Debiteuren, soms afgekort tot "vorderingen" of "A/R", is geld dat door haar klanten aan een bedrijf verschuldigd is. Als een bedrijf producten of diensten heeft geleverd maar nog geen betaling heeft ontvangen, is het een vordering.
De aard van het debiteurensaldo van een bedrijf hangt af van de sector waarin het zaken doet, evenals het kredietbeleid dat het bedrijfsmanagement hanteert. Een bedrijf houdt zijn A/R bij als een vlottende activa op wat een 'balans' wordt genoemd. De balans bevat onder andere hoeveel geld een bedrijf verwacht te worden betaald (als activa) en hoeveel het verwacht uit te betalen (als verplichtingen). Het begrijpen van de A/R is belangrijk bij het achterhalen van de algehele gezondheid van een bedrijf.
De beste manier om debiteuren te begrijpen, is door een transactie te bekijken en het komt op de balans terecht.
Stel je voor dat Walmart, de koper, een nieuwe boxset wil bestellen van boeken van de uitgever, dat is de verkoper.
Een bedrijf dat producten op krediet verkoopt, dat wil zeggen voordat het wordt betaald, stelt voorwaarden voor zijn A/R. De voorwaarden omvatten het aantal dagen dat klanten hun rekeningen moeten betalen voordat er een vergoeding voor te late betaling in rekening wordt gebracht. Wanneer een koper zich niet aan de betalingsvoorwaarden houdt, kan de verkoper zijn klant benaderen en nieuwe voorwaarden of een andere remedie aanbieden om op de rekening te innen.
Als er geen voortgang is, wordt de uitgaande balans ofwel omgedraaid over aan een incassobureau, of, in meer extreme gevallen, het bedrijf dagvaardt de persoon of instelling die het geld schuldig is, en zoekt hulp bij een rechtbank door beslag te leggen op activa.
Bedrijven gebruiken vaak een van een aantal bekende A/R-termen. Deze worden uitgedrukt als "netto 10", "netto 15", "netto 30", "netto 60" of "netto 90". De cijfers verwijzen naar het aantal dagen dat het nettobedrag verschuldigd is en naar verwachting zal worden betaald. Als een verkoop bijvoorbeeld netto 10 is, heeft u 10 dagen vanaf het moment van de factuur om uw saldo te betalen.
Om cashflow vrij te maken en de snelheid te verhogen waarmee ze toegang hebben fondsen, bieden veel bedrijven een vroegbetalingskorting op langere uitgaande saldi om te proberen hun klanten ze eerder te laten betalen.
Het is in het belang van de klant om de korting te nemen en vroeg te betalen. De korting bespaart hen meer dan ze hadden kunnen verdienen door hun geld vast te houden.
Een groot uitstaand bedrag op de balans lijkt het zou goed zijn. Je zou denken dat elk bedrijf een stortvloed aan toekomstige cash wil, maar dat is niet het geval. Geld in A/R is geld dat niet op de bank staat, en het kan het bedrijf blootstellen aan een zekere mate van risico. Als Walmart failliet zou gaan of gewoon niet zou betalen, zou de verkoper gedwongen worden om het uitgaande saldo op zijn balans met $ 1,5 miljoen af te schrijven.
Dit verlies op zich nemen en vastzitten met 50.000 eenheden aangepaste boeken kan tragisch zijn voor de verkoper. Als u nadenkt over de toekomstige groeivooruitzichten van een bedrijf, neem dan zeker een kijkje in het debiteurenboek. Het moet goed gediversifieerd zijn.
Als één klant of klant meer dan 5% of 10% van de te betalen rekeningen vertegenwoordigt, is er sprake van exposure, wat reden tot zorg kan zijn.
Bedrijven bouwen kasreserves op om zich voor te bereiden op dit soort problemen. Reserves zijn specifieke boekhoudkosten die de winst elk jaar verminderen. Als de reserves niet voldoende zijn of moeten worden verhoogd, moeten meer lasten op de resultatenrekening van de onderneming worden geboekt. Reserves worden gebruikt om allerlei problemen te dekken, variërend van verwachte rendementsgaranties tot slechte kredietvoorzieningen bij banken.
Sommige bedrijven hebben een ander bedrijfsmodel en staan erop om vooraf betaald te worden. In dit geval registreert het bedrijf geen uitgaande transactie, maar boekt het in plaats daarvan een verplichting op zijn balans op een rekening die bekend staat als niet-verdiende inkomsten of vooruitbetaalde inkomsten.
Omdat het geld wordt verdiend, ofwel door beloofde producten te verzenden, met behulp van de "percentage van voltooiing" -methode, of gewoon naarmate de tijd verstrijkt, wordt het overgedragen van onverdiende inkomsten op de balans naar verkoopinkomsten op de resultatenrekening. Dat vermindert de aansprakelijkheid en verhoogt de gerapporteerde omzet.
Een goede plek om dit te bekijken is in de vermogensbeheersector. Klanten betalen vaak elke vier maanden vergoedingen aan een geregistreerde beleggingsadviseur, die vooraf worden gefactureerd. Het adviesbureau ontvangt het geld, maar heeft het nog niet verdiend. Voor elke werkdag die verstrijkt, wordt een bepaald bedrag aan vergoedingen verdiend en kan niet worden gerestitueerd.
Een vermogensbeheerder die ervoor kiest om achteraf te factureren zou tijdelijk een uitgaande balans op de balans hebben, meestal voor slechts een dag of twee, aangezien de vergoedingen worden afgeschreven van de bewaarnemingsrekeningen van de klant.
De A/R-omzetverhouding is een meting die laat zien hoe efficiënt een bedrijf is in het innen van zijn schulden. Het deelt de kredietverkopen van het bedrijf in een bepaalde periode door de gemiddelde A/R in dezelfde periode. Het resultaat laat zien hoe vaak het bedrijf zijn gemiddelde A/R in die periode heeft ontvangen. Hoe lager het getal, hoe minder efficiënt een bedrijf is in het innen van schulden.
Wanneer het geld int tegen zijn uitgaande saldo, converteert een bedrijf het saldo van het ene vlottende activum naar het andere. Het uitgaande saldo neemt af, terwijl het kassaldo toeneemt. Passiva en eigen vermogen blijven ongewijzigd.
Door zijn aard vertraagt het gebruik van uitgaande contante betalingen van klanten, wat de cashflow op korte termijn negatief zal beïnvloeden. Hoe hoger het debiteurensaldo van een bedrijf, hoe minder contanten het heeft gerealiseerd uit verkoopactiviteiten. Daarom is het belangrijk voor bedrijven die uitgaande betalingen gebruiken om de omzetratio bij te houden en proactief met klanten om te gaan om tijdige betalingen te garanderen.