Zoals de naam al aangeeft, begint dit proces bij de bestelling en eindigt het bij de betaling. De Order-To-Cash-cyclus omvat het hele proces, beginnend bij het plaatsen van de bestelling en eindigt na de betaling. Zodra u de boekhouding bijwerkt, eindigt het proces.
Het wordt ook wel O2C of OTC genoemd. Tijdens een bijeenkomst van investeerders of een andere bijeenkomst op kantoor, hoor je deze twee termen veel. Het management gebruikt deze termen veel bij het bespreken van het financiële aspect van directe verkoop aan klanten.
Het concept van het vermelden van OTC heeft een eerlijk aandeel in de boekhouding. Het vereenvoudigt de operatie voor het managementteam. Het informeert hen over de instroom van contant geld via orderverkopen en heeft ook invloed op het werkkapitaal.
De OTC-cyclus begint direct nadat u de bestelling hebt ontvangen, dit kan via internet of inloop zijn, uw systeem zou een ontvangen bestelling moeten vragen. De meest efficiënte manier is om uw orderbeheersysteem te automatiseren. Het zal zeer efficiënt blijken te zijn voor uw bedrijf, omdat het menselijke inspanning bespaart en u weet wanneer u een bestelling ontvangt. Hier zijn de zes manieren om uw magazijnbeheersysteem te automatiseren.
Na het succesvol accepteren van de bestelling begint de volgende cyclus van de supply chain. Het volgende doel voor u als ondernemer is om de voorraadfunctionaris te informeren over de bestelling. Hij zal dan de bestelling klaarmaken en verzendklaar maken. Zorg ervoor dat u nauwkeurige bestelgegevens doorgeeft aan de voorraadbeheerder. Het is fijner als je hem zelfs toegang kunt geven tot je software, waardoor het voor de manager makkelijker wordt om de bestelling te noteren. Hier is de lijst met 9 mobiele apps die elke bedrijfseigenaar op zijn telefoon moet hebben.
Voor het beheren van facturen en betalingen kunt u de factuur het beste met de bestelling meesturen. Het is de meest gebruikte manier om een factuur te genereren. De factuur moet alle details met betrekking tot het product en de bestelling in de doos bevatten. De factuur moet ook informatie bevatten over de belastingen of kortingen. Klik hier om meer te weten te komen over de belangrijkste elementen die uw factuur zou moeten hebben.
Ook moet u de klant meerdere betalingsopties bieden. Het is zowel voordelig voor het bedrijf als voor de klant. Deze methode vermindert de vertraging in de betaling en ook het aantal mislukte betalingen.
Zodra alle bovenstaande cycli zijn voltooid, werkt u de volgorde in de boekhouding bij. Als u software gebruikt, wordt de boeking automatisch in de boeken gemaakt. Zo niet, dan moet u de boekhouding handmatig bijhouden en de details van de transacties invoeren.
Een op service gebaseerd bedrijf biedt zijn klanten over het algemeen abonnementen aan. De abonnementen zijn terugkerende abonnementen, daarom hebben ze geen vaste eindperiode. Het abonnementsbedrag is maandelijks of jaarlijks verschuldigd.
Daarom is de Order-to-Cash-cyclus een beetje anders. De meeste onderdelen zijn echter hetzelfde. Maar de O2C-cyclus, in het geval van het op abonnementen gebaseerde model, omvat verschillende andere aspecten. Wat uiteindelijk de kosten van het abonnementsplan verhoogt.
Terwijl u de OTC-cyclus van het op abonnementen gebaseerde model bepaalt, moet u annuleringskosten, terugbetalingen, kortingsaanbiedingen, aanbiedingen met promotiecodes en nog veel meer opnemen.
De CTC-cyclus wordt voor alle betalingscycli apart bijgehouden. Er wordt bijvoorbeeld een aparte CTC geregistreerd voor maandelijkse abonnementen, en hetzelfde geldt voor jaarlijkse abonnementen.
Het beheren van de bestelling vanaf het begin van de cyclus geeft u een extra voordeel, en het is een best practice die u kunt volgen. Maak er een gewoonte van om de bestelling vanaf het begin te volgen zodra u de bestelling ontvangt en zorg ervoor dat u de klant tevreden stelt door de bestelling op tijd te verzenden. Dat is alleen mogelijk als u vanaf het begin bestellingen gaat volgen.
Volgt u deze best practices al? Hier leest u hoe u de O2C-cyclus van een organisatie kunt verbeteren.
Eerst en vooral, om elke cyclus te verbeteren, moet u de uitdagingen in het proces achterhalen. Daarom zijn enkele van de gemeenschappelijke uitdagingen waarmee de OTC-cyclus wordt geconfronteerd:
Wanneer de procedure van facturering of facturering handmatig is, zijn er veel fouten die een menselijk brein/hand kan maken. Daarom is handmatige facturering een beperking.
Vaak wordt de bestelling door wanbeheer herhaald en lijdt het bedrijf verliezen. Daarom is het net zo belangrijk om de juiste informatie in te voeren.
Als er vertraging optreedt in het orderbeheer en het hele proces, dan is de kans groot dat de klant de bestelling te laat ontvangt. Daarom leidt het tot een verhoging van de alternatieve kosten.
Het veilig houden van de gegevens is een vervelende taak voor een ondernemer. U moet ervoor zorgen dat er geen inbreuk van uw kant is.
Er zijn meer problemen voor het bedrijf bij het beheren van de OTC-cyclus. Dit zijn enkele belangrijke beperkingen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd. Hier zijn echter enkele tips om u te helpen de ontberingen te verminderen.
Consistentie is essentieel bij het runnen van een bedrijf. Zorg er daarom voor dat wanneer u een specifiek probleem tegenkomt, dit met een consistent niveau van intensiteit benadert. Creëer ook dezelfde gewoonte onder uw medewerkers, het zal hen het gevoel geven dat ze deel uitmaken van de organisatie, en het zal ook de efficiëntie bij hen verhogen.
Aarzel niet om AI overal te gebruiken waar u denkt dat het nodig is. Of het nu gaat om een supply chain of voorraadbeheer, gebruik algoritmische tools. Het vermindert fouten en verhoogt ook de efficiëntie met 10x. Het beheren van het hele proces wordt ook eenvoudig. Je zult niet ronddwalen om boeken te verzamelen en mensen in dienst te nemen om die boeken te onderhouden. In het huidige scenario heb je een IT-man en een fatsoenlijk cloudcomputingbureau nodig.
Om optimaal gebruik te maken van de OTC-cyclus, dient u deze regelmatig te controleren. Plan de tijd, wekelijks of maandelijks, om de OTC-cyclus te controleren. De verbetering in de cyclus zal merkbaar worden.
Wat is de voorraadomzetverhouding en hoe wordt deze berekend?
The Elevator Pitch:wat, waarom en hoe?
Wat is een limietorder en hoe werkt het?
Wat is de TOWS-matrix? En hoe het wordt gebruikt?
Wat de FIF? Buitenlandse belasting en hoe deze te betalen
Wat is schuldbeheer en hoe werkt het?
Wat is de aandelenmarkt? En hoe werkt het?