Grootboeken voeren eenvoudig de bij- en afschrijvingen bij. We gebruiken een grootboek elke keer dat we cheques of stortingen in onze chequeboekjes of stortingen en opnames in een spaarboekje invoeren. Sommige mensen houden een grootboek bij. Anderen houden grootboeken bij voor kleine bedrijven of internationale bedrijven. Hoewel automatisering het werk van de bedrijfsaccountant heeft vereenvoudigd, kan het ook worden toegepast op de huishoudfinanciën. Computergebaseerde grootboeken zijn beschikbaar als freeware of shareware, evenals de professionele pakketten die te koop zijn. Ledger-tablets zijn verkrijgbaar bij elke kantoorboekhandel en bij de meeste kantoorboekhandels.

Grootboeken bevatten ten minste vijf kolommen, die worden gebruikt voor datum, detail, credit, debet en saldo. De detailkolom wordt gebruikt voor de naam van de begunstigde of inkomstenbron en eventuele notities. De inkomsten of uitgaven worden geregistreerd in de credit- of debetkolom (laat de andere kolom leeg) en een lopend totaal wordt ingevoerd in de saldoregel. Er kunnen kolommen worden toegevoegd om het belastbare inkomen of de aftrekbare kosten aan te geven. Grootboeken moeten worden bewaard voor een bepaalde periode --- een week of een maand --- afhankelijk van het aantal transacties dat plaatsvindt. Aan het einde van de periode worden debet- en credits opgeteld en wordt het eindsaldo gecontroleerd door de credits op te tellen en de afschrijvingen af ​​te trekken van het beginsaldo. Het eindsaldo wordt "naar voren gebracht" als het beginsaldo op het grootboek voor de volgende periode. Zorg ervoor dat u elk blad van uw grootboek markeert met een titel (grootboek, naam van het bedrijf), datums van de periode die het blad beslaat en koppen voor kolommen. Als er meer dan één pagina nodig is om een ​​periode van activiteit te dekken, zorg er dan voor dat u paginanummers markeert voor het totale aantal op elke pagina.

Grootboeken worden door accountants gebruikt om balansen op te stellen, inkomsten en uitgaven voor belastingaangiften bij te houden en begrotingen op te stellen. Om hiervoor het grootboek te gebruiken, kennen ze per groep activa en passiva rekeningnummers toe. Een apart rekeningnummer kan worden gegeven aan:inkomsten uit elke bron, huur, hypotheek- en leningbetalingen, computerlease, schoolkosten of elke vorm van inkomsten of uitgaven waarvoor u aan het einde van het jaar een totaalbedrag nodig heeft. Rekeningnummering maakt het gemakkelijker om gegevens te verzamelen die kunnen worden gebruikt om belastingen te berekenen of budgetten op te stellen. Met behulp van uw grootboek kunt u een budget opstellen voor uw bedrijf en huishouden dat kan voorspellen welke uitgaven u moet plannen en wat voor soort inkomen u kunt verwachten. Houd aparte grootboeken bij voor zakelijke en persoonlijke rekeningen om geld bij te houden en om volledige gegevens voor uw accountant te hebben.