U hebt waarschijnlijk een uitsluitingsbrief nodig bij het kopen of verkopen van een condominium of huis dat onderworpen is aan een vereniging van huiseigenaren, beter bekend als een VvE. Een koper en hypotheekverstrekker willen weten of een verkoper openstaande saldi aan de VvE verschuldigd is, zodat de kosten bij afsluiting kunnen worden betaald. Een verkoper wil het exacte bedrag weten dat hij bij het afsluiten verschuldigd is bij het verkopen of aflossen van een hypotheek. Uitsluitingsbrieven zijn bindende verklaringen die voorkomen dat de VvE later feiten intrekt of tegengestelde informatie geeft.
VvE's kunnen de vergoedingen verhogen, speciale beoordelingen opleggen en huiseigenaren verantwoordelijk houden voor onbetaalde contributie. Een koper die een woning overweegt binnen een VvE heeft recht op dergelijke informatie, aangezien dit de wenselijkheid of betaalbaarheid van de woning kan beïnvloeden. Zowel kopers, verkopers als hypotheekverstrekkers kunnen vóór sluitingstijd uitsluitingsbrieven of uitsluitingscertificaten aanvragen bij de VvE. VvE's kunnen kosten in rekening brengen voor het afgeven van de brief. Het bedrag van de vergoeding is afhankelijk van de staatswetten die van toepassing zijn op VvE's en individuele verenigingen. Wie de kosten voor de uitsluitingsbrief betaalt, hangt af van de onderhandelingen tussen koper en verkoper.
HOA-uitsluitingsbrieven onthullen ook wanneer huiseigenaren de regels van een vereniging hebben geschonden, bekend als convenanten, voorwaarden en beperkingen - CC&R's - en statuten. HOA-beperkingen beperken vaak de bouw en aanpassingen aan flatgebouwen of eengezinswoningen. Overtredingen en boetes voor ongeoorloofde verbeteringen aan een eigendom verschijnen op de uitsluitingsbrief. De koper en de hypotheekverstrekker van de koper kunnen dan verder kijken naar het probleem, zien of het is opgelost en of er boetes zijn betaald, en kunnen ervoor zorgen dat de woning voor sluiting aan de VvE-richtlijnen voldoet.
Er bestaat geen standaardsjabloon voor uitsluitingsbrieven. De informatie die op een brief wordt verstrekt, verschilt per staat en VvE, waarbij sommige verenigingen meer gedetailleerde informatie in een brief nodig hebben dan andere. In Florida moet een brief bijvoorbeeld minimaal de handtekening van een HOA-functionaris of een gemachtigde agent, de aanslagbedragen en eventueel aan de HOA verschuldigd geld bevatten. De taal in Californische uitsluitingsbrieven varieert sterk, volgens Davis-Stirling.com, een website met juridische bronnen voor HOA's in Californië. Estoppel-brieven kunnen een exacte vergoedingslimiet voor brieven bevatten, zoals $ 250, of eenvoudigweg aangeven dat de vergoeding de "redelijke kosten" van de vereniging niet mag overschrijden.
De hypotheekverstrekker van een koper kan een eigen versie van de uitsluitingsbrief eisen, die meer informatie kan bevatten dan de brief van de vereniging biedt. Om hun eigen financiële belangen te beschermen, kunnen kredietverstrekkers een HOA-certificaat aanvragen, dat details bevat zoals het bedrag aan HOA-reserves, wanbetalingspercentages van huiseigenaren, het percentage niet-bezette eenheden in de ontwikkeling en eventuele hangende of ontevreden vonnissen tegen de HOA. Deze informatie helpt de geldschieter om te bepalen of de VvE fiscaal gezond is.