Vooruitbetaalde kosten zijn het resultaat van vooruitbetaalde contante betalingen voor kosten die een bedrijf in de toekomst over meerdere boekhoudperiodes zal maken. Bedrijven passen vooruitbetaalde kosten periodiek aan om het deel van de vooruitbetaalde kosten weer te geven dat in de loop van de tijd is gemaakt. Als vooruitbetaalde kosten niet worden aangepast, worden ze te hoog opgegeven en worden de werkelijk gemaakte kosten ondergewaardeerd. Een verkeerde voorstelling van vooruitbetaalde kosten en gemaakte kosten zal een impact hebben op zowel de balans als de resultatenrekening.

Vooruitbetaalde kosten

Vooruitbetaalde kosten worden gemaakte kosten in de loop van de tijd of door consumptie. Voorbeelden van vooruitbetaalde kosten zijn onder meer jaarlijkse verzekeringsbetalingen en vooruitbetaalde huren die na verloop van tijd aflopen, of kantoorbenodigdheden die meerdere boekhoudperiodes meegaan en vervallen door gebruik. Wanneer bedrijven vooruitbetaalde kosten kopen, debiteren ze vooruitbetaalde kosten en crediteren ze contant geld. Het oorspronkelijke bedrag aan vooruitbetaalde kosten neemt af naarmate delen van de vooruitbetaalde kosten in de werkelijke kosten worden geboekt wanneer ze in de toekomst worden gemaakt.

Balansactief

Een vooruitbetaalde uitgave is geen kostenpost zoals de term impliceert, maar eerder een actief dat op de balans wordt vermeld. Het debiteren van vooruitbetaalde kosten om de vooruitbetalingen voor toekomstige uitgaven te registreren, verhoogt het rekeningsaldo van de vooruitbetaalde kosten als een actief. Na verloop van tijd, wanneer bedrijven hun toevlucht nemen tot het actief van vooruitbetaalde kosten om toekomstige kosten te dekken, zou het saldo op de rekening van vooruitbetaalde kosten dienovereenkomstig moeten afnemen. Zonder aanpassingen blijft het rekeningsaldo echter zoals oorspronkelijk geregistreerd, waardoor de waarde van vooruitbetaalde kosten als een actief wordt overschat.

Incomestatement-uitgaven

Uitgaven die in toekomstige verslagperiodes worden gemaakt uit vooruitbetaalde kosten worden als lasten in de winst- en verliesrekening verantwoord. Aangezien bedrijven de kosten die ze in de toekomst zullen maken vooruit hebben betaald, zullen er geen transacties zijn die verband houden met het maken van kosten tijdens een van de toekomstige boekhoudperiodes. Zonder een begeleidende zakelijke transactie kunnen bedrijven soms vergeten een uitgave te registreren en te rapporteren nadat ze deze hebben gemaakt. Het weglaten van dergelijke onkostenaanpassingen onderschat het bedrag van de uitgaven in de resultatenrekening.

Invoer aanpassen

Bedrijven gebruiken aanpassingsboekingen aan het einde van een boekhoudperiode om vooruitbetaalde kosten aan te passen en de gemaakte kosten vast te leggen. De correctieboekingen zijn een creditboeking op de rekening van vooruitbetaalde kosten op de balans en een debetboeking op de kostenrekening op de resultatenrekening. De kredietaanpassing verlaagt het rekeningsaldo van de vooruitbetaalde kosten en de debetaanpassing verhoogt de gemaakte kosten. Met de aanpassingen worden vooruitbetaalde kosten als een actief op de balans en de gemaakte kosten en gerapporteerd in de resultatenrekening op de juiste manier in hun juiste saldi opgenomen.