Een persoonlijk grootboek werkt op dezelfde manier als een chequeboekregister. Het persoonlijke grootboek maakt gebruik van een enkelvoudig boekhoudsysteem waarbij inkomsten en uitgaven vanuit één enkele rekening worden afgehandeld. Inkomsten worden toegevoegd, waardoor de rekening wordt gecrediteerd, terwijl uitgaven van de rekening worden afgeschreven. Ledgers kunnen worden gekocht of gemaakt met behulp van computersoftware. Er zijn twee kolommen nodig voor een basisgrootboek om transactiedatums en -beschrijvingen in te voeren, en nog twee kolommen voor bij- en afschrijvingen.
Noteer de datum van de transactie in de eerste kolom. De datum wordt aan de linkerkant geschreven, zodat de transactiegeschiedenis gemakkelijk op datum kan worden bekeken. Kies een datumopnamestijl en houd u eraan voor het hele grootboek. Als het jaar, de maand en de dag bijvoorbeeld in die volgorde zijn geschreven, blijft u hiermee doorgaan om verwarring te voorkomen wanneer u later naar een transactie zoekt.
Noteer een omschrijving van de transactie rechts van de datum in dezelfde rij. De beschrijving moet kort zijn, maar toch voldoende informatie bevatten om te weten wat de transactie was. Bijvoorbeeld "Benzine Phoenix, AZ."
Bepaal of het geregistreerde item een credit of een debet is. Een credit voegt geld toe, terwijl een debet ze aftrekt. In dit voorbeeld is een benzine-uitgave een afschrijving en wordt het bedrag in de linkerkolom geregistreerd. Als het item een credit is, slaat u de debetkolom over en noteert u het bedrag in de volgende kolom.
Bepaal een boekhoudperiode om het grootboek in evenwicht te brengen, bijvoorbeeld maandelijks. Tel aan het einde van elke boekhoudperiode de bij- en afschrijvingen van het grootboek bij elkaar op. Vergelijk de totalen met bankafschriften, kwitanties of andere vormen van financiële gegevens om ervoor te zorgen dat de grootboekrekening juist is en up-to-date is met alle actuele financiële informatie.
Draag het saldo van de rekening over naar de nieuwe boekhoudperiode. Schrijf het overgedragen saldo in de rechterkolom, aangezien het overgedragen saldo wordt beschouwd als een tegoed.