Voor veel ondernemers kan belastingaftrek voor reizen en entertainment (T&E) een mijnenveld zijn. Kun je een prospect meenemen om "Hamilton" te zien en de kosten van die theaterkaartjes op de eerste rij aftrekken? Als u met uw gezin meevliegt op zakenreis in Maui, kunt u dan hun vlieg- en hotelkosten aftrekken? Wat als u een Ferrari huurt om een ​​klant langs de kust van Maui te rijden?

Dit is wat elke eigenaar van een klein bedrijf moet weten over aftrekposten voor reizen en entertainment.

Reisaftrek

Bepaalde kosten voor zakenreizen zijn aftrekbaar zolang ze aan twee criteria voldoen:ze moeten "gewoon en noodzakelijk" zijn tijdens het zakendoen en ze moeten worden gedocumenteerd.

Gewone en noodzakelijke kosten van zakenreizen kunnen zijn:

• Reis met het vliegtuig, de auto, de bus of de trein tussen uw huis en de bestemming
• Vervoer op de bestemming (d.w.z. een shuttlerit van de luchthaven naar uw hotel; een taxirit van uw hotel naar de conventie; de ​​kosten van een huurauto)
• Werkelijke of standaard kilometerkosten voor het gebruik van uw eigen of zakelijke voertuig voor de reis
• Parkeren, tolgelden en andere kosten in verband met het gebruik van het voertuig
• Overnachting
• Maaltijden (ofwel de werkelijke kosten van de maaltijd of de IRS-standaard per dag)
• Stomerij of wasservice
• Tips met betrekking tot de bovenstaande services

Hoe zit het met het combineren van zakelijke en persoonlijke reizen?

U kunt zakelijke kosten aftrekken, zelfs als een deel van de reis persoonlijke vakantietijd omvat. U kunt echter geen kosten aftrekken voor gezinsleden die u op zakenreis begeleiden, tenzij er een zakelijke reden voor hen is om aanwezig te zijn.

Stel dat je naar Maui gaat voor een driedaagse beurs en je man en zoon meeneemt, en dan twee dagen sightseeing als gezin doorbrengt. U kunt uw uitgaven voor de drie dagen van het congres aftrekken, maar niet voor de persoonlijke dagen. U kunt de uitgaven van uw gezin voor geen enkel deel van de reis aftrekken, tenzij er een echte zakelijke reden voor hen is om aanwezig te zijn (bijvoorbeeld als uw man in uw beursstand werkt).

Entertainment-inhoudingen

De IRS definieert 'entertainment' als 'elke activiteit die algemeen wordt beschouwd als amusement, amusement of recreatie'. Dit kan het ontvangen van gasten omvatten op:

• Nachtclubs of bars
• Sociale, atletische of sportclubs
• In theaters of concertzalen
• Bij sportevenementen
• Op jachten
• Over jagen, vissen, vakantie en soortgelijke reizen
• Het verstrekken van reisbenodigdheden, zoals accommodatie, een auto of ander vervoer, en maaltijden aan klanten terwijl ze op bezoek zijn

Een zakelijke discussie hoeft niet te resulteren in daadwerkelijke verkopen of zaken om de entertainmentkosten aftrekbaar te maken. De uitgaven moeten echter wel "direct verband houden met" of "geassocieerd zijn met" zakendoen of bespreken.

Entertainment dat plaatsvindt in een zakelijke omgeving is direct gerelateerd aan het bedrijfsleven. Voorbeelden hiervan zijn het hosten van een hospitality-suite op een brancheconferentie of een klant mee uit eten nemen na een beurs. (U kunt een maaltijd aftrekken als reis- of amusementskosten, maar niet beide.)

'Bijbehorende' entertainmentuitgaven zijn minder duidelijk.

Dit soort entertainment vindt doorgaans plaats in een omgeving die niet echt bevorderlijk is voor het bespreken van zaken, zoals een nachtclub, een theater of een sportevenement.

Als het entertainment echter plaatsvindt voor of na een substantiële zakelijke discussie, wordt het over het algemeen als zakelijk beschouwd. Als een klant op maandag een vergadering heeft met uw team, op zondagmiddag naar de stad vliegt en u neemt haar mee naar een honkbalwedstrijd op zondagavond, dan zijn de kosten van dat entertainment aftrekbaar.

Houd goede gegevens bij

Over het algemeen zijn aftrekposten voor reis- en amusementskosten beperkt tot 50 procent van de kosten. Om te bewijzen dat uw inhoudingen legitiem zijn, moet u gedetailleerde gegevens bijhouden. Het is een goed idee om de uitgaven wekelijks te noteren (vaker tijdens intensieve zakenreizen). Records die "tijdig worden bijgehouden" (dat wil zeggen, kort na de gebeurtenis worden vastgelegd) wegen zwaarder door de IRS dan uitgaven die u een jaar later uit het geheugen reconstrueert.

Bewaar bij het opnemen van uitgaven voor reizen en amusement de bonnetjes en noteer het bedrag, de datum, de locatie en de zakelijke reden voor de onkosten.

Elimineer het gedoe van papieren bonnen door een app voor het bijhouden van uitgaven te gebruiken om bonnen te scannen of te fotograferen met uw smartphone. Zoek er een die integreert met uw boekhoud- en salarissoftware en rapportagefuncties biedt om u te helpen uitgaven te controleren.

Voor meer informatie

IRS-publicatie 463 Reis-, entertainment-, cadeau- en autokosten, heeft meer informatie en voorbeelden om u te helpen reis- en entertainmentinhoudingen te begrijpen. Omdat dit gebied echter zo complex is, moet u met uw