Het bijhouden van uitgaven met de budgettool van QuickBooks is efficiënt en nauwkeurig. Er zijn echter momenten waarop budgetten moeten worden aangepast en bijgewerkt om het huidige financiële klimaat te weerspiegelen. Deze aanpassingen zijn eenvoudiger dan je zou verwachten, dus laat je niet afschrikken door angst om informatie te verliezen of te verdrinken in een overdaad aan informatie. Gebaseerd op de 2009-versie van QuickBooks Pro, volgen hier enkele stappen die u moet volgen om u door het proces te loodsen.
Genereer een budgetoverzichtsrapport voor het budget dat u wilt wijzigen. U moet het bestaande budget afdrukken en het als een record bewaren voordat u de wijzigingen aanbrengt. Nadat u het rapport heeft afgedrukt, gaat u naar het vervolgkeuzemenu Bedrijf, selecteert u 'Planning en budgettering' en selecteert u vervolgens 'Budgetten instellen'. Dit brengt u naar het budgetformulier, zodat u aan de slag kunt.
Selecteer, terwijl de sjabloon nu is geopend, het jaar in het vervolgkeuzemenu Budget linksboven in het formulier. Kies in dit stadium zorgvuldig het juiste budget waarmee u wilt werken, aangezien er meerdere jaren kunnen zijn. Op basis van de hoeveelheid gegevens die van invloed zijn op elk account, kunt u ervoor kiezen om nummers te bewerken via de knop "Rijbedragen aanpassen" onderaan het formulier, of met een enkele wijziging. Om meerdere maanden te wijzigen, kiest u uw account en selecteert u een beginmaand, die de accountrij zal markeren. Druk vervolgens op de knop "Rijbedragen aanpassen".
In het venster "Rijbedragen aanpassen" moet u selecteren of u wilt beginnen bij de eerste maand of "Momenteel geselecteerde maand.:De selectie van "1e maand" zal alle 12 maanden wijzigen, terwijl het kiezen van "Momenteel geselecteerde maand" alleen wordt aangepast vanaf de gemarkeerde maand tot het einde van het jaar.
In hetzelfde venster heb je ook de mogelijkheid om het maandbedrag numeriek of procentueel te verhogen of te verlagen. Met uw keuzes geselecteerd, kiest u "OK" en uw gegevens worden bijgewerkt. Eén maand per keer wijzigen is eenvoudig. Markeer in het account dat u wilt wijzigen onder de specifieke maand de waarde en typ de nieuwe gegevens in. Druk op "Tab" om uw wijziging te bevestigen.
Let op! Als u op "Enter" drukt, wordt het document automatisch opgeslagen met de nieuwe wijzigingen en wordt het budgetformulier afgesloten.