Een executeur-testamentair is verantwoordelijk voor het invullen van een inventaris en taxatie, meestal binnen 30 tot 90 dagen na het overlijden van een overledene. De inventaris moet zowel activa vermelden als een beschrijving en eerlijke marktwaardering voor onroerend goed, persoonlijke eigendommen, bankrekeningen en de schulden van de overledene. Volledige openbaarmaking is essentieel, omdat de rechtbank, erfgenamen en schuldeisers de informatie gebruiken voor successie-, belasting- en schuldaflossingsdoeleinden.
In de meeste staten stuurt de erfrechtbank u een blanco inventarisformulier met het decreet en het certificaat waaruit blijkt dat u de executeur-testamentair bent. Anders kunt u het formulier downloaden en afdrukken dat beschikbaar is op de website van de staats- of districtsrechtbank. Als er een testament is, bekijk het dan voordat u begint, want u hoeft geen activa in gezamenlijk eigendom te inventariseren of activa waarover de overledene beschikte in een testament. Wanneer u voorraadactiva vastlegt, vermeldt u getaxeerde items en financiële rekeningen afzonderlijk, maar vermeldt en waardeert u gemeenschappelijke persoonlijke eigendommen in één keer.
U hebt voertuigtitels, onroerendgoedakten en bank- en investeringsrekeningnummers nodig voor alle activa die uitsluitend eigendom zijn van de overledene. Doorzoek de financiële gegevens van de overledene en bekijk het testament, aangiften inkomstenbelasting en bankrekeningen om financiële informatie te vinden. Werk samen met een advocaat om kopieën van ontbrekende records te krijgen. Zoek en vermeld ontbrekende persoonlijke bezittingen. Volgens Cary A. Lind van het Lind Law Firm kan een advocaat u helpen waardevolle voorwerpen te vinden en terug te krijgen, maar tenzij u weet wie in het bezit is van minder waardevolle activa, is het misschien niet de tijd en kosten waard die nodig zijn om herstel na te streven.
Noteer elk item in de juiste sectie op het inventarisformulier. De meeste bevatten aparte secties voor persoonlijke eigendommen en onroerend goed. Vermeld voor contante activa de naam van de financiële instelling, het type en het nummer van de rekening, samen met de dollarwaarde van elke rekening op de datum van overlijden, of in sommige staten, de datum van uw benoeming tot executeur. Lees de instructies zorgvuldig door, want in sommige staten kunnen volledige rekeningnummers vereist zijn, terwijl in andere alleen de laatste vier cijfers nodig zijn.
Volgens Jennifer MacDonnell van The Paralegal Society zullen veel staten een taxateur aanstellen om niet-contante activa te taxeren, waaronder onroerend goed en speciale items zoals sieraden, voertuigen, kunst en antiek. Maar zelfs als u niet zelf verantwoordelijk bent voor het taxeren van deze items, kunt u toch onafhankelijke taxaties opnemen om de door de rechtbank aangestelde taxateur bij te staan. Vermeld voor onroerend goed het adres en geef een volledige juridische beschrijving op, samen met het perceelnummer. Beschrijf andere niet-contante activa zo volledig mogelijk.