Het wordt "kort" genoemd omdat het meestal op een half vel papier is afgedrukt en een kort certificaat wordt afgegeven aan de persoon die is aangesteld om de nalatenschap van een overledene te beheren. Het is een juridisch document dat vaak nodig is om controle te krijgen over de financiële zaken van de overledene nadat de nalatenschap is geëffectueerd.
Vanwege de beknoptheid van het document bevat het korte certificaat alleen basisinformatie over de overledene, zoals zijn volledige naam en overlijdensdatum. Het stelt ook de persoon of entiteit vast - de executeur-testamentair, of de beheerder van de nalatenschap als de overledene intestate is overleden, die is aangesteld om de fiscale zaken van de nalatenschap af te handelen. In tegenstelling tot een testament bevat het echter geen specifieke details over wie bepaalde goederen zal erven. Een persoon kan een kort getuigschrift aanvragen als de overledene geen executeur heeft benoemd of als er geen testament was.
Een kort certificaat moet worden getoond om controle te krijgen over bepaalde rekeningen van de overledene. Sommige makelaars of banken vragen om korte certificaten om de status van de executeur te documenteren voordat ze machtiging verlenen om voor de nalatenschap op te treden en om rekeningen, hypotheken of andere activa over te schrijven op naam van de vertegenwoordiger. Het korte certificaat komt echter niet in de plaats van een testament en alleen activa die uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de overledene vielen, kunnen als overdraagbaar worden beschouwd.
Een kort certificaat is niet nodig met betrekking tot de gezamenlijke rekeningen van de overledene, eigendommen in gezamenlijk eigendom of mede-ondertekende leningen. In die gevallen is alleen een overlijdensakte nodig om die rekeningen onder uitsluitende zeggenschap van de mede-eigenaar te brengen. Ook is niet voor alle overdrachten van activa een kort certificaat vereist, zelfs als het actief of de lening uitsluitend op naam van de overledene stond, aangezien de documentvereisten van bedrijf tot bedrijf verschillen.
Een persoon kan tegen een kleine vergoeding een kort certificaat aanvragen bij het surrogaatkantoor van de provincie (of het Register of Wills Office in Pennsylvania). Deze functionarissen zijn verantwoordelijk voor het aanstellen van wettelijke vertegenwoordigers voor mensen die met of zonder testament zijn overleden. Nadat een aanvraag is ontvangen, neemt de ambtenaar de nodige stappen om te bepalen of de aanvrager gekwalificeerd is om de financiële zaken van de overledene te behandelen. De aanvrager heeft geen wettelijke rechten op de nalatenschap totdat dit proces is voltooid.