In plaats van grote hoeveelheden gegevens van een Microsoft Excel-werkblad naar QuickBooks te kopiëren en te plakken, gebruikt u de importoptie van QuickBooks. U moet de werkbladkolommen toewijzen aan de juiste QuickBook-koppen, maar het proces duurt slechts een minuut of twee. QuickBooks geeft u een voorbeeld van de toewijzingen die u hebt geselecteerd voordat u het importproces voltooit.
Sla uw Excel-bestand of -spreadsheet op in XLS- of XLSX-bestandsindeling of -extensie.
Open uw QuickBooks-gegevensbestand.
Maak een back-up van uw gegevens, zodat u geen belangrijke gegevens verliest als het importeren niet goed werkt. Dit is de beste werkwijze elke keer dat u aan gegevens werkt.
Klik op het QuickBooks-menu "Bestand", selecteer "Hulpprogramma's", vervolgens "Importeren" en vervolgens "Excel-bestanden".
Selecteer je XLS-bestand. Selecteer het vervolgkeuzemenu 'Kies een blad in deze Excel-werkmap' en selecteer 'Accounts'.
Klik op de knop "Kaarten". Typ een toewijzingsnaam, zoals 'Map QB Headers to XLS Columns'. Klik op "Importtype" en selecteer "Account". Selecteer de lege rij onder de kolomkop Gegevens importeren om alle kolommen van het Excel-bestand te zien.
Klik op de namen om de velden te kiezen waarin u uw gegevens wilt importeren. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu naast elke naam onder de kolom "Gegevens importeren", waar u de Excel-kolomaanduiding kiest waar de gegevens zich in Excel bevinden. Klik op 'Opslaan'. Op dit punt bent u terug in het venster "Een bestand importeren".
Ga naar het tabblad "Voorkeuren" en kies de opties die van toepassing zijn op uw import. Gebruik de optie "Voorbeeld" om ervoor te zorgen dat uw Excel-kolommen correct zijn toegewezen aan QuickBooks.
Klik op "Importeren" als alles er goed uitziet.
Sommige versies van QuickBooks hebben wizards die het importeren van bestanden beter beheersbaar maken met een strenger foutcontrolesysteem. Om Excel-bestanden te importeren met behulp van de wizard, moeten ze in XLSM-formaat zijn.
Voor oudere versies van QuickBooks kunt u de Excel-bestanden omzetten in IIF (Intuit Interchange Format), wat een ingewikkeld proces kan zijn. IIF is een door tabs gescheiden tekstbestandsformaat dat wordt gebruikt om lijsten en transacties in QuickBooks te importeren. Er zijn bepaalde IIF-toolkits op de markt verkrijgbaar om u te helpen bij het proces. Een ander nadeel van het gebruik van dit importproces is dat het controleren van fouten zeer minimaal is, dus u bent vatbaar voor fouten.
Het proces is onomkeerbaar; zorg ervoor dat u een kopie of back-up van uw bestanden maakt voordat u doorgaat met importeren.