Of uw bedrijf nu business-to-business, business-to-consumer of een combinatie van beide is, communicatie is de sleutel tot het opbouwen van relaties met uw klanten en klanten.

Het vertrouwen dat ze in u en uw bedrijf stellen, zorgt ervoor dat klanten terugkeren naar uw diensten.

Hoe kunt u dat vertrouwen koesteren, vooral naarmate uw bedrijf groeit? Misschien ken je al je klanten nu bij naam, maar over een paar maanden of jaren zul je misschien merken dat je die persoonlijke connecties niet bij kunt houden.

Uw zakelijke communicatiepraktijken moeten namens u kunnen spreken.

Daarom is het zo belangrijk om in de vroege stadia van uw bedrijf een consistent communicatiebeleid en -methoden te creëren. Zelfs als u een solopreneur bent, kan het stellen van hoge verwachtingen voor uw bedrijf vanaf het begin ervoor zorgen dat u kwaliteitsservice levert terwijl u groeit.

Hier zijn een paar manieren om consistente communicatie te bieden die uw klanten en klanten kunnen vertrouwen.

Logo en branding

Iemand die uw logo regelmatig ziet, zal eerder de sprong wagen en in uw producten of diensten investeren. Zorg voor een onderscheidend logo dat uw zakelijke missie vertegenwoordigt.

Je hoeft geen grafisch ontwerper te zijn om een ​​winnend logo te ontwikkelen. Met online ontwerpservices en crowdsourcingplatforms kunt u aan de slag gaan met iets dat er professioneel uitziet. Vermijd cookie-cutter-lettertypen en clipart, en blijf weg van alles wat te kitscherig is. U wilt nog jaren trots zijn op uw logo!

Vergeet niet om uw logo in verschillende bestandsindelingen en formaten te verkrijgen, zodat het geschikt is voor de verschillende manieren waarop u het gaat gebruiken, ook in uw sociale-mediaprofielen.

Planningstools

Plan je nog steeds telefonisch afspraken in met potlood en een papieren agenda? Stuur je e-mails heen en weer om een ​​tijd te vinden die voor iedereen werkt?

Een planningstool kan u helpen tijd vrij te maken die u besteedt aan het plannen van klanten door hen een tijd in uw agenda te laten kiezen. Een online planningstool kan administratieve fouten voorkomen en zelfs het annulerings- en herschikkingsproces voor klanten gemakkelijker maken. Onthoud dat iedereen gemak waardeert.

E-mailnieuwsbriefsjabloon en standaardantwoorden

Als u ervoor kiest om een ​​e-mailnieuwsbrief te verzenden, bepaal dan een schema dat u kunt handhaven. Misschien wilt u beginnen met een driemaandelijkse mailing en vanaf daar de frequentie verhogen.

Maar bewaar uw mailinglijst niet alleen in een Excel-spreadsheet en typ dan snel een notitie voor iedereen. Gebruik e-mailnieuwsbriefdiensten om een ​​eenvoudig sjabloon te selecteren en uw logo te uploaden. Door een duidelijke, consistente indeling te houden - misschien is alles wat nodig is een kleurenschema dat overeenkomt met uw logo en een paar korte alinea's - kunt u uw klanten op de hoogte houden van zakelijke gebeurtenissen zonder dat ze zich afvragen waarom ze hun e-mailadressen in de eerste plaats hebben gedeeld.

Als u veel e-mailvragen ontvangt, overweeg dan om standaardantwoorden of sjablonen te schrijven die kunnen worden gebruikt om op uw meest voorkomende vragen te reageren. Het zal even duren om deze berichten op te stellen en aan te passen voor elk individueel verzoek, maar als u een sjabloonantwoord heeft op uw meest voorkomende vragen, kunt u een consistente klantenservice garanderen, ongeacht wie er naar de inbox neigt.

Telefoon- en voicemail-etiquette

Heb je ooit een zakelijk telefoonnummer gebeld om te worden begroet door een bruuske "Hallo?"

Overweeg om korte telefoonscripts te schrijven om u en uw personeel te begeleiden bij het beantwoorden van telefoontjes en directe vragen. Een eenvoudige, "Bedankt voor het bellen van Widgets Incorporated. Dit is Marcia, hoe kan ik je helpen?” maakt een betere indruk (misschien uw eerste!) dan een willekeurige begroeting.

Vergeet niet om ook voor uw voicemail uw telefoonstijl professioneel te houden. Zorg ervoor dat uw uitgaande bericht uw bedrijfsnaam, openingstijden en wanneer klanten een reactie kunnen verwachten, vermeldt. Controleer uw berichten regelmatig en verwijder de berichten die niet langer nodig zijn, zodat klanten niet ontmoedigd raken door een volle inbox.

Heeft u nog geen zakelijke telefoonlijn? Overweeg een speciale lijn of VoIP-telefoonnummer dat u kunt doorsturen naar uw persoonlijke telefoon. U voorkomt niet alleen dat u oproepen van potentiële klanten mist. U kunt ook grenzen stellen om de balans tussen werk en privéleven te bevorderen, zoals zakelijke oproepen doorsturen naar voicemail of een antwoordservice na uw werkuren.

Wilt u een check-up van uw zakelijke communicatiemethoden? Ontmoet een SCORE-mentor!