Na jaren van uitstel, besloten mijn man en ik uiteindelijk een oppas in te huren om na school voor onze kinderen te zorgen. We hadden de gemakkelijke weg kunnen kiezen door een externe dienst in te schakelen, maar we wilden echt een langdurige relatie opbouwen met een gekwalificeerd, zorgzaam persoon die ik alleen heb gevonden.

Gelukkig hebben we de juiste persoon gevonden. En plotseling moesten we een spoedcursus volgen om te begrijpen wat het betekent om werkgever te zijn. Hoe we ervoor kunnen zorgen dat onze oppas legaal voor ons kan werken. Hoe een salarissysteem op te zetten. Hoe we de belastingen berekenen die we van haar salaris moeten aftrekken.

Hoewel ik een financieel planner ben, hebben mijn ervaring en referenties me niet volledig voorbereid op deze nieuwe rol. Gelukkig kon ik goed advies krijgen van mijn accountant en door het lezen van nuttige publicaties zoals de IRS Household Employer's Tax Guide.

Als je erover hebt nagedacht om thuishulp in te huren, of het nu een oppas, huishoudster, meid, chauffeur, persoonlijke chef-kok, tuinman of iemand anders is, voel je dan vrij om te leren van mijn ervaringen om een ​​nieuw geslagen huishoudelijke werkgever te worden.

Dit artikel is geschreven door en geeft de mening weer van onze bijdragende adviseur, niet van de redactie van Kiplinger. U kunt de gegevens van adviseurs controleren bij de SEC of bij FINRA.

1 van 9

Begrijp de verschillen tussen 'werknemer' en 'zelfstandigen'

Het is belangrijk voor zowel u als uw nieuwe medewerker om uw werkrelatie te begrijpen, aangezien u beiden mogelijk in de problemen kunt komen met de IRS als u dat niet doet.

Als deze persoon voor zijn eigen huis, apparatuur of benodigdheden zorgt, over zijn werkuren en verantwoordelijkheden onderhandelt en wordt betaald als een 1099-contractant, dan behandelt de IRS hem als zelfstandige en zijn ze dus geen 'werknemer'.

• Een huishoudelijk medewerker is iemand wiens agenda en verantwoordelijkheden u persoonlijk beheert. Ze gebruiken de middelen die u aanlevert. Maar hun werk moet specifiek betrekking hebben op het onderhoud van uw huis of het zorgen voor het welzijn van de personen die daar wonen. Deze definitie sluit bepaalde categorieën thuiswerkers uit, zoals privé-secretaresses, docenten en muziekleraren.

 

2 van 9

Geschiktheid voor documenten

Wat is een van de eerste dingen die je doet als je aan een nieuwe baan begint? Vul een formulier I-9 in, waarin uw geschiktheid om te werken wordt gedocumenteerd. Onze oppas moest hetzelfde doen. Ze vulde het formulier in en verstrekte identificatie (in haar geval een Amerikaans paspoort, maar als ze er geen had, had ze haar rijbewijs en socialezekerheidskaart kunnen overleggen).

Het is mijn taak om deze formulieren (en kopieën van haar identiteitsbewijs) te bewaren en beschikbaar te stellen voor inspectie door bevoegde overheidsinstanties. De pagina U.S. Citizenship and Immigration Services Form I-9 kan u door dit proces leiden.

 

3 van 9

De salarisdrempel

Over het algemeen heeft u alleen te maken met loonheffingen als u uw ingehuurde hulp meer dan $ 2.200 in een kalenderjaar betaalt. In sommige gevallen kunnen echtgenoten en andere familieleden die deze rollen op zich nemen echter meer dan $ 2.200 verdienen zonder te worden belast. Deze situaties zijn niet altijd eenvoudig, daarom moet u altijd een belastingadviseur raadplegen voordat een nieuwe werknemer voor u gaat werken. Onze oppas zal veel meer verdienen dan dit, dus ik wist dat ik vrij snel op de hoogte moest zijn van de fijne kneepjes van salarisbeheer.

• Als werkgever moet u ervoor zorgen dat u uw salarisverantwoordelijkheden nauwkeurig en in overeenstemming met de federale en staatswetten afhandelt. Daarom wilt u misschien salarissoftware gebruiken die is ontworpen voor kleine bedrijven. Deze programma's kunnen federale en staatsbelastingen berekenen, dossiers bijhouden van ingevulde belastingformulieren, uw werknemer betalen via cheques of directe storting en belastingrapporten opstellen aan het einde van het jaar. Veel van deze programma's bieden gratis basisfunctionaliteit.

 

4 van 9

Een door de IRS erkende werkgever worden

Als u een huishoudelijke werkgever gaat worden, kunt u net zo goed als een werkgever worden erkend. Dit kunt u doen door een Employer Identification Number (EIN) aan te vragen bij de Belastingdienst. Houd er rekening mee dat u uw burgerservicenummer niet als EIN kunt gebruiken.

 

5 van 9

Loonbelasting berekenen

Hoewel uw werknemer zijn deel van de belasting zelf kan betalen, kunt u het risico op onderbetaling en boetes het beste beperken door rechtstreeks belasting in te houden op zijn salaris. De eerste stap is dat uw nieuwe medewerker een W-4/Employee's Withholding Certificate invult. Hoewel u het bedrag van de ingehouden federale inkomstenbelasting moet berekenen op basis van het aantal vrijstellingen dat ze kiezen, blijven verschillende belastingtarieven hetzelfde:

• De 12,4% socialezekerheidsbelasting, die wordt verdeeld tussen u en uw werknemer, waarbij elk 6,2% betaalt.
• De Medicare-belasting van 2,9%, ook verdeeld tussen u en uw werknemer, waarbij elk 1,45% betaalt.
• Federale werkloosheidsbelasting van 6% op de eerste $ 7.000 aan inkomen. Deze belasting betaal je als werkgever zelf, al kom je in sommige gevallen mogelijk in aanmerking voor een heffingskorting van 5,4% voor de door jou betaalde werkloosheidsbelasting.

