staat om activiteiten te vinden en te verifiëren. Audittrails maken het auditproces voor alle betrokkenen sneller en gemakkelijker. En ze maken de voorbereiding op een audit minder stressvol.
Een auditor kan bijvoorbeeld een ongebruikelijke transactie in uw boeken zien en twijfelen aan de juistheid ervan. Met een audittrail kunnen auditors ondersteunende documentatie (bijv. factuur) bekijken om te bepalen of de transactie geldig is of niet.
Als u de nauwkeurigheid van uw financiële administratie wilt verbeteren, is het hebben van een audittrail een goede manier om te gaan. Audittrails helpen ervoor te zorgen dat uw financiële rapporten en records nauwkeurige informatie bevatten. Als uw gegevens onjuist zijn, hebben bedrijfseigenaren, investeerders en geldschieters geen nauwkeurige financiële informatie om goede beslissingen te nemen.
Om uzelf een duidelijk beeld te geven van de financiën van uw bedrijf en ervoor te zorgen dat uw boeken correct zijn, houdt u uw transacties bij met behulp van een controlespoor.
Als u problemen ondervindt bij het vinden van een bepaalde transactie in uw boeken, kan een audittrail u helpen.
Stel dat u niets weet over een transactie, behalve de dag waarop het gebeurde. U kunt uw controlespoor gebruiken om de transactie op te sporen en andere belangrijke informatie erover te vinden (bijvoorbeeld het aankoopbedrag).
Zelfs als u geen transacties uit het oog verliest, kan het hebben van een controlespoor u de gemoedsrust geven dat u een transactie kunt traceren wanneer dat nodig is.
Als een ramp uw bedrijf treft (bijvoorbeeld een overstroming), moet u voorbereid zijn. Audittrails geven u de mogelijkheid om beschadigde of ontbrekende informatie samen te voegen als zich een ramp voordoet. Een audittrail kan u helpen de transacties van uw bedrijf voor de periode opnieuw te maken.
Om ervoor te zorgen dat uw audittrail intact blijft als zich een ramp voordoet, moet u een back-up van al uw records maken. U kunt overwegen om zowel papieren als elektronische kopieën van uw documentatie in de cloud te bewaren. Op die manier wordt uw audittrail niet volledig vernietigd tijdens een ramp.
Sommige bedrijven kunnen papieren kopieën van hun transactie-auditspoor opslaan, terwijl andere misschien kiezen voor een papierloos systeem. Als u besluit de papierloze route te gaan, kunt u voorkomen dat u een plek zoekt om uw papieren boekhouding op te slaan. Om nog maar te zwijgen over het feit dat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u extra geld uitgeeft aan opbergbenodigdheden (bijvoorbeeld kasten en mappen).
Aan de andere kant moet je ook voorzichtig zijn bij het gebruik van een papierloos archiveringssysteem voor je audit trail. Als u documenten elektronisch opslaat, moet u ze dienovereenkomstig labelen. Om georganiseerd te blijven en te voorkomen dat u bestanden uit het oog verliest, moet u uw bestanden consequent labelen en in chronologische volgorde houden.
Of u nu audit trail-documenten opslaat in een archiefkast of elektronisch, u moet uw administratie overzichtelijk houden. Op die manier kunt u in een oogwenk documentatie van een boekhoudkundige transactie vinden en bekijken.
Op zoek naar een gemakkelijke manier om uw zakelijke transacties te volgen? De boekhoudsoftware van Patriot maakt het een fluitje van een cent om uw inkomsten en uitgaven vast te leggen. Start vandaag nog een gratis proefperiode!
Heeft u vragen, opmerkingen of opmerkingen over dit bericht? Vind ons leuk op Facebook en laten we praten!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 2 maart 2015.
Wat is een afschrijving en hoe beïnvloedt dit uw tegoed?
Wat is een lijfrente en hoe werkt het?
VoIP 101:wat is het en waarom heeft uw bedrijf het nodig?
Wat is retailinflatie en hoe beïnvloedt dit de groei?
Wat is een enneagram en hoe beïnvloedt het mijn geld?
Wat is een berenmarkt? En hoe beïnvloedt het jou?
Wat is economische Nexus en heeft het invloed op uw bedrijf?