Een zorgvuldig opgestelde brief is van het grootste belang als u een terugbetaling verwacht voor een grote aankoop zoals een auto. Uw claim voor een terugbetaling behandelt het fundamentele probleem van klantenservice. Als de autodealer klantenservice waardeert en u een legitieme claim op terugbetaling heeft, moet de autodealer uw verzoek honoreren.

Stap 1

Neem contact op met de autodealer. Leg de aard van uw oproep uit en vraag een contactpersoon op voor de persoon die klantenservicekwesties, zoals terugbetalingen, afhandelt. Informeer de dealer over uw voornemen om restitutie te claimen en waarom. Dit plaatst het bedrijf op de hoogte, zodat het op de hoogte is van uw claim. Gebruik tact als je het gevoel hebt dat het vragen om terugbetaling mogelijk omstreden kan worden. Het laatste dat u wilt doen, is uw kansen op een terugbetaling verkleinen vanwege slechte manieren.

Stap 2

Gebruik een zakelijk formaat om de kop van uw brief te maken. In zakelijk formaat is dit uw naam, adres en datum bovenaan de pagina. De kop zou er als volgt uit moeten zien:

Uw naam Uw adres Uw stad, staat Postcode Uw e-mailadres (indien u er een heeft) Datum

Stap 3

Maak het binnenadres, dat de voor- en achternaam bevat van de persoon aan wie u schrijft. Het binnenadres heeft hetzelfde formaat als uw kop:

Voor- en achternaam van contactpersoon bij de autodealer Hun adres Stad, staat postcode

Afstand is belangrijk. Idealiter mogen er niet meer dan twee regelafstanden zijn tussen de kop en het binnenadres.

Stap 4

Maak de aanhef, dat is waar u de persoon in de brief aanspreekt. De standaard aanhef is:"Geachte heer (mevrouw) volledige naam:" Zorg ervoor dat u, in tegenstelling tot een vriendelijke brief, de voor- en achternaam van de persoon gebruikt in een zakelijke brief, waarvoor een formele aanhef vereist is.

Stap 5

Schrijf (of typ) de hoofdtekst van de brief. Hier maak je je belangrijkste punt. Scheid de hoofdtekst van de brief in drie delen:het begin, het midden en het einde. Stel jezelf voor met je volledige naam en waarom je de brief schrijft:om restitutie te vragen. Niet inspringen, want zakelijke brieven volgen een blokformaat.

Stap 6

Geef in het middelste gedeelte van de brief aan waarom u een terugbetaling verdient. Dit is een overtuigende brief, die professioneel en gepassioneerd is. Geef na uw introductie aan waarom u vindt dat u geld terug verdient. Gewoon om een ​​terugbetaling vragen zonder uitleg zal hoogstwaarschijnlijk aan dovemansoren gericht zijn. Voeg alle relevante informatie en kopieën van ondersteunende documentatie toe, zoals namen van mensen met wie u hebt gesproken en uw aankoopbewijs. Beëindig de hoofdtekst van de brief door de contactpersoon te bedanken en vermeld uw telefoonnummer en de beste tijd om u te bereiken.

Stap 7

Sluit de brief af met 'Met vriendelijke groeten' en onderteken uw naam onderaan de brief. Als je de brief hebt getypt, typ dan ook je volledige naam onder je handtekening.

Tip

Begrijp het restitutiebeleid van de autodealer voordat u uw brief schrijft. Dit zou u moeten helpen om de brief aan te passen om specifieke punten op te nemen die betrekking hebben op een terugbetaling. Vraag de volledige namen op van alle personen met wie u persoonlijk of telefonisch hebt gesproken. Vermeld de namen van deze personen in uw brief. Wees zo gedetailleerd mogelijk en vermijd het gebruik van jargon of te omslachtig. Uw zakelijke brief moet beknopt en to the point zijn. Lees ten slotte uw brief na om typefouten en grammaticale fouten te voorkomen. Overweeg om een ​​andere persoon de brief te laten lezen voor een second opinion en een tweede paar ogen. Een getypte brief kan effectiever zijn om de gewenste resultaten te krijgen en ziet er professioneel uit. Je moet de brief zeker typen als je een slecht handschrift hebt.

Waarschuwing

Het kan zijn dat u verschillende pogingen moet doen om een ​​terugbetaling te krijgen van de autodealer, waaronder verschillende brieven en telefoontjes. Geef niet op na de eerste poging. Houd data, tijden en gesprekken met medewerkers bij, inclusief hun namen.