Het bijhouden van uitgaven kan moeilijk zijn wanneer u probeert een bedrijf te runnen met alle administratieve taken die daarbij horen.
Ontvangsten kunnen verloren gaan, claims vergeten en bedragen kunnen verkeerd worden onthouden. Tijd vinden om aan onkosten te besteden is moeilijk en het is gemakkelijk om overweldigd te raken door al het papierwerk.
Expensify is een gemakkelijke manier om u te helpen uw uitgaven onder controle te houden met geautomatiseerde systemen waar nodig om het hele proces soepel en gebruiksvriendelijk te maken.
Expensify is een revolutionair softwarepakket voor het bijhouden van onkosten, ontwikkeld om uw bedrijfsbeheer te stroomlijnen.
Het helpt om het proces te versnellen, alle stappen te automatiseren die geschikt zijn, en het kan naadloos worden geïntegreerd in het werkschema van de gebruiker, met behulp van betrouwbare optische tekenherkenning en een feilloos workflowsysteem.
Het belangrijkste voordeel van Expensify is de mogelijkheid om vervelende taken te automatiseren, waardoor het proces wordt versneld.
Het hele ontvangst- en onkostenbeheerproces kan automatisch worden, waardoor uw beheerders vrij zijn om meer dringende taken uit te voeren.
Kwitanties kunnen gemakkelijk verloren gaan of zoek raken, of beschadigd raken en moeilijk leesbaar zijn.
Met het systeem van Expensify kunt u een foto maken van de bon, waarna het automatisch een onkostennota verzendt zonder dat u aanvullende informatie of moeite hoeft in te voeren.
Medewerkers sturen hun kwitanties rechtstreeks via de mobiele app naar een inbox, en een partij met de juiste autoriteit kan de onkosten snel accepteren of weigeren zonder het hele rapport te hoeven zien.
Bedrijfskaarten zijn eenvoudig vanuit een centrale locatie te beheren; alle kaarttransacties worden automatisch ingevuld, waarbij elke transactie wordt vergeleken met de bijbehorende bon zonder dat u urenlang over elk stuk papier hoeft te neuzen.
Een van de kritieke problemen met onkosten is het verkrijgen van de toestemming van de benodigde partijen om door te gaan. Over het algemeen zijn deze mensen echter vaak het moeilijkst te bereiken, waardoor het hele proces onnodig lang en pijnlijk wordt.
Expensify biedt beheerders de mogelijkheid om de onkostenbeleidsregels voor hun specifieke bedrijf aan te passen.
Expensify kan worden geconfigureerd om uitgaven te markeren die automatisch door een manager moeten worden beoordeeld. Bijvoorbeeld die boven een bepaalde prijs of uit een bepaald gebied.
Al het andere, zoals een maaltijd van $ 10 of een koffie van $ 3, kan automatisch worden goedgekeurd, wat kostbare tijd en moeite bespaart.
Naast het automatisch autoriseren van verzoeken, kunnen beheerders ook andere automatische vergoedingen en beperkingen instellen, zoals standaard kilometertarieven, dagvergoedingen, standaard uurtarieven, valuta en categoriebeperkingen.
De app kan bijvoorbeeld limieten instellen voor het bedrag dat kan worden uitgegeven aan hotels of entertainment voor klanten.
Als er een wijziging wordt aangebracht in uw boekhoudsysteem, kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat de update wordt overgedragen en herkend door alle systemen.
Met Expensify kunt u automatisch alle wijzigingen in realtime synchroniseren.
Dit zorgt voor constant duidelijk inzicht in de financiën van uw bedrijf, wat enorm waardevol kan zijn bij controle- en belastingtijd.
Omdat het systeem weet wat het kan verwachten en volledig is geïnformeerd over welke uitgaven moeten worden geaccepteerd en afgewezen, worden beleidsschendingen onmiddellijk gesignaleerd en geïdentificeerd.
Dit vertelt de relevante partijen of een uitgave te laat is ingediend, een regel is overtreden of een feit moet worden gecontroleerd.
Een belangrijk kenmerk van Expensify is de mogelijkheid om eenvoudig te integreren met verschillende andere softwareprogramma's die mogelijk al in uw bedrijf worden gebruikt.
Compatibele integraties zijn onder meer:
De software kan ook met succes bonnen integreren van een reeks bedrijven, zoals:
Expensify verdeelt zijn plannen in twee hoofdcategorieën:individueel en groep. Elk van de twee plannen biedt verschillende functies en voordelen.
Als bonus kun je met Expensify hun diensten zeven dagen gratis uitproberen, en deze proefperiode kan tot 28 dagen worden verlengd als je werknemers toevoegt of enkele van de andere beschikbare functies gebruikt.
U hebt ook recht op vijf SmartScans per maand op het gratis account, voordat u een upgrade uitvoert om toegang te krijgen tot meer.
Expensify biedt zelfs de mogelijkheid van een jaarabonnement of flexibele facturering, waardoor u meer controle heeft over uw account en de gebruikte functies. Met deze proefperiode kunt u het beste pakket kiezen voor de behoeften van uw bedrijf.
Onkosten zijn een essentieel onderdeel van het zakendoen, maar helaas kunnen ze uiteindelijk veel meer tijd in beslag nemen dan gewenst.
Het najagen van kosten en ontvangstbewijzen, het goedkeuren en afwijzen van verzoeken en verwarring over beperkingen en limieten kunnen allemaal kostbare tijd opslokken die elders in het bedrijf zou kunnen worden besteed.
Ze kunnen ook hoofdpijn veroorzaken als het gaat om belastingaangiften, omdat belangrijke documentatie ontbreekt, wat leidt tot vertragingen en frustratie in een toch al stressvol proces.
Expensify biedt een oplossing om uitgaven te automatiseren en te volgen, terwijl het moeiteloos aansluit bij bestaande software en procedures.
Het zorgt voor enkele van de meest vervelende en tijdrovende taken, zoals het automatisch goedkeuren van kleinere bedragen, het instellen van limieten en beperkingen op wat kan worden geclaimd, en het onmiddellijk signaleren van eventuele schendingen of verwarringen die optreden, zodat de relevante afdelingen kunnen omgaan met ze effectiever.
Als u hulp zoekt bij het stroomlijnen van uw bedrijf, is Expensify zeker een investering die de moeite waard is.