Met financiële overzichten kunnen beleggers snel de financiën van een bedrijf onderzoeken en bepalen of het bedrijf een sterke investering vertegenwoordigt. Accountants genereren jaarrekeningen door transactiegegevens vast te leggen zodra deze binnenkomen, deze te reorganiseren en in een leesbare vorm om te zetten. Bedrijfseigenaren kunnen ook financiële overzichten gebruiken, vaak met de hulp van de accountant, om te bepalen welke wijzigingen moeten worden aangebracht om het bedrijf winstgevender te maken.

Identificeren en registreren van transacties

De eerste stap van de accountant bij het omgaan met jaarrekeningen is het identificeren en vastleggen van alle transacties. De accountant doorloopt alle bonnetjes, vouchers en ander papierwerk dat het bedrijf genereert wanneer het transacties aangaat. Hij legt elke transactie vast in een logboek. Gewoonlijk bestaat het vastleggen van transacties uit het vermelden van de datum, tijd en het bedrag van de transactie, of de transactie geld heeft opgeleverd of vereist dat het bedrijf geld uitgeeft, en een korte beschrijving van de transactie.

Transacties sorteren en classificeren

Zodra de accountant alle transacties voor een bepaalde periode vastlegt, moet ze de transacties classificeren. Ten eerste groepeert ze transacties op de vraag of ze inkomsten of uitgaven vertegenwoordigen. Transacties binnen die twee groepen deelt ze in in subgroepen. Ze groepeert bijvoorbeeld alle verkopen bij elkaar, alle geretourneerde producten bij elkaar en alle reiskosten bij elkaar. Ze registreert de kosten per groep en subgroep in het grootboek van het bedrijf.

Samenvatten en presenteren

De volgende taak van de accountant is het samenvatten van de informatie die hij heeft georganiseerd. Tijdens deze fase kan de accountant grafieken of diagrammen genereren en de informatie in een gemakkelijk leesbaar formaat plaatsen. De accountant genereert in deze fase financiële overzichten zoals de balans of het kasstroomoverzicht, zodat investeerders en klanten zijn samenvatting van de informatie gemakkelijk kunnen volgen. Hij kan computersoftware gebruiken om deze financiële overzichten te genereren.

Gegevens interpreteren

De laatste stap van de accountant in het proces van financiële overzichten is het analyseren van de gegevens en bepalen of het bedrijf de kosten kan verlagen of de inkomsten kan verhogen. De accountant kan een ontmoeting hebben met bedrijfsfunctionarissen om deze informatie door te nemen, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen over wijzigingen die voor het volgende kwartaal in het bedrijf moeten worden aangebracht. Na deze vergadering voeren de bedrijfseigenaren wijzigingen door en beginnen ze met het indienen van nieuwe transacties bij de accountant voor de verklaring van het volgende kwartaal.