Via Revenue Procedure 2017-15 heeft de Internal Revenue Service (IRS) een bijgewerkte Qualified Intermediary (QI)-overeenkomst vrijgegeven. Met ingang van 1 januari 2017 herinnerde de overeenkomst financiële instellingen aan de voortdurende uitdagingen in verband met QI-compliance.

Met de invoering van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) en de Common Reporting Standard (CRS) is het begrijpelijk dat QI-compliance op de achtergrond is geraakt. Echter, met de noodzaak van een periodieke QI-beoordeling en certificering van interne controles door een aangewezen QI-verantwoordelijke (RO), staat deoorspronkelijke bronbelasting in de VS weer terecht centraal .

In deze blog delen we inzichten met betrekking tot de algemene documentatie, inhouding en rapportage van zorgen waarmee QI's te maken hebben in afwachting van hun aanstaande certificeringsvereiste.

De QI-overeenkomst vereist dat QI's het resultaat van hun eerste nalevingsbeoordeling al op 1 juli 2018 verstrekken (voor QI's die kiezen voor 2015 of 2016 voor de periodieke beoordeling) of 31 december 2018 (voor QI's die 2017 kiezen).

Bij het maken van de periodieke certificering getuigt de RO van de effectiviteit van de interne controles van de QI. Om dit te bereiken kan de RO, naast de resultaten van een periodieke beoordeling, steunen op robuuste beleidslijnen en procedures. Deloitte moedigt RO's de komende maanden aan om zich te concentreren op de belangrijkste principes van QI-compliance.

De voortdurende documentatiehoofdpijn

Net als bij FATCA, rekening due diligence en de juiste classificatie van een rekeninghouder , is de primaire focus van QI-compliance. Als het account inkomsten uit de VS ontvangt, is het absoluut noodzakelijk dat het de juiste hoofdstuk 3-codering heeft, omdat onjuiste accountclassificatie waarschijnlijk zal leiden tot te veel of te weinig inhouding en onnauwkeurige rapportage . Elke beoordeling van procedures en processen moet zich in eerste instantie concentreren op de documentatie die is gebruikt om de rekening te classificeren.

We hebben regelmatig documentatieproblemen gezien met betrekking tot het volgende:

• Het bijhouden van wijzigingen in omstandigheden en wanneer de mogelijke noodzaak tot inhouding van toepassing is
• De speciale documentatievereisten namens Zwitserse pensioenfondsen, liefdadigheidsorganisaties, particuliere stichtingen en buiten beschouwing gelaten entiteiten
• Hoe correct te voldoen aan de beperking van voordelen (LOB) bepaling om aanspraak te maken op verdragsvoordelen
• Documentatie namens tussenpersonen en doorstroomentiteiten inclusief ontbrekende documentatie namens de uiteindelijk belanghebbende(n), de juiste Hoofdstuk 3-behandeling van niet-Amerikaanse trusts en ontbrekende of ongeldige inhoudingsverklaringen
• Dejuiste toepassing van de vermoedensregels als er onvoldoende documentatie wordt verkregen
• Controle op verlopen van documentatie voor directe en indirecte rekeninghouders.

QI is een inhoudingsregeling

We worden er vaak aan herinnerd dat FATCA een rapportageregime is. Het primaire doel is om Amerikaanse rekeninghouders van niet-Amerikaanse financiële instellingen te identificeren . Toen het QI-regime in 2001 werd ingevoerd, was het primaire doel ervan ervoor te zorgen dat uitgaande inkomsten uit de VS onderworpen zijn aan het toepasselijke tarief van bronbelasting in overeenstemming met hoofdstuk 3 van de Internal Revenue Code (IRC). De meeste QI's bereiken dit door bronheffingen upstream toe te wijzen aan hun Amerikaanse betaalagent (zogenaamde niet-primaire QI's). Dit ontheft de QI niet van eventuele resterende inhoudingsverantwoordelijkheden en veelvoorkomende problemen kunnen optreden als gevolg van nuances die op de Amerikaanse markt bestaan. Veelvoorkomende problemen zijn onder meer de juiste behandeling van de originele uitgiftekorting (OID), toestemmingsvergoedingen en gebeurtenissen die zijn onderworpen aan IRC-secties 302 en 305(c) en het jaarlijkse herclassificatieproces van inkomsten uit Amerikaanse beleggingsfondsen. Bovendien blijven we verwarring ondervinden over of en wanneer back-upinhouding van toepassing is en de juiste bronbelasting op inkomsten uit de VS die wordt betaald aan niet-toestemmingsaccounts.

Nauwkeurige eindejaarsrapportage

Interne controles zijn van cruciaal belang op het gebied van 1042- en 1042-S-rapportage . De noodzaak van een regelmatig 1042-afstemmingsproces om nauwkeurige rapportage te garanderen, is van het grootste belang. Dit beschermt de QI tegen het mogelijk ontvangen van Formulieren 1042-S van een onbekende bron (aangezien alle upstream-bewaarders geïdentificeerd hadden moeten zijn) en zou ongewenste verrassingen aan het einde van het jaar moeten voorkomen. Ondanks het toepassen van een robuust afstemmingsproces, komen QI's nog steeds voor uitdagingen te staan. Deze hebben meestal betrekking op het juiste gebruik van IRS-inkomsten-, vrijstellings- en statuscodes op formulieren 1042-S en inzicht in welke ontvangers kunnen worden gemeld via een 'bronbelastingpool' op formulieren 1042-S. De noodzaak om onderscheid te maken tussen de inhouding van Hoofdstuk 3 en 4 heeft ook een tweede ongewenste pagina toegevoegd aan de formulieren 1042 en 1042-S.

Ten slotte hebben QI's sinds het begin van FATCA niet veel aandacht besteed aan 1099-rapportage . Ondanks dat FATCA 1099-rapportage grotendeels vervangt (onder voorbehoud van correcte toepassing van de 'US payee pool'), zijn er nog steeds omstandigheden waarin 1099-rapportage nog steeds vereist is. Het is misschien tijd voor QI's om zichzelf op te frissen met deze vereisten.

Voorbereidingen treffen voor de QI RO-certificering

Denoodzaak van een uitgebreid nalevingsprogramma, grondige procedures, duidelijke richtlijnen en de bijbehorende controles, voorafgaand aan de QI RO-certificering , zorgt ervoor dat onze ogen stevig gericht zijn op de QI-compliancevereisten.

Wanneer een QI RO nieuw is in de functie en zich niet voldoende op zijn gemak voelt dat de QI volledig in overeenstemming is met de overeenkomst en de toepasselijke Amerikaanse regelgeving, beveelt Deloitte een gezondheidscontrole aan voorafgaand aan de daadwerkelijke periodieke beoordeling om risico's en onaangename verrassingen te vermijden die mogelijk aan de IRS moeten worden gemeld.