Zodra het belastingseizoen voorbij is, komt u misschien in de verleiding om uw W2's, 1099's en andere belastinggerelateerde documenten weg te doen. De lenteschoonmaak staat voor de deur, tenslotte.

Niet zo snel. Voordat u die stapel papier weggooit, moet u de records mogelijk langer bewaren. In feite heeft de IRS specifieke richtlijnen over hoe lang bepaalde documenten precies moeten worden bewaard. Lees verder om te leren welke documenten u moet archiveren, aanbevelingen voor het digitaliseren van papieren versies (plus enkele belastingsoftware die het werk voor u zal doen) en hoe u belastingdocumenten op de juiste manier kunt verwijderen.

Welke documenten moet u bewaren - en voor hoe lang?

Volgens de IRS hangt hoe lang u iets moet vasthouden af ​​van de bijzonderheden van dat document. Het kan bewijs zijn van uw inkomen of het feit ondersteunen dat u in aanmerking komt voor een tegoed of aftrek.

Voor het grootste deel moet u een document bewaren tot de periode waarin u uw retourzending kunt wijzigen of restitutie of tegoed kunt claimen, is verstreken. Hetzelfde geldt voor het venster dat de IRS heeft om erachter te komen of u aanvullende belastingen verschuldigd bent.

Als u een document niet vasthoudt, kan het u later bijten als u een gewijzigde aangifte moet indienen. Zo lang moet u uw belastingdocumenten bewaren:

• 3 jaar: Over het algemeen moet u uw belastingdocumenten drie jaar bewaren. Bereken dit op basis van de datum waarop u aangifte heeft gedaan. Als u een tegoed of restitutie heeft aangevraagd, hoeft u deze mogelijk maar twee jaar te bewaren, afhankelijk van wat later is. "Belastingbetalers moeten er rekening mee houden dat aangiften in het daaropvolgende jaar worden ingediend", zegt Helena Swyter, een CPA en oprichter van SweeterCPA in Chicago, Illinois. "Documenten uit 2020 zouden bijvoorbeeld zijn vermeld op een belastingaangifte die op 17 mei moet worden ingediend , 2021 - de door pandemie verlengde deadline", zegt Swyter. "Deze documenten moeten dan worden bewaard tot 2024 - drie jaar nadat de aangifte is ingediend."

• 4 jaar: Alle gegevens met betrekking tot loonheffingen moeten ten minste vier jaar worden bewaard. Denk aan W-2's, 1099-K's en 1099-NEC's.

• 6 jaar: Mocht u zich in een situatie bevinden waarin u geen inkomsten rapporteert die u moet melden, en dat inkomen meer dan 25% van uw bruto-inkomen is, raadt de IRS aan om gerelateerde documenten zes jaar vast te houden.

• 7 jaar: Als u een claim hebt ingediend voor een verlies door waardeloze effecten of aftrek van oninbare vorderingen, bewaar deze gegevens dan zeven jaar vanaf de datum waarop u de belastingaanslag hebt betaald of uw aangifte hebt ingediend.

• Voor onbepaalde tijd: Als u geen belastingaangifte heeft ingediend of frauduleuze aangifte heeft gedaan, moet u uw belastingdocumenten voor onbepaalde tijd bewaren. Als de belastingdocumenten bovendien aan uw eigendom zijn gekoppeld, zoals onroerend goed of virtuele valuta, moet u ze bewaren totdat de limiet is verstreken. Dit is voor het jaar waarin u de woning van de hand doet. Waarom is dat? Welnu, u hebt ze nodig om eventuele uitputting, aftrek, afschrijving of afschrijving te bepalen om de winst of het verlies tijdens uw verkoop te berekenen.

Wat doe je met al die papieren rommel?

In onze tijd is er geen reden waarom u geen digitale versies van uw documenten met betrekking tot uw belastingen zou moeten maken. Papier neemt ruimte in beslag, vervaagt na verloop van tijd en is onderhevig aan verkleuring. En een gemorst glas water kan je in de problemen brengen. Het beste van alles is dat als je de fysieke versie eenmaal hebt gedigitaliseerd, het veilig is om papieren exemplaren weg te gooien.

Kies om te beginnen een belastingsoftware om u te helpen georganiseerd te blijven. Hoewel digitalisering een gezamenlijke inspanning vereist, zijn er een handvol belastingsoftwareplatforms die u kunnen helpen digitale versies veilig op te slaan:

• Betaalde versies van TurboTax (Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live en TurboTax Live Full Service) bevatten Mijn documenten, een functie waarmee u veilig documenten kunt uploaden. Het bewaart tot zeven jaar eerdere belastingaangiften die u in ons bestand hebt. Bovendien kunt u met de gratis mobiele app van TurboTax foto's maken van bonnen en belastingformulieren, die worden geüpload en veilig worden opgeslagen.

