Als u niet de service krijgt die u van een bedrijf wilt of verwacht, moet u mogelijk een klacht indienen bij de klantenservice. Soms is dit de enige manier om een probleem op te lossen. Als u tevergeefs met de vertegenwoordigers, kassiers, correspondenten en supervisors van het bedrijf hebt gesproken, kan het indienen van een formele klacht ervoor zorgen dat uw probleem snel wordt verholpen.
Wanneer u klaar bent om een klacht in te dienen, moet u mogelijk wat informatie verzamelen en de juiste stappen en procedures volgen. Verschillende bedrijven hebben verschillende procedures voor het indienen van klachten.
Bel het bedrijf waartegen u de klacht indient en vraag hen naar de procedure voor het indienen van een klacht bij de klantenservice. Bij sommige bedrijven kunt u online een klacht indienen en bij andere bedrijven wilt u dat u uw klacht schriftelijk indient. Volg hun instructies tot op de letter.
Als uw klacht over de klantenservice moet worden geschreven, vraag dan het juiste adres op van de afdeling waar het naartoe moet. Zoek uit of uw brief aan iemand specifiek of alleen aan een afdeling moet worden gericht. Mogelijk moet u een kopie van uw klacht naar de directeur van het bedrijf sturen.
Verzamel al je informatie. Het kan zijn dat u de naam nodig heeft van de persoon met wie u gesproken heeft, als hij of zij de oorzaak van uw klacht is. Krijg de namen van iedereen die je hebt gesproken, inclusief supervisors. Noteer de naam van de afdeling en het telefoonnummer van de afdeling. Als u de data en tijden weet waarop u met personen hebt gesproken, neem deze dan op in uw document.
Soms kunt u meerdere dagen met verschillende mensen praten om een serviceoproep opgelost te krijgen. Noteer alle andere details die u kunt bedenken met betrekking tot uw klacht bij de klantenservice.
Schrijf je brief. Let er bij het schrijven van je brief op dat je geen informatie weglaat. Schrijf de volgorde op waarin de dingen zijn gebeurd en de volgorde waarin je met bepaalde personen hebt gesproken. U moet ook in detail uitleggen waar uw klacht over gaat.
Geef zoveel mogelijk details. Vermeld de stappen die u hebt genomen om het probleem op te lossen. Leg uit waarom het bedrijf de nodige stappen moet ondernemen om uw situatie te corrigeren. Laat het bedrijf weten dat u in de zeer nabije toekomst iets van hen zult horen.
Stuur je brief. Voeg bij uw brief eventuele fotokopieën van documenten die uw zaak kunnen helpen. Bewaar een kopie van uw brief voor uw administratie.
Het bedrijf zou binnen een redelijke tijd contact met u moeten opnemen. Geef ze 10 tot 15 dagen te reageren. Misschien wilt u een kopie van uw brief sturen naar iedereen met wie u gesproken heeft, of in ieder geval de supervisor van de desbetreffende afdeling.
Wees gewaarschuwd dat uw problemen met de klantenservice soms 6 maanden kunnen aanslepen als u geen actie onderneemt. Het is niet ongewoon om van afdeling naar afdeling, van persoon naar persoon te worden overgedragen, zonder dat iemand eigenaar wordt van uw situatie. Pas op voor die lange wachttijden. U kunt voor langere tijd in de wacht worden gezet wanneer u uw problemen probeert op te lossen.
Neem contact op met de juiste instantie als u dergelijke problemen ondervindt. Als u merkt dat u uw probleem niet kunt oplossen, moet u mogelijk contact opnemen met de Federal Trade Commission (FTC), het Better Business Bureau, een kredietrapportagebureau of zelfs het kantoor van de procureur-generaal. Ze hebben ook hun eigen procedures voor het registreren van klachten.