U moet een onberispelijke administratie bijhouden voor elk salaris, inclusief gewerkte uren, betaalde bedragen en ingehouden belastingen. En elke januari moet u een W-2 loon- en belastingverklaring aan uw werknemer verstrekken en kopie A indienen bij de IRS.

 

6 van 9

Vergeet staatsbelastingen niet

Uw staat kan aanvullende inkomstenbelasting en andere opnames van loonstrookjes van werknemers eisen. En u moet op de hoogte blijven van veranderingen in belastingwetten.

In Massachusetts, waar ik woon, wordt bijvoorbeeld het inkomstenbelastingtarief van de staat verlaagd van 5,05% in 2019 naar 5% (vanaf 2020), en het staatswerkloosheidsbelastingtarief is 2,4%. En in 2019 voerde de staat de wet op betaald gezin en medisch verlof in, die een belasting van 0,75% heft op elk extra salaris.

 

7 van 9

Je verzekering opwaarderen

Als onze oppas gewond raakt tijdens het werk, wil ik ervoor zorgen dat onze huiseigenarenverzekering haar medische en inkomensverliesclaims dekt. Nadat ik mijn verzekeringsmaatschappij had gebeld, ontdekte ik dat ik een speciale rijder moest toevoegen om deze uitgebreide dekking te krijgen. Zorg ervoor dat u over het juiste dekkingsniveau beschikt voordat uw nieuwe werknemer aan zijn eerste werkdag begint.

Houd er ook rekening mee dat veel staten van huishoudelijke werkgevers eisen dat ze in bepaalde situaties een arbeidsongevallenverzekering hebben als ze kindermeisjes, huishoudsters of andere zorgverleners inhuren. Hier in Massachusetts moeten huishoudelijke werkgevers bijvoorbeeld een arbeidsongevallenverzekering afsluiten als hun huishoudelijke werknemers 16 of meer uur per week werken. Zelfs als uw staat dit niet vereist, wilt u misschien toch een arbeidsongevallenverzekering afsluiten, omdat deze extra bescherming kan bieden voor werkgerelateerde verwondingen die niet worden gedekt door uw huiseigenarenverzekering.

 

8 van 9

Aftrekken van 'oppas'-kosten

Als u een oppas inhuurt, kunt u mogelijk wel $ 3.000 per kind (maximaal $ 6.000 voor twee of meer kinderen) aan kinderopvanggerelateerde uitgaven aftrekken, zolang u en uw echtgenoot werken en uw kinderen jonger dan 13 jaar.

Of, als uw bedrijf een Dependent Care Account aanbiedt (soms een Dependent Care Flexible Spending Account genoemd), kunt u mogelijk bijdragen vóór belastingen van maximaal $ 5.000 per jaar om de kosten voor gekwalificeerde kinderopvang te helpen betalen. Nogmaals, het is belangrijk om met uw belastingadviseur te praten om erachter te komen welke opties de beste belastingvoordelen bieden.

Helaas zijn deze belastingvoordelen alleen beschikbaar voor degenen die kinderopvangpersoneel inhuren.

 

9 van 9

Ontmoet de experts

Ik zei al dat je echt met je accountant of een belastingadviseur moet overleggen voordat je je nieuwe huishoudhulp in dienst neemt. Maar misschien wilt u ook een financieel adviseur ontmoeten. Deze combinatie van expertise kan u niet alleen helpen uw verantwoordelijkheden als werkgever te begrijpen, maar kan u ook helpen erachter te komen hoe u uw kasstromen kunt aanpassen om deze extra kosten op zich te nemen en uw aanvullende verzekeringsbehoeften in te schatten.

Geschreven door Joelle Spear, CFP®, een financieel adviseur bij Canby Financial Advisors in Framingham, Massachusetts. Spear heeft een MBA met een financiële concentratie van Bentley University.

Dit materiaal is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en vormt geen fiscaal of juridisch advies. Hoewel we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat onze informatie nauwkeurig en nuttig is, raden we u aan een belastingadviseur, professionele belastingadviseur of advocaat te raadplegen.

Effecten en adviesdiensten aangeboden via Commonwealth Financial Network®, lid FINRA/SIPC, een geregistreerd beleggingsadviseur. Financiële planningsdiensten aangeboden door Canby Financial Advisors staan ​​los van en staan ​​los van Commonwealth.

Dit artikel is geschreven door en geeft de mening weer van onze bijdragende adviseur, niet de redactie van Kiplinger. U kunt de gegevens van adviseurs controleren bij de SEC of bij FINRA.

Bijdragers

Joelle Spear, CFP®

Financieel adviseur, partner, financiële adviseurs van Canby

Joelle Spear, CFP® is een financieel adviseur en een partner bij Canby Financial Advisors in Framingham, Massachusetts. Ze heeft een MBA met een financiële concentratie van Bentley University. Effecten en adviesdiensten aangeboden via Commonwealth Financial Network®, lid FINRA/SIPC, een Geregistreerd Beleggingsadviseur. Financiële planningsdiensten aangeboden door Canby Financial Advisors staan ​​los van en staan ​​los van Commonwealth.