Als je een geschil hebt met een bedrijf of dienstverlener en niet het gevoel hebt dat je die rekening zou moeten betalen, is het van cruciaal belang om de andere partij te laten weten waarom. Het schrijven van een brief zorgt ervoor dat alles duidelijk wordt en vermijdt de verwarring die een telefoontje kan veroorzaken als de kwestie later voor de rechtbank komt. Wees duidelijk, professioneel en beknopt in uw weigering om te betalen, waarin u beschrijft wat het probleem is en waarom u deze actie onderneemt.

Stap 1

Maak uw document op als een zakelijke brief, gericht aan de bedrijfseigenaar, uw accountmanager of de specifieke afdeling waarmee u een geschil heeft. Zorg ervoor dat de ontvanger de macht heeft om iets aan de situatie te doen -- het is tijdverspilling om dit naar iemand te sturen zonder de bevoegdheid om de rekening te annuleren, zelfs als ze dat zou willen.

Stap 2

Beschrijf de transactie in kwestie. Wees specifiek over de tijd en datum, het personeel waarmee u contact hebt gehad en de aard van de overeenkomst. U zou bijvoorbeeld kunnen opmerken dat "In de middag van 21 mei heb ik ingecheckt in uw hotel op de locatie 300 Main Street. Toby, de agent die mijn reservering opnam, verzekerde me dat terwijl er in de faciliteit werd gebouwd, mijn kamer was geschikt voor bewoning."

Stap 3

Geef het specifieke probleem aan dat achter uw weigering om te betalen voor het overeengekomen product of de overeengekomen dienst ligt. Geef aan hoe wat u heeft ontvangen niet aan de overeengekomen verwachtingen voldeed. Als het product dat je hebt besteld door de verkoper verkeerd is voorgesteld en niet over de functionaliteit beschikte die je nodig had, neem dan die informatie op. Als een hotel zichzelf aanprijst als een vijfsterrenhotel met alleen een lek dak in plaats van een waterglijbaan, vermeld dat dan in de brief.

Stap 4

Noteer alle inspanningen die je al hebt gedaan om de situatie op te lossen. Nogmaals, specifieke details zijn nuttig. Zeggen "Ik heb twaalf keer gebeld" lijkt misschien overdreven, maar het noemen van de datums en tijden van de oproepen is overtuigender.

Stap 5

Voeg uw geschiedenis met het bedrijf in kwestie toe. Besteed niet drie pagina's aan het beschrijven van elke transactie, maar een paar zinnen die uw historische relatie behandelen, kunnen nuttig zijn. Als u al jaren klant bent, is dat extra geloofwaardig voor uw verzoek.

Stap 6

Sluit af door te herhalen dat u het betreffende bedrag niet betaalt en vraag om bevestiging dat de items van uw account zijn verwijderd. Vraag hiervoor een schriftelijke bevestiging.

Tip

Voeg eventuele ondersteunende documentatie toe wanneer u de brief verzendt. Als u bewijs heeft van een onjuiste aanklacht of misleidende reclame, zal dat bewijs uw zaak versterken.

Waarschuwing

Bewaar altijd een kopie van uw brief voor uw eigen administratie.