Wanneer u een nieuw bedrijf start, is de kans groot dat u uw bedrijf moet registreren om een bedrijfslicentie en andere noodzakelijke exploitatievergunningen te verkrijgen. De branche en locatie waarin u actief bent, bepalen welke licenties en vergunningen u nodig heeft. Aangezien het verkrijgen van een bedrijfslicentie veel tijd en middelen kan kosten, is het belangrijk om te weten welke van toepassing zijn op uw bedrijf (en hoe u ze kunt krijgen) voordat u begint.
Een bedrijfslicentie is de wettelijke registratie van uw bedrijf waarmee u binnen uw branche en rechtsgebied kunt opereren. Kleine bedrijven zijn wettelijk verplicht door federale en lokale overheden om de toepasselijke bedrijfslicenties te verkrijgen voordat ze goederen of diensten leveren. Zakelijke licenties komen ten goede aan provincies door hen in staat te stellen inkomsten te innen, bestemmingsbeperkingen op te leggen en te regelen welke bedrijven binnen hen opereren; een bedrijfslicentie kan echter ook voordelig zijn voor uw kleine bedrijf
"Door een licentie te krijgen, kunnen bedrijfseigenaren hun klanten, werknemers en andere belanghebbenden het vertrouwen geven dat het bedrijf goed wordt gerund en dat de goederen en diensten betrouwbaar zijn", vertelde James Gilmer, compliance-specialist bij Harbor Compliance, aan Mobby Business. "Licenties in bepaalde sectoren kunnen ook worden gebruikt als concurrentievoordeel, waarbij gelicentieerde bedrijven bewijs van licenties kunnen aantonen aan de onderhandelingstafel of het RFP-proces."
Elke provincie legt verschillende vereisten en voorschriften voor zakelijke licenties op, en het niet naleven ervan kan een reeks gevolgen hebben, zoals boetes, te late vergoedingen, boetes en de weigering om te werken. Daarom is het essentieel om te bepalen welke licenties en vergunningen u nodig heeft voordat u uw deuren voor het publiek opent.
"De vereisten voor archivering veranderen afhankelijk van het type bedrijf, en bedrijven zoals restaurants en kinderdagverblijven hebben aanvullende bedrijfslicenties nodig", zegt Kelly DuFord Williams, oprichter en managing partner van Slate Law Group. “Het is van het grootste belang dat iedereen die geïnteresseerd is in het starten van een bedrijf, begrijpt welke licenties ze moeten hebben voordat ze worden opgericht. Bovendien wordt geadviseerd om advies in te winnen om ervoor te zorgen dat de lokale regels goed worden nageleefd.”
Als u zich afvraagt of u een bedrijfslicentie nodig heeft, is het antwoord waarschijnlijk ja. Zakelijke licenties kunnen echter enorm verschillen in verschillende staten, steden en industrieën, dus het kan een uitdaging zijn om te bepalen welke specifieke licenties u nodig hebt. We hebben met professionals uit de branche gesproken om enkele van de meest voorkomende zakelijke licenties te identificeren om u op weg te helpen, maar het is ten zeerste aan te raden juridisch advies in te winnen om erachter te komen welke specifiek van toepassing zijn op uw bedrijf.
Zakelijke exploitatievergunningen zijn door de staat en de stad uitgegeven licenties die u wettelijke toestemming geven om uw bedrijf in uw stad en staat te exploiteren. Mogelijk moet u deze afzonderlijk aanvragen op het niveau van de staat en de stad, aangezien elk rechtsgebied zijn eigen vereisten en voorschriften heeft.
Als u uw bedrijf exploiteert onder een andere naam dan de naam waarmee u wettelijk bent geregistreerd, bent u mogelijk verplicht een DBA-naam te krijgen, ook wel bekend als een handelsnaam, fictieve naam of valse naam. DBA-vereisten verschillen per locatie.
