Het schriftelijk opzeggen van een koop- of servicecontract, een abonnement of een lidmaatschap is niet alleen verstandig, maar wellicht ook noodzakelijk. U moet bijvoorbeeld een schriftelijke opzeggingsbrief sturen voor een contract dat onder de afkoelingsregel van de Federal Trade Commission valt. Of het nu verplicht of optioneel is, een goed geschreven zakelijke brief verduidelijkt uw intentie en beschermt uw wettelijke rechten.

Gebruik een Business Letter-formaat

Organiseer de brief zoals u zou doen met elke zakelijke correspondentie. Vermeld uw adres, de datum, een referentieregel en het adres van de ontvanger boven de aanhef. Vermijd het gebruik van een algemene aanhef zoals 'Aan wie het kan aangaan'. Als je geen naam hebt, bel dan het bedrijf of verwijs naar de afdeling met een aanhef zoals 'Geachte klantrelatiemanager'. Noteer in de brief dat u ondersteunende documentatie opneemt door een bijlage toe te voegen net onder de afsluiting waarin u de naam vermeldt van elk document dat u met de brief verzendt. Gebruik een spellingcontrole en proef de brief zorgvuldig om er zeker van te zijn dat deze nauwkeurig en foutloos is.

Blijf bij de feiten

Wees beleefd maar vastberaden bij het maken van een annuleringsverzoek. Hoewel je een reden kunt geven, zegt de FTC dat dit nooit een vereiste is voor annulering. Als je een reden geeft, bekritiseer of beledig het bedrijf dan niet. Neem in plaats daarvan een objectieve en professionele toon aan en houd u aan de feiten. Neem acties op die u van het bedrijf verwacht na ontvangst van de brief, zoals het stopzetten van automatische maandelijkse bank- of kredietbetalingen. Dien bijvoorbeeld een verzoek in zoals "Deze brief is bedoeld om u te informeren dat ik mijn contract opzeg met ingang van 20 januari 2015. Ik verwacht dat u geen verdere kosten in rekening brengt op mijn creditcard."

Vereiste informatie

Vermeld alle informatie, zoals een rekening- of dossiernummer, die het bedrijf mogelijk nodig heeft om u of uw rekening te identificeren. Voeg een cheque voor volledige betaling toe als u een openstaand saldo heeft. Als de annulering in plaats daarvan resulteert in een terugbetaling, geef dan aan dat u binnen een bepaalde tijd een terugbetaling verwacht en specificeer het bedrag. Voeg anders een verklaring toe zoals 'Ik verwacht een volledige terugbetaling binnen 30 dagen'. Zorg ervoor dat u ook een schriftelijke annuleringsbevestiging per kerende post aanvraagt.

Ondersteunende documentatie opnemen

Bescherm uw wettelijke rechten met ondersteunende documentatie die de aankoop en uw recht om te annuleren verifieert. Voeg bijvoorbeeld een kopie van het contract toe waarin u uw recht om te annuleren aangeeft en een ontvangstbewijs of een kopie van een geïnde cheque. Als laatste bescherming raadt de FTC aan om een ​​opzeggingsbrief per aangetekende post te sturen met een ontvangstbewijs.