Ziet uw facturatieproces er een beetje zo uit? Afdrukken, vouwen, papier in envelop steken, verzegelen, postzegel toevoegen, adressen toevoegen, opsturen en herhalen. Als u ineenkrimpt bij de gedachte om nog een factuur naar uw klanten te moeten sturen, kunt u overwegen e-facturering te gebruiken.

Wat is e-facturering?

Elektronische facturering, ook wel e-facturering of digitale facturering genoemd, is het proces waarbij een klant online wordt gefactureerd in plaats van per post. De klant ontvangt zijn factuur via e-mail of een beveiligde portal (bijvoorbeeld een online account). Over het algemeen bieden bedrijven die e-facturering gebruiken klanten ook de mogelijkheid om hun rekening online te betalen.

Als u overweegt klanten te e-factureren, houd er dan rekening mee dat u dezelfde informatie moet opnemen als op een papieren factuur. Net als traditionele papieren facturen bevatten e-facturen belangrijke informatie over de aankoop van een klant, waaronder:

• Datum
• Klant- en verkoperinformatie
• Gekochte goederen of diensten
• Verschuldigd bedrag
• Betalingsdatum
• Aanvaardbare betaalmethoden
• Vroegbetalingskorting (indien van toepassing)
• Factuurnummer 

U kunt klanten vragen zich aan te melden voor e-facturering door zich aan te melden of door te bevestigen dat ze akkoord gaan met e-facturering. U kunt zelfs een stimulans toevoegen aan klanten die zich aanmelden (bijvoorbeeld $ X korting op hun volgende factuur). Voordat u digitale facturen naar klanten verzendt, moet u ervoor zorgen dat ze toegang hebben tot het e-mailadres of de beveiligde portal om vertragingen te voorkomen.

Digitale facturering:voor- en nadelen

Dus overstappen op elektronische facturatie of opnemen in uw facturatieproces? Overweeg voordat u die beslissing neemt de voor- en nadelen van e-facturering.

Hier zijn enkele voordelen van elektronische facturering:

• Gemak: U hoeft zich geen zorgen te maken over zaken als inkt, papier, enveloppen of postzegels wanneer u klanten factureert. Genereer en verzend de factuur in plaats daarvan gewoon elektronisch.
• Automatisering: Afhankelijk van hoe u e-facturering nastreeft (bijvoorbeeld boekhoudsoftware), kunt u het proces mogelijk automatiseren voor klanten met terugkerende facturen. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken over het maken en verzenden van de rekening.
• Tijdbesparing: Dat hele print-, mail-, herhaalproces? Weg. E-facturatie kan u de nodige tijd besparen om facturen te mailen, zeker als u gebruik maakt van automatisering.
• Sneller betalen: Mogelijk kunt u de betalingen van klanten versnellen (en dus een gezondere cashflow hebben) door middel van elektronische facturering. Klanten zijn misschien eerder geneigd om direct te betalen na ontvangst van een digitale factuur, vooral als ze online kunnen betalen.
• Digitaal papierspoor: Het verzenden van elektronische facturen naar klanten biedt een ingebouwd (papierloos) papieren spoor, zodat u de gegevens beter kunt bijhouden.
• Contactloze levering: Uw klanten ontvangen hun rekeningen zonder tussenkomst van mensen of papier.

Houd rekening met het volgende voordat u klanten elektronische facturen gaat sturen:

• Beveiligingsproblemen: Sommige klanten hebben mogelijk geen beveiligde e-mailadressen, wat kan leiden tot beveiligingsproblemen.
• Spamfilters: Afhankelijk van de e-mailinstellingen van uw klanten, kan uw elektronische factuur rechtstreeks in hun spammap terechtkomen.
• Klantvoorkeur: Niet al uw klanten zullen elektronische facturen willen ontvangen. Sommigen geven misschien de voorkeur aan hardcopy. Nogmaals, communiceer met klanten voordat u ze elektronisch factureert.

Elektronische facturen maken en verzenden

Denkt u dat het voor uw bedrijf de beste keuze is om klanten hun facturen elektronisch te sturen? Zo ja, begrijp dan hoe u e-facturen maakt en naar klanten verzendt.

U kunt elektronische facturen maken met:

• Sjablonen
• Boekhoudsoftware

Zodra u uw factuur online heeft gegenereerd, kunt u deze naar klanten sturen via e-mail of via een beveiligde portal, zoals hun online account.

Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u het proces mogelijk verder stroomlijnen door:

• Terugkerende facturen instellen 
• Automatisch betalingsherinneringen versturen 
• Kiezen uit factuursjablonen
• Onbetaalde facturen (en betaalde facturen) volgen in de software

Wilt u het e-facturatieproces vereenvoudigen? De boekhoudsoftware voor kleine bedrijven van Patriot maakt het gemakkelijk om aanpasbare e-facturen naar klanten te verzenden, creditcardbetalingen te accepteren en nog veel meer. Start nu uw gratis proefperiode!