Elke gemeente heeft regels voor welke soorten bedrijven kunnen opereren (en waar), dus u moet controleren of de stad waarin u actief bent, is bestemd voor uw specifieke type bedrijf. Als dit niet het geval is, moet u een bestemmingsplanafwijking aanvragen en bewijzen dat uw bedrijf de gemeenschap niet significant zal verstoren.
Een bouwvergunning verifieert dat het gebouw waaruit u opereert aan de code voldoet, wat een noodzakelijk onderdeel is van het aanvragen van een zakelijke verzekering. Op dezelfde manier kunt u met een thuisbewoningsvergunning uw bedrijf buiten uw huis uitoefenen.
"Als u uw bedrijf vanuit huis runt en exploiteert, moet u een vergunning voor thuisgebruik hebben", zegt Deborah Sweeney, CEO van MyCorporation. "Dit zorgt ervoor dat uw buurt is gezoneerd voor activiteiten aan huis. Dat wil zeggen, de zaken die vanuit uw huis worden gedaan, zorgen niet voor extra verkeer of lawaai voor de gemeenschap.”
Een brandinspectie- en veiligheidsvergunning van uw plaatselijke brandweer verifieert dat uw bedrijf veilig zal werken en geen brandcodes overtreedt, wat vooral belangrijk is voor bedrijven die met ontvlambare materialen werken. Sommige jurisdicties vereisen dat elk bedrijf een brandweervergunning ontvangt voordat ze mogen opereren, terwijl andere gewoon terugkerende inspecties vereisen. Neem contact op met uw lokale overheid om te zien welk niveau van brandinspectieregels van toepassing zijn op uw bedrijf.
Een essentieel (en soms verwarrend) element van het runnen van een bedrijf is ervoor te zorgen dat u aan alle vereiste belastingregels voldoet, en een eigenaar van een klein bedrijf moet meerdere licenties aanschaffen voor belastingdoeleinden. Zo moet bijna elk bedrijf een Employer Identification Number (EIN) krijgen, waarmee u werknemers kunt aannemen en loonheffingen kunt innen. Bedrijven die goederen verkopen (en soms zelfs bedrijven die diensten verkopen) moeten vaak een verkopersvergunning aanvragen, ook wel een btw-licentie of -vergunning genoemd.
Afhankelijk van uw branche en locatie, heeft u mogelijk specifieke gezondheidsvergunningen nodig om uw bedrijf te runnen. Bedrijven in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie zullen bijvoorbeeld moeten worden beoordeeld om te controleren of ze voldoen aan de normen van de gezondheidscode. Tenzij u een van de weinige vrijgestelde organisaties bent, moet u ook voldoen aan veiligheidsvoorschriften zoals die van de Occupational Safety and Health Administration.
Bedrijven op bepaalde locaties en industrieën moeten een van de vele door de overheid gereguleerde milieuvergunningen aanschaffen. Deze beschermen doorgaans omgevingsfactoren zoals lucht- en waterkwaliteit.
Williams zei bijvoorbeeld dat de meeste provincies in Californië bedrijven die waterafval produceren (bijv. autowasstraten, buitenreinigingsbedrijven) verplichten om een stedelijk afvoergedeelte van hun bedrijfsvergunning in te vullen, waarbij ze hun mogelijke waterafvoer projecteren die vervuiling in lokale waterwegen zou kunnen veroorzaken. Deze bedrijven moeten aanvullende informatie invullen in hun zakelijke licentieaanvraag om te bepalen of ze compliant zijn.
Hoewel het misschien onschuldig lijkt, kan het ophangen van een bedrijfsbord voordat u de juiste tekenvergunningen hebt verkregen tot hoge boetes leiden. Veel lokale overheden reguleren de vereisten voor bedrijfsborden, zoals hoe groot het is en waar het zich bevindt. Om te voorkomen dat u geld verspilt aan een bord dat niet aan de code voldoet, kunt u bij uw lokale overheid navragen of u richtlijnen moet volgen of vooraf een bordvergunning moet aanvragen.
