Met een grootboek kunt u al uw financiële transacties op één plek bekijken. Het grootboek is het centrale document in de boekhouding waarin u alle transacties vastlegt. In een handmatig systeem worden boekingen geregistreerd in het dagboek en vervolgens geboekt in het grootboek. In een geautomatiseerd systeem vindt hetzelfde proces plaats, maar u voert eenvoudig transacties in en de software boekt de boekingen automatisch in het grootboek. De eerste kolom in een grootboek met drie kolommen is de debetkolom, de tweede kolom is de kredietkolom en de derde kolom is de saldokolom.
Noteer de boeking in de juiste grootboekrekening, afhankelijk van het type transactie. Leg bijvoorbeeld op krediet gekochte verbruiksartikelen vast in de grootboekrekening Benodigdheden en de grootboekrekeningen Crediteurenadministratie.
Debiteer een rekening en crediteer een rekening voor elke transactie. Rekeningclassificatie bepaalt welke transacties u debiteert en welke transacties u crediteert. Rekeningen worden geclassificeerd als activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten of kosten. Activa zijn dingen die u bezit; verplichtingen zijn dingen die u verschuldigd bent; eigen vermogen is wat de eigenaar bezit of verschuldigd is; inkomsten zijn verdiende inkomsten; en kosten zijn verbruiksartikelen die deel uitmaken van de kosten van het runnen van een bedrijf. Leveringen zijn bijvoorbeeld kosten en nemen toe met een afschrijving. Crediteuren is een passivarekening die toeneemt met een tegoed.
Stel dat u benodigdheden koopt voor $ 2.500 met een terugbetalingstermijn van 30 dagen. Verhoog de kosten van de onkostenrekening met $ 2.500. Verhoog de aansprakelijkheidsrekening, Crediteuren, met $2.500 omdat u nu $2.500 schuldig bent.
Verhogen van de Voorraadrekening Datum:27-09-2009 Beschrijving:Bevoorrading Debet (kolom 1):2500 Krediet (kolom 2):[leeg] Lopend saldo (kolom 3):2500
Verhoog de crediteurenrekening Datum:27-09-2009 Beschrijving:Voorraden Debet (kolom 1):[leeg] Credit (kolom 2):2500 Lopend saldo (kolom 3):(2500)
Voor minder dan $ 50 kunt u financiële software kopen die de taak van het maken van het grootboek afhandelt terwijl u transacties invoert. Gebruik spreadsheetsoftware voor een elektronisch grootboek. Sommige spreadsheetsoftware is gratis beschikbaar, waaronder OpenOffice Calc en Google Docs Spreadsheet.
In de boekhouding worden negatieve getallen geschreven als -### of (###).