De IRS stelt voor dat u bonnen en andere gegevens bewaart voor bruto-ontvangsten, aankopen, uitgaven, activa en eventuele inhoudingen die u wilt doen (entertainment, reizen, cadeau-uitgaven, enz.). En naarmate uw bedrijf groeit, kan het volgen van bonnen inderdaad een moeilijke taak zijn. Maar het wordt steeds gemakkelijker met e-receipts. Wil je papierloos werken? Lees verder voor een korte handleiding over de beste manieren om bonnen elektronisch te ordenen.
Het maken en organiseren van bonnen voor het bedrijfsleven is voortdurend in ontwikkeling.
In feite zijn schriftelijke ontvangstbewijzen zo oud als het geschreven woord. Enkele van de eerste bekende bonnen werden op kleitabletten opgetekend.
Gelukkig gebruiken we geen kleitabletten meer - te zwaar, gemakkelijk te breken en veel te veel stof! Maar papieren bonnen beginnen ook tot het verleden te behoren.
U kunt besluiten over te stappen op elektronische bonnen omdat papieren bonnen:
Het hebben van elektronische bonnen betekent niet dat uw vaardigheden voor het organiseren van bonnen automatisch 100% raken. Als je geen plan hebt om over te stappen op e-receipts, kan je computer in een mum van tijd een puinhoop worden, zelfs zonder dat de archiefkasten en mappen uit hun voegen barsten.
We zijn hier om u te helpen de beste manier te vinden om bonnen elektronisch op te slaan, zodat de belastingtijd komt en het gemakkelijk is om te vinden wat u nodig hebt.
Als u bonnen elektronisch wilt ordenen, moet u:
Allereerst:uw verkooppunt (POS) genereert mogelijk nog steeds papieren bonnen die u moet verzamelen en bewaren.
U kunt dit proces stroomlijnen door een POS te gebruiken die standaard is ingesteld op papierloze interacties en elektronische handtekeningen. Dit helpt ook om afval, opslagruimte en het aantal bonnen dat u persoonlijk in een elektronisch formaat moet overzetten, te verminderen.
Of u nu wel of geen elektronische bonnen op uw POS hebt, u moet nog steeds papieren bonnen converteren naar een elektronisch formaat om ze te archiveren. Facturen voor inventaris, reiskosten, permanente educatie, etc. zijn er in allerlei soorten en maten.
Gelukkig kan het converteren ervan net zo eenvoudig zijn als het maken van een foto met je telefoon. Houd rekening met de bestandsgrootte, zodat u geen problemen krijgt met de verwerkingscapaciteit van uw computer. Blijf indien mogelijk bij JPEG- of PDF-bestanden.
U kunt ook apps overwegen die OCR (optische tekenherkenning) hebben, waarmee de tekst wordt omgezet in een indeling die uw computer kan doorzoeken. Als u geen boekhoudsoftware gebruikt, kan OCR handig zijn als u later naar bonnen zoekt.
Zodra u de elektronische bonnen hebt, moet u overwegen bonnen elektronisch te organiseren. Moet je ze in de cloud, op een harde schijf of beide plaatsen? Meerdere mensen hebben op elk moment toegang tot de cloud en het kan veiliger zijn dan een harde schijf.
Volgende:Overweeg de beste manier om uw elektronische bonnen op te slaan. U heeft immers mogelijkheden als het gaat om de ontvangstorganisatie. U kunt ervoor kiezen om het volgende te gebruiken:
Waar u uw bestanden moet archiveren en hoe u uw bestanden moet ordenen, zijn eeuwenoude problemen. In plaats van een archiefkast op een centrale locatie, maken computers het gemakkelijk om onze elektronische bonnen op te slaan. Enkele belangrijke voordelen hiervan zijn dat:
Er zijn verschillende services die helpen bij het opslaan van bonnen, zoals uw Google Drive- of pc-bestanden. Misschien wilt u ook denken aan een veiligere locatie, zoals Carbonite of Lastpass, voor het geval u zich zorgen maakt over beveiligingsinbreuken.
Zorg ervoor dat uw bestandsnamen zowel logisch als specifiek zijn, inclusief datums wanneer u kunt. Elke bestandsnaam moet specifiek genoeg zijn, zodat u precies weet wat het is en waar het naartoe gaat door het gewoon te lezen. Uw mappen zouden in een hiërarchische volgorde moeten werken, van de meest algemene tot de meest specifieke.
Het nesten van mappen is een geweldige manier om tijd te besparen, omdat u niet alle bestanden tegelijk hoeft te doorzoeken (alleen de bestanden die u nodig heeft):
Wat u ook gebruikt, zorg ervoor dat u een checklist of sjabloon ontwikkelt, zodat u en eventuele medewerkers continu en correct bonnen kunnen uploaden met behulp van een systeem. Bewaar deze sjabloon op een plaats die gemakkelijk toegankelijk is voor medewerkers met toestemming.
Wil je geen elektronische bonnen in mappen bewaren? Met boekhoudsoftware hoeft u dat niet te doen.
Upload uw elektronische bonnen in de juiste periode, voeg indien nodig beschrijvingen toe en laat het programma de rest van het werk voor u doen.
Boekhoudsoftware helpt ook om vorderingen, schulden en financiële taken georganiseerd en op één locatie te houden.
Patriot's Premium Accounting maakt het beheren van elektronische bonnen een fluitje van een cent!U moet bonnen bewaren zolang de inkomstenafdeling van uw staat of de IRS u kan controleren.
Meestal is drie jaar een goede vuistregel. Maar als het er voor de IRS uitziet, moet u bereid zijn om zes jaar aan bonnetjes op te graven.
En laten we eerlijk zijn, zes jaar e-bonnen is veel gemakkelijker om mee om te gaan dan zes jaar papieren exemplaren.
Misschien wilt u geplande tijden maken om uw bonnen te verwerken (d.w.z. de foto's maken, de juiste bestandsnaam kiezen en ze uploaden naar de juiste map of het juiste programma). Deze stappen kunnen enige tijd in beslag nemen, maar zijn gemakkelijker te beheren als u ze opdeelt in kleinere stukjes, bijvoorbeeld een keer per week.
Denk aan de verschillende mensen in uw bedrijf die e-bonnen kunnen uploaden. Hebben ze de informatie die ze nodig hebben om dingen consistent en correct te doen? Zorg ervoor dat uw proces en sjablonen duidelijk, grondig en gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle betrokkenen.
Beveilig uw bonnetjes tegen kwaadwillenden, natuurrampen en bestandscorruptie. Het gebruik van veilige cloudlocaties, zelfs versleuteling, is misschien precies wat u nodig heeft.
Kopieën van creditcardbewijzen ophalen
Een beursfeestje organiseren
Cash is King:best practices voor cashmanagement
Hoe u uw financiën stap voor stap organiseert
Best practices voor fusies en overnames in Latijns-Amerika
Hoe onderhandel je over de beste prijs voor een auto?
Uw belangrijke documenten ordenen