Naast de standaard bedrijfslicenties die de meeste bedrijven nodig hebben, hebt u waarschijnlijk licenties en vergunningen nodig die specifiek zijn voor uw branche. Veel voorkomende industrieën die vaak specifieke licenties en vergunningen vereisen, zijn onder meer architectuur, schoonheidssalons en spa's, kinderopvang, schoonmaak en conciërgediensten, bouw, elektriciteit, engineering, voedsel en alcohol, algemene aannemerij, gezondheidszorg, verzekeringen, landschapsarchitectuur, ongediertebestrijding, farmaceutica, sanitair , tijdelijke evenementen en tabak.
Enkele voorbeelden van vergunningen die deze industrieën nodig hebben, zijn wederverkopersvergunningen en Alcoholic Beverage Control (ABC)-licenties.
"Een ander ding dat een bedrijf nodig kan hebben, is iets dat een borgtocht wordt genoemd", zegt Angelique Rewers, CEO van The Corporate Agent. “Zekerobligaties zijn financiële garantieovereenkomsten die ervoor zorgen dat een bedrijf de staatsvoorschriften en/of contractuele verplichtingen naleeft. Dat is iets wat vaak nodig is voor bepaalde soorten bedrijven, zoals die in de bouw.”
Rewers zei ook dat bedrijven in federaal gereguleerde sectoren vaak licentieformulieren moeten invullen bij instanties zoals de U.S. Fish and Wildlife Service, de Federal Maritime Commission of het U.S. Department of Transportation. Aangezien de licenties die u nodig heeft, per staat, stad en sector verschillen, dient u contact op te nemen met de relevante overheidsinstanties en juridisch adviseur om uw specifieke vereisten te begrijpen.
De kosten van uw zakelijke licentie of vergunning zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het type licentie, uw locatie, verwerkingskosten en terugkerende kosten. De gemiddelde zakelijke licentie kost ergens tussen de $ 50 en een paar honderd dollar plus verlengingskosten.
Gilmer zei echter dat sommige staten algemene vereisten voor zakelijke licenties hebben. De kosten voor een staatsbedrijfslicentie in Nevada kunnen bijvoorbeeld $ 500 per jaar zijn, plus vergoedingen voor het indienen van jaarlijkse lijsten van functionarissen en directeuren.
"Voor branchespecifieke en lokale licenties kunnen de kosten variëren van een paar dollar tot een paar duizend dollar, eenmalig of doorlopend", zegt Gilmer. "Voor budgetteringsdoeleinden moeten bedrijfseigenaren hun huiswerk doen en contact opnemen met de relevante instanties als onderdeel van het planningsproces, in plaats van een stickerschok te krijgen wanneer ze reactief of op korte termijn een vergunning aanvragen."
Het proces voor het indienen van bedrijfslicenties verschilt per licentie of vergunning, maar over het algemeen kunt u de informatie voor het verkrijgen van een bedrijfslicentie vinden op provinciale, staats- en federale websites. In verschillende rechtsgebieden zoekt u naar uw Department of Business and Professional Regulation (DBPR) op lokaal niveau, ook wel bekend als het State License Bureau.
Het aanvragen van een bedrijfsvergunning kan ontmoedigend zijn, aangezien maar heel weinig staten centrale instanties hebben die toezicht houden op de licenties, dus stelt Gilmer voor dat ondernemers beginnen door contact op te nemen met de stads-, provincie- en deelstaatregeringen voor waar ze van plan zijn te werken, of een advocaat of bedrijf in te huren om te helpen met het proces.
"Als u denkt dat er een kans is dat het type bedrijf dat u start ook op federaal niveau wordt gereguleerd, moet u de informatie over federale bedrijfslicenties bekijken die per agentschap worden vermeld op de website van de Small Business Administration (SBA), "zei Rewers . "Err aan de kant van voorzichtigheid versus het maken van een aanname dat je duidelijk bent."
Het proces kan van dagen tot maanden duren. Naast het type bedrijf dat u bezit, bepaalt uw rechtsgebied hoe lang het duurt om een licentie te krijgen. Sommige staten verlenen bedrijfslicenties binnen een week, terwijl andere drie tot vier weken duren.
Uw branche bepaalt ook hoe lang u kunt wachten op uw bedrijfslicentie. Volgens de Amerikaanse Small Business Administration hebben bedrijven in de bouw-, landbouw-, stomerij-, vending- en restaurantindustrie vaak te maken met bepaalde overheidsvoorschriften met uitgebreide zakelijke licentievereisten en goedkeuringstermijnen. De SBA waarschuwt bedrijfseigenaren dat licenties niet altijd permanent zijn en een vervaldatum kunnen hebben met vereiste verlenging.
Federale instanties moeten mogelijk ook een bedrijfsvergunning goedkeuren als de sector onder toezicht staat van de nationale overheid. Deze industrieën omvatten landbouw, tabak, vuurwapens, transport, mijnbouw, visserij en luchtvaart. Versnel de goedkeuringstijden voor zakelijke licenties door een voltooide aanvraag in te dienen samen met eventuele gevraagde vergoedingen.
Volgens Harvard Business Services moet u eerst de LLC vormen voordat u een bedrijfslicentie krijgt. Hoewel sommige bedrijven alleen een LLC oprichten, riskeren ze boetes en straffen (en hun bedrijfsmiddelen) als het bedrijf lokale regelgeving overtreedt. Het is het meest logisch om eerst de LLC te krijgen, omdat een bedrijfslicentie de wettelijke naam van uw bedrijf vereist. Als u de LLC krijgt na de bedrijfslicentie, moet u een wijziging van de bedrijfsnaam aanvragen bij het licentiebureau. Als u een bedrijfsnaam op een licentie wijzigt, moet u mogelijk een vergoeding betalen.
Om een zakelijke licentie te krijgen, hebt u drie opties:zelf een licentie aanvragen, contact opnemen met een externe archiveringsservice om u te helpen bij het voorbereiden van uw zakelijke licentieaanvragen, of een ervaren advocaat raadplegen die u kan helpen bij het indienen van uw zakelijke licentie. Als u zelf een bedrijfslicentie wilt verkrijgen, kunt u deze algemene stappen volgen.
Houd er rekening mee dat het proces voor het verkrijgen van een bedrijfslicentie afhangt van welke licentie u nodig heeft en in welke staat u actief bent, en het wordt altijd aanbevolen dat u juridisch advies inwint om u te helpen bij het aanvragen van licenties en het handhaven van naleving.
Begin met te onderzoeken welke licenties van toepassing zijn op uw bedrijf op federaal, staats- en lokaal niveau. Neem contact op met de relevante agentschappen op de locaties waar u van plan bent te werken.
"Dit kan een tijdrovend proces zijn, aangezien veel overheidsinstanties geen handige websites of telefoonservice hebben, maar het is belangrijk om de gevolgen van het runnen van een bedrijf zonder vergunning te vermijden", zegt Gilmer.
Houd er rekening mee dat u een EIN van de IRS moet verkrijgen voordat u andere zakelijke licenties aanvraagt.
Bij het aanvragen van een vergunning moet u goed op elke aanvraag letten om te bepalen welke documenten u moet overleggen. Hoewel de documenten die je nodig hebt afhankelijk zijn van het type licentie, het werk dat je gaat doen en eventuele specifieke voorschriften die worden opgelegd door de toepasselijke overheidsinstantie, zei Gilmer dat de meeste licenties het volgende vragen:
Voor bedrijfslicenties in specifieke sectoren, zoals architectuur of bouw, moet Gilmer mogelijk ook het volgende verstrekken:
Mogelijk moet u ook een door het bedrijf geregistreerde vertegenwoordiger aanstellen voor de service van het proces.
