Als uw archiefkast uit zijn voegen barst, bent u niet de enige. Als eigenaar van een klein bedrijf heeft u veel papierwerk om bij te houden - alles van zakelijke licenties, werknemersdossiers, zakelijke lunchbonnen - de lijst gaat maar door.

Enkele van de meer uitdagende documenten om te beheren zijn de belastingdocumenten van uw bedrijf en al het ondersteunende papierwerk dat daarbij hoort.

Het navigeren door de vereisten voor belastingdocumenten is notoir ingewikkeld en is vaak onbekend terrein voor een klein bedrijf.

Standaard bewaren veel bedrijfseigenaren onnodig jarenlang elke laatste bon. Of, erger nog, ze raken overweldigd en gooien belangrijke informatie weg.

Het correct opslaan van uw belastingdocumenten komt neer op deze vier sleutels tot succes

1. Weet hoe lang u uw belastingdocumenten moet bewaren
2. Begrijp welke documenten je moet bewaren
3. Begrijp welke documenten veilig kunnen worden versnipperd
4. Stel een plan op om alles georganiseerd te houden

Hoe lang moet een klein bedrijf belastingdocumenten bewaren?

De IRS kan uw aangifte tot maximaal zeven . controleren jaar nadat u uw dossier hebt ingediend als ze vermoeden dat belastingaangiften onjuist zijn gedaan of als u een aftrek van een oninbare schuld hebt aangevraagd. De verjaringstermijn – de tijd die u heeft om uw aangifte aan te passen – verstrijkt drie jaar na het indienen van de aangifte. Bewaar uw belastingaangifte en alle bewijsstukken dus minimaal zeven jaar, zo niet langer.

Voor een volledig overzicht van de vereisten voor federale belastingdocumentatie op basis van uw unieke zakelijke behoeften, gaat u naar de IRS-website en leest u hun pagina over hoe lang u belastinggegevens moet bewaren.

Dus, welke belastingdocumenten en zakelijke documenten moeten blijven en welke kunnen verdwijnen?

Belastingregels met betrekking tot financiële administratie lijken elk jaar te veranderen. De onderstaande gids zal u helpen de laatste vereisten beter te begrijpen en uit te splitsen welke documenten u moet bewaren, welke u kunt versnipperen en welke achter slot en grendel thuishoren.

Bewaar papieren kopieën van deze zes belastingdocumenten

De volgende documenten zijn de documenten die u letterlijk in de gaten wilt houden:print, archiveer en bewaar deze zes belastingdocumenten elk jaar.

1. Formulier 1040
   Kleine bedrijven dienen 1040 formulieren en andere ondersteunende documentatie minimaal drie jaar te bewaren.
2. Schema K-1
   Kleine bedrijven die zich aanmelden als S-Corp of Partnership moeten de K-1-documentatie volgens schema minimaal zes jaar bewaren om bewijs van partnerschapsaandelen te tonen.
3. Werknemersrecords
   Bewaar uw personeelsdossiers, salarisrapporten en andere soortgelijke documentatie van werknemersdossiers voor een minimum van zeven jaar om veilig te zijn.
4. Partnerschapsovereenkomsten
   Het is van cruciaal belang om alle partnerschaps- of LLC-partnerschapsovereenkomsten en alle wijzigingen aan die overeenkomsten op papier te houden voor de duur van het partnerschap.
5. S-Corp-aanvaardingsbrieven en formulier 2552
   Bewaar voor onbepaalde tijd een kopie van zowel brieven als formulieren.
6. Vereiste licenties
   Bewaar papieren exemplaren van alle staats- en lokale licenties die nodig zijn om uw bedrijf te runnen.

Drie soorten belastingdocumenten om elektronisch op te slaan

Niet elk bedrijfsdossier vereist dat u een fysiek papieren spoor bijhoudt. Als u net als veel andere bedrijven bent en uw administratie en documentatie liever elektronisch bijhoudt, kunt u deze documenten op een server of in de cloud bewaren.

1. Transactieverklaringen
   Bank- of creditcardafschriften of andere soortgelijke transactieafschriften zijn uw back-updocumentatie voor de meeste, zo niet al uw schulden. Papieren of elektronische transactieoverzichten moeten worden ingediend en bewaard gedurende ten minste drie jaar na het indienen van het belastingseizoen van de transactie.
2. Juridische overeenkomsten
   Contracten of wettelijk bindende documenten moeten worden bewaard voor de duur van de contactpersoon, en nog jaren daarna in het geval dat die documenten opnieuw moeten worden bekeken.
3. Federale en staatsbelastingaangiften
   Bewaar uw elektronische gegevens minimaal drie jaar - meer als uw bedrijf eigendom heeft, werknemers heeft of onjuiste gegevens uit het verleden heeft.

Als u besluit deze documenten elektronisch op te slaan, is het van cruciaal belang voor de veiligheid van uw bedrijf dat u uw informatie beschermt met vertrouwde, bewezen gegevensbeveiliging. Een recent SCORE-webinar, 'Wat kleine bedrijven moeten weten over cyberbeveiliging', gaat in op de back-up en herstel van gevoelige documenten.

Welke elektronische of cloudgebaseerde opslagoptie u ook kiest, het is de moeite waard om de gegevensbeveiliging van dat platform en hun proces voor het beschermen van uw bedrijf te onderzoeken, en om uw gegevens te herstellen als er een beveiligingsinbreuk is. Bekijk deze lijst met zakelijke cloudopslagproviders om u te helpen bepalen wat de veiligste manier voor uw bedrijf is om gevoelige informatie elektronisch op te slaan en uw belastingdocumenten en andere zakelijke documenten op orde te houden.

Documenten die u kunt versnipperen

Er zijn verschillende soorten bedrijfsdocumenten die niet fysiek of elektronisch hoeven te worden opgeslagen. Sommige records die persoonlijke informatie bevatten, kunnen zelfs vele malen beter worden versnipperd dan niet. Dit is exclusief belastingdocumentatie, juridische documenten en de meeste van de hierboven genoemde records.

Neem altijd contact op met uw financieel adviseur en accountant voordat u begint te versnipperen wat voor uw bedrijf belangrijke documentatie kan zijn om te onderhouden. Meestal kunnen de meeste bedrijven echter niet-essentiële documentatie met persoonlijke informatie vernietigen.

Als u nog steeds niet zeker weet of u die bedrijfsgegevens moet bewaren of opbergen, zelfs nadat de periode van beperkingen is verstreken, is het nooit een slechte optie om er nog een tijdje aan vast te houden. En door uw administratie te digitaliseren, wordt het nog gemakkelijker om oude documenten op te slaan, waardoor de stress van uw archiefkast wordt weggenomen.

Creëer een systeem en houd uw bedrijfsadministratie voorgoed georganiseerd

Nu u de financiële administratie van uw bedrijf hebt georganiseerd en weet welke documenten u als fysieke kopie moet opslaan, welke elektronisch kunnen worden opgeslagen en welke kunnen worden versnipperd, is de volgende stap het bedenken van een systeem voor het archiveren en opslaan van de juiste documentatie.

Een van de gemakkelijkste manieren om uw bedrijfsgegevens op orde te krijgen, is met de hulp van een SCORE-mentor. Een mentor leidt u naar de beste bronnen voor het beheren van uw administratie en helpt u bij het opzetten van een systeem om uw belastingdocumenten en andere zakelijke documenten op orde te houden. Neem vandaag nog contact op met een SCORE-mentor.