• Dien uw belastingen online in bij H&R Block en uw belastingaangifte wordt zes jaar bewaard. Met de app Tax Prep and File kunt u een foto maken van uw W-2 of andere belastingdocumenten met uw telefoon. Van daaruit stuurt H&R Block een beveiligde link. Met de MyBlock-app kunt u ook het hele jaar door bonnen, donaties en andere belastinggerelateerde documenten uploaden.

• TaxAct bewaart uw belastingaangifte, die u later kunt archiveren of afdrukken. De gratis mobiele app van TaxAct kan ook digitale kopieën van belastingaangiften organiseren en opslaan. Kom belastingtijd, je hebt de documenten weggestopt in de app.

Als u bovendien uw uitgaven wilt bijhouden, kunt u met apps zoals Expensify, Shoeboxed, Expense IQ en Mile IQ foto's maken en deze uploaden naar een account.

Als u uw administratie heeft gedigitaliseerd, bewaar deze financiële documenten dan veilig. Natuurlijk is een goede beveiliging bij het archiveren van belastingdocumenten van het grootste belang, benadrukt Akieva Ellis, een gecertificeerde openbare accountant, een gecertificeerde financieel planner en een financiële educatiespecialist bij Ballentine Partners. Als je bestanden hebt opgeslagen op een harde schijf of een persoonlijk apparaat, zorg er dan voor dat ze versleuteld zijn. Sterke wachtwoordbeveiliging dient als een extra verdedigingslaag. "Hoe meer tekens en een grotere diversiteit aan tekens, hoe beter", zegt Ellis.

Als u gevoelige gegevens en documenten uploadt naar een cloudgebaseerd platform, zorg er dan voor dat het platform sterke beveiligingspraktijken toepast. Let op voorzorgsmaatregelen zoals twee-factor-authenticatie.

Als u liever fysieke kopieën bewaart, stelt Ellis voor om gevoelige papieren documenten te beschermen door ze op een veilige plaats op te slaan die niet gemakkelijk toegankelijk is. "Je kunt er ook voor kiezen om een ​​brandwerende kluis als extra beschermingslaag te gebruiken", zegt Ellis.

Maak ten slotte een bestandsnaamsysteem. Zoals elk archiveringssysteem zijn digitale documenten alleen nuttig voor zover je toegang hebt tot het document dat je nodig hebt wanneer het nodig is, benadrukt Swyter. Maak op uw beurt bestandsnamen met respectieve datums. Plus, aparte mappen voor verschillende jaren en zelfs verschillende categorieën. "Dit helpt om documenten van hetzelfde belastingjaar bij elkaar te houden voor het geval ze ooit door de autoriteiten worden gevraagd", zegt Swyter.

Hoe gooi je je documenten veilig weg?

Het mooie van het maken van digitale kopieën is dat u niet hoeft vast te houden aan fysieke versies. "Een dergelijk record - formulieren W-2, 1099, enz. - kan digitaal worden bewaard zolang het kan worden gereproduceerd als dat nodig is en kan worden aangevraagd door de belastingdienst", zegt Swyter. "Met andere woorden, als u een elektronische kopie hebt van uw 1099-INT met daarop uw jaarlijkse rente-inkomsten die u anders zou kunnen afdrukken en indien nodig naar de IRS sturen, heeft u niet langer de fysieke kopie nodig die de bank mogelijk heeft verzonden de post."

Als je gevoelige fysieke documenten weggooit, kun je ze het beste versnipperen, zodat het moeilijker is om ze samen te voegen als iemand ze zou vinden, raadt Ellis aan. Bij Reviewed hebben we een aantal van de beste papiervernietigers op de proef gesteld. De Tru Red Micro-Cut verwerkte non-stop activiteiten gedurende vijf minuten en nam gemakkelijk tot 12 vellen tegelijk aan, om nog maar te zwijgen van nietjes en paperclips.

"Als je digitale bestanden weggooit, zorg er dan voor dat je alle locaties vrijmaakt waar je systeem reservekopieën van het bestand heeft opgeslagen", voegt Ellis toe.

Je moet er ook rekening mee houden dat bepaalde belastingdocumenten overgaan naar andere gebieden van je leven, en dat je ze misschien voor andere doeleinden moet bewaren, zegt Swyter. "Een zakelijke verzekeraar wil bijvoorbeeld bepaalde loonbelastinggegevens", legt ze uit. "Zorg ervoor dat u de relevante bewaarrichtlijnen controleert voordat u het weggooit."