Als u eenmaal weet welke zakelijke licentie u moet aanvragen en welke zakelijke documenten u nodig heeft, is het tijd om uw aanvraag in te vullen en in te dienen. Elke toepassing is anders, dus volg de instructies.
"Het voorbereiden van aanvragen en begeleidende documenten is slechts een klein onderdeel van het proces", aldus Gilmer. “Elke overheidsinstantie heeft een uniek proces voor het indienen van aanvragen, dat kan per post, persoonlijk, e-mail, fax of online. Soms moeten formulieren door meerdere partijen worden ondertekend of notarieel bekrachtigd en moeten originele formulieren (of duplicaten of drievoud daarvan) worden ingediend.”
Veel zakelijke licenties kunnen online worden gevonden en ingediend. Nadat u een bedrijfslicentie hebt aangevraagd, ontvangt u ofwel onmiddellijk goedkeuring of wacht u op bericht van het licentiebureau over uw goedkeuringsstatus. Veel bureaus hebben weken of maanden nodig om aanvragen goed te keuren - en dat is ervan uitgaande dat u de aanvraag correct hebt ingevuld.
"Bedrijfseigenaren moeten bereid zijn contact op te nemen met overheidsinstanties na het indienen van licentiemateriaal om goedkeuring te garanderen en tekortkomingen te corrigeren", aldus Gilmer. "Gezien de totale tijd die nodig is om een licentie te krijgen, moeten bedrijfseigenaren het onderzoek en het verkrijgen van licenties en vergunningen onderdeel maken van het planningsproces, in plaats van te wachten tot een project of ontwikkelingsmogelijkheid zich voordoet - het kan te laat zijn."
Ook, alleen omdat u een licentie wilt, betekent niet dat deze beschikbaar is. Verschillende industrieën staan slechts een beperkt aantal licenties toe binnen een specifieke stad of staat, wat betekent dat je op een wachtlijst kunt komen voor bijvoorbeeld bedrijven die alcohol willen schenken of bepaalde soorten afval willen afvoeren.
"In andere gevallen zul je merken dat bepaalde licenties, zoals in de pesticidewereld, meerdere jaren praktische ervaring vereisen voordat je de licentie zelf kunt krijgen", zei Rewers. "Dat betekent dat je misschien een fulltime manager of exploitant van het bedrijf moet inhuren die al over de licentie beschikt die je nodig hebt."
Nadat u bent goedgekeurd en uw bedrijfslicentie hebt ontvangen, krijgt u wettelijke toestemming om het bijbehorende bedrijf uit te voeren. Het ontvangen van een bedrijfslicentie is echter niet de laatste stap in het licentieverleningsproces. Veel zakelijke licenties moeten worden verlengd, dus houd rekening met eventuele verlengingsvereisten om te voorkomen dat uw licentie per ongeluk verloopt.
"Er staat veel op het spel als het gaat om het verkrijgen van al uw licenties en vergunningen", zegt Rewers. “Als je ook maar één item mist, kan je bedrijf een boete krijgen, of erger nog, het kan worden stilgelegd totdat je alles hebt geregeld. En terwijl u aan het papierwerk werkt, loopt u niet alleen omzet mis, maar draagt u ook al uw uitgaven, inclusief huur, salarissen, nutsvoorzieningen, verzekeringen en meer.
Voor de beste kans op het verkrijgen van een zakelijke licentie en het behouden van de wettelijke naleving, dient u wederom advies in te winnen van een ervaren juridische professional, vooral wanneer u te maken hebt met ingewikkelde licentievereisten en -aanvragen.
“Naast online diensten die u kunnen helpen bij het uitzoeken van wat u moet hebben, is het ook een goed idee om samen te werken met een lokale advocaat die uw lokale overheidsdiensten kent, en de wet- en regelgeving van zakendoen in uw regio, ' zei